Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuSai lầm khai thông tin chứng thực là vấn đề nhiều người có thể gặp khi thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký. Chỉ một thông tin sai lệch cũng có thể khiến hồ sơ phải sửa đổi. Một số trường hợp còn phải lập lại văn bản từ đầu.
Chứng thực chữ ký không chỉ đơn giản là ký vào một tờ giấy. Người yêu cầu cần cung cấp thông tin phù hợp. Nội dung văn bản cũng phải đáp ứng các điều kiện theo quy định.
Các lỗi thường xuất phát từ việc ghi sai họ tên. Một số người lại nhầm ngày tháng năm sinh hoặc thông tin giấy tờ tùy thân. Cũng có trường hợp kê khai sai mục đích sử dụng văn bản.
Vậy những sai lầm nào thường gặp khi khai báo thông tin? Cần kiểm tra những nội dung gì trước khi ký? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn chủ động hạn chế các lỗi thường gặp.
>>> Xem thêm: Những lưu ý cấm kỵ khi ký tên trước mặt công chứng viên để chứng thực chữ ký
1. Những sai lầm thường gặp khi khai báo thông tin chứng thực chữ ký
1.1. Ghi sai họ và tên
Họ tên là thông tin cơ bản trên hầu hết văn bản. Tuy nhiên, đây cũng là nội dung dễ phát sinh sai sót.
Một số người có thể ghi thiếu tên đệm. Một số trường hợp lại viết sai thứ tự họ tên. Việc sử dụng thông tin không thống nhất cũng có thể gây khó khăn khi đối chiếu.
Thông tin trên văn bản nên được kiểm tra với giấy tờ tùy thân. Họ tên cần được ghi đầy đủ và chính xác.
Nếu phát hiện sai trước khi chứng thực, nên sửa ngay. Không nên chờ đến khi hoàn tất thủ tục mới kiểm tra lại.
1.2. Ghi sai thông tin giấy tờ tùy thân
Thông tin về CCCD thường xuất hiện trong nhiều văn bản. Các lỗi phổ biến gồm sai số, sai ngày cấp hoặc sai nơi cấp.
Một số người còn sử dụng thông tin từ giấy tờ cũ. Điều này có thể khiến nội dung văn bản không thống nhất với giấy tờ đang sử dụng.
Trước khi khai báo, nên kiểm tra trực tiếp thông tin trên CCCD. Không nên ghi theo trí nhớ nếu chưa chắc chắn.
Việc đối chiếu trước giúp hạn chế sai sót. Đồng thời, quá trình tiếp nhận hồ sơ cũng thuận lợi hơn.
1.3. Nhầm ngày, tháng, năm sinh
Ngày sinh là một thông tin quan trọng để xác định nhân thân. Việc ghi sai ngày sinh có thể khiến thông tin trên văn bản không trùng khớp.
Lỗi này thường xuất hiện khi người khai điền biểu mẫu quá nhanh. Một số trường hợp nhầm giữa ngày và tháng.
Người dân nên đối chiếu với CCCD trước khi ký. Nếu sử dụng mẫu có sẵn, cần kiểm tra từng trường thông tin.
Không nên chủ quan với những lỗi tưởng như rất nhỏ. Một con số sai cũng có thể khiến văn bản phải sửa lại.
1.4. Bỏ sót thông tin quan trọng
Một số văn bản có nhiều trường thông tin. Người dân có thể bỏ quên một mục mà không nhận ra.
Các nội dung bị bỏ sót có thể liên quan đến địa chỉ. Một số trường hợp thiếu thông tin về mục đích sử dụng văn bản.
Trước khi ký, cần đọc lại toàn bộ văn bản. Những phần để trống cũng cần được kiểm tra.
Nếu không biết cách điền một mục, nên hỏi người tiếp nhận. Không nên tự suy đoán rồi điền thông tin thiếu căn cứ.
2. Sai lầm liên quan đến nội dung và chữ ký
2.1. Kê khai nội dung không đúng sự thật
Người lập văn bản phải chịu trách nhiệm về nội dung mình kê khai. Vì vậy, thông tin đưa vào văn bản cần chính xác.
Không nên khai theo suy đoán hoặc theo lời hướng dẫn không rõ nguồn gốc. Đặc biệt, cần thận trọng với những nội dung liên quan đến tài sản và quan hệ dân sự.
Nếu chưa chắc chắn về một thông tin, nên kiểm tra trước. Việc sửa sai sau khi chứng thực có thể mất thêm thời gian.
2.2. Không đọc kỹ nội dung trước khi ký
Một lỗi khá phổ biến là ký ngay sau khi điền thông tin. Người ký có thể bỏ qua những nội dung quan trọng trong văn bản.
