Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuPhí dịch vụ chứng thực chữ ký là vấn đề được nhiều người quan tâm khi cần xác nhận chữ ký trên giấy tờ, văn bản. Mức tiền phải trả có thể phụ thuộc vào loại thủ tục, số lượng văn bản và đơn vị thực hiện.
Đặc biệt, khi thực hiện chứng thực chữ ký tại Văn phòng công chứng (VPCC), người dân thường nhầm lẫn giữa phí chứng thực theo quy định và các khoản chi phí dịch vụ phát sinh trong quá trình thực hiện hồ sơ.
Theo quy định hiện hành, công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản theo quy định pháp luật về chứng thực. Vì vậy, cần xác định đúng loại thủ tục trước khi tính chi phí.
Vậy lệ phí chứng thực chữ ký tại VPCC hiện nay được tính như thế nào? Những khoản nào người yêu cầu cần thanh toán? Mức phí có thay đổi khi thực hiện chứng thực ngoài trụ sở hay ngoài giờ không? Nội dung dưới đây sẽ giúp làm rõ các vấn đề này.
>>> Xem thêm: Quy định về việc đóng dấu chứng thực chữ ký trên từng trang tài liệu
1. Quy định về lệ phí chứng thực chữ ký tại VPCC
1.1. VPCC có được thực hiện chứng thực chữ ký không?
Văn phòng công chứng là tổ chức hành nghề công chứng. Theo quy định về chứng thực, công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản.
Điều này có nghĩa người dân có thể lựa chọn VPCC để thực hiện chứng thực chữ ký nếu thủ tục thuộc phạm vi thẩm quyền.
Tuy nhiên, chứng thực chữ ký và công chứng hợp đồng, giao dịch là hai thủ tục khác nhau. Mức thu và cách tính chi phí cũng có thể khác nhau.
Vì vậy, trước khi hỏi về phí, người dân cần xác định chính xác mình đang yêu cầu chứng thực chữ ký hay thực hiện công chứng một giao dịch.
1.2. Phí chứng thực chữ ký được xác định theo quy định nào?
Mức phí chứng thực không phải do từng VPCC tùy ý quyết định.
Đối với chứng thực chữ ký, người dân cần căn cứ quy định pháp luật về chứng thực và biểu mức thu được áp dụng cho từng thủ tục.
Theo quy định về chứng thực, mức thu đối với chứng thực chữ ký được tính theo từng trường hợp cụ thể. Việc xác định đúng số lượng giấy tờ, văn bản cần chứng thực cũng có ý nghĩa khi tính tổng chi phí.
Do đó, người dân nên hỏi rõ mức thu trước khi thực hiện. Điều này giúp hạn chế nhầm lẫn giữa lệ phí chứng thực và các khoản phí dịch vụ khác.
1.3. Lệ phí chứng thực chữ ký có giống phí công chứng không?
Hai khoản tiền này không hoàn toàn giống nhau.
Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự hoặc tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch theo quy định. Trong khi đó, chứng thực chữ ký chủ yếu xác nhận chữ ký trên giấy tờ, văn bản là của người yêu cầu.
Vì vậy, không thể lấy mức phí công chứng hợp đồng để áp dụng cho chứng thực chữ ký.
Người dân cần cung cấp đúng loại giấy tờ để VPCC xác định thủ tục và mức thu tương ứng.
1.4. Có thể phát sinh chi phí khác ngoài lệ phí chứng thực
Ngoài khoản thu đối với việc chứng thực, một hồ sơ cụ thể có thể phát sinh các nhu cầu dịch thuật, sao chụp, soạn thảo hoặc dịch vụ hỗ trợ khác.
Các khoản này không nên mặc nhiên coi là lệ phí chứng thực chữ ký.
Nếu có nhu cầu sử dụng dịch vụ bổ sung, người dân nên hỏi rõ nội dung và mức phí trước khi thực hiện.
Việc tách bạch từng khoản giúp người yêu cầu dễ kiểm tra và chủ động hơn về chi phí.
2. Các yếu tố ảnh hưởng đến phí dịch vụ chứng thực chữ ký
2.1. Số lượng chữ ký cần chứng thực
Số lượng chữ ký là một trong những yếu tố cần xác định khi thực hiện thủ tục.
Một văn bản có thể có một hoặc nhiều người cùng ký. Mỗi trường hợp có thể có cách tính khác nhau tùy nội dung và quy định áp dụng.
Do đó, khi liên hệ VPCC, người dân nên thông tin trước