Trước khi ký, cần đọc từ đầu đến cuối. Hãy kiểm tra cả phần thông tin cá nhân và nội dung cam kết.
Nếu phát hiện điều khoản chưa rõ, cần hỏi lại. Không nên ký chỉ vì muốn hoàn thành thủ tục nhanh.
Chữ ký gắn với trách nhiệm của người ký. Vì vậy, bước kiểm tra trước khi ký rất quan trọng.
2.3. Ký trước khi được hướng dẫn
Trong một số trường hợp, người yêu cầu cần thực hiện việc ký theo hướng dẫn của người có thẩm quyền.
Tự ý ký trước có thể khiến quy trình không phù hợp. Người dân nên hỏi rõ thời điểm cần ký.
Nếu được yêu cầu ký trực tiếp tại nơi chứng thực, cần thực hiện đúng hướng dẫn. Không nên nhờ người khác ký thay hoặc mang giấy đã ký sẵn đến thực hiện.
2.4. Ký khống vào văn bản
Ký khống là một sai lầm nghiêm trọng. Người dân không nên ký vào văn bản còn bỏ trống nội dung.
Sau khi có chữ ký, văn bản có thể được hoàn thiện với những thông tin mà người ký không biết. Điều này có thể tạo ra rủi ro lớn.
Chỉ nên ký khi văn bản đã được hoàn thiện. Nội dung cũng cần được kiểm tra đầy đủ trước khi ký.
Đây là nguyên tắc quan trọng khi thực hiện các thủ tục liên quan đến chữ ký.
2.5. Nhờ người khác ký thay
Chữ ký của mỗi cá nhân có ý nghĩa riêng. Vì vậy, không nên tùy tiện nhờ người khác ký thay.
Việc ký thay có thể không đáp ứng yêu cầu của thủ tục chứng thực chữ ký. Người dân cũng có thể gặp vấn đề khi cơ quan tiếp nhận kiểm tra hồ sơ.
Nếu không thể trực tiếp thực hiện thủ tục, nên hỏi nơi có thẩm quyền. Từ đó, người dân có thể được hướng dẫn phương án phù hợp.
>>> Xem thêm: Chọn đúng văn phòng công chứng ngay từ đầu có thể hạn chế việc phải đi lại nhiều lần
3. Sai lầm khi chuẩn bị hồ sơ chứng thực chữ ký
3.1. Không mang theo giấy tờ tùy thân
Giấy tờ tùy thân là một trong những giấy tờ cần chú ý khi thực hiện chứng thực chữ ký.
Một số người chỉ mang theo văn bản cần chứng thực. Khi đến nơi mới phát hiện mình thiếu giấy tờ cần thiết.
Để tránh mất thời gian, nên kiểm tra hồ sơ trước khi đi. CCCD và văn bản cần chứng thực nên được chuẩn bị đầy đủ.
Nếu thủ tục có yêu cầu thêm giấy tờ, người dân cũng cần chuẩn bị theo hướng dẫn.
3.2. Sử dụng biểu mẫu không phù hợp
Mỗi thủ tục có thể sử dụng một loại văn bản khác nhau. Không phải mẫu trên mạng đều phù hợp với hồ sơ thực tế.
Một số biểu mẫu có thể đã cũ. Một số mẫu lại không đáp ứng yêu cầu của nơi tiếp nhận.
Trước khi tự soạn văn bản, nên hỏi nơi tiếp nhận hồ sơ. Nếu có mẫu được cung cấp, nên sử dụng đúng mẫu.
Cách này giúp hạn chế việc phải sửa hoặc lập lại văn bản.
3.3. Không kiểm tra yêu cầu của nơi tiếp nhận
Người dân đôi khi đi chứng thực trước khi xác định hồ sơ cần gì. Điều này có thể dẫn đến việc thực hiện sai thủ tục.
Có trường hợp chỉ cần bản sao. Trường hợp khác lại cần chứng thực chữ ký hoặc loại văn bản khác.
Vì vậy, cần hỏi rõ nơi tiếp nhận hồ sơ. Người dân nên xác định chính xác loại giấy tờ cần nộp.
Việc kiểm tra trước giúp tiết kiệm thời gian. Đồng thời, người dân cũng tránh được các khoản chi phí không cần thiết.
3.4. Chuẩn bị quá nhiều giấy tờ không cần thiết
Chuẩn bị thiếu hồ sơ gây bất tiện. Tuy nhiên, mang quá nhiều giấy tờ cũng không phải cách tốt.
Một số người gửi bản chụp nhiều giấy tờ cho bên cung cấp dịch vụ. Việc này có thể làm tăng nguy cơ lộ thông tin cá nhân.
Chỉ nên cung cấp những giấy tờ cần thiết. Nếu chưa rõ, hãy hỏi nơi thực hiện thủ tục.
Thông tin cá nhân cần được quản lý cẩn thận. Đặc biệt là CCCD và các giấy tờ có dữ liệu nhạy cảm.
3.5. Không kiểm tra văn bản sau khi chứng thực
Sau khi nhận văn bản, người dân không nên rời đi ngay. Cần kiểm tra lại nội dung một lần nữa.
Họ tên, thông tin cá nhân và nội dung văn bản cần được đối chiếu. Thông tin chứng thực cũng cần được kiểm tra.
Nếu phát hiện lỗi, nên trao đổi ngay với người thực hiện. Việc xử lý sớm sẽ thuận lợi hơn.
4. Cách hạn chế sai sót khi khai báo thông tin chứng thực
4.1. Chuẩn bị thông tin trước khi đến thực hiện
Người dân nên kiểm tra trước các thông tin cần khai. CCCD là nguồn thông tin hữu ích để đối chiếu.
Các nội dung như họ tên, ngày sinh và địa chỉ cần được kiểm tra. Nếu văn bản liên quan đến giao dịch, cần chuẩn bị thêm thông tin cần thiết.
Việc chuẩn bị trước giúp quá trình khai báo nhanh hơn. Đồng thời, người dân cũng giảm nguy cơ ghi sai thông tin.
4.2. Đọc kỹ văn bản trước khi ký
Đọc lại văn bản là bước không nên bỏ qua. Người ký cần hiểu rõ nội dung trước khi đặt chữ ký.
Hãy kiểm tra từng thông tin cá nhân. Sau đó, đọc kỹ phần nội dung và cam kết.
Nếu có điểm chưa rõ, cần hỏi lại. Không nên ký khi vẫn còn nghi ngờ về nội dung.
4.3. Chỉ cung cấp thông tin chính xác
Thông tin trong văn bản cần phù hợp với thực tế. Không nên sửa hoặc thêm thông tin chỉ để hồ sơ dễ được tiếp nhận.
Nếu chưa có căn cứ, người dân không nên tự điền theo suy đoán. Có thể hỏi người có thẩm quyền để được hướng dẫn.
Việc khai đúng ngay từ đầu giúp hạn chế nhiều rủi ro. Đồng thời, người dân cũng bảo vệ được quyền lợi của mình.
4.4. Không giao giấy tờ cho dịch vụ không rõ nguồn gốc
Hiện nay có nhiều dịch vụ hỗ trợ giấy tờ được quảng cáo trên mạng. Tuy nhiên, không phải đơn vị nào cũng đáng tin cậy.
Người dân cần kiểm tra thông tin trước khi cung cấp CCCD hoặc giấy tờ cá nhân. Đặc biệt, không nên gửi ảnh giấy tờ cho tài khoản không xác định.
Nếu cần hỗ trợ, nên lựa chọn đơn vị có thông tin rõ ràng. Quy trình thực hiện cũng cần được công khai.
4.5. Chủ động hỏi khi có thông tin chưa rõ
Không hiểu nội dung là lý do phổ biến dẫn đến khai sai. Vì vậy, người dân không nên ngại hỏi.
Có thể hỏi về cách ghi thông tin. Cũng có thể hỏi về giấy tờ cần chuẩn bị và trình tự thực hiện.
Việc hỏi trước giúp hạn chế sai sót. Đây cũng là cách tiết kiệm thời gian khi thực hiện thủ tục.
>>> Xem thêm: Đừng để một thiếu sót nhỏ làm gián đoạn giao dịch tại bước công chứng mua bán nhà đất
Kết luận
Sai lầm khai thông tin chứng thực có thể khiến hồ sơ bị trả lại hoặc phải chỉnh sửa. Những lỗi phổ biến gồm ghi sai thông tin cá nhân, bỏ sót nội dung và sử dụng mẫu không phù hợp. Một số trường hợp còn xuất phát từ việc ký trước hoặc ký khống vào văn bản.
Để hạn chế rủi ro, người dân nên kiểm tra kỹ thông tin trước khi ký. Hồ sơ cũng cần được chuẩn bị theo đúng yêu cầu. Khi có nội dung chưa rõ, nên hỏi người có thẩm quyền trước khi thực hiện.
Nếu cần được tư vấn về hồ sơ, cách khai thông tin hoặc thủ tục chứng thực chữ ký, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Khi tài liệu liên quan đến nhiều quốc gia, dịch thuật đa ngôn ngữ giúp việc xử lý thuận tiện hơn
>>> Xem thêm: Có những giấy tờ chỉ cần dịch, nhưng cũng có loại bắt buộc phải công chứng dịch thuật
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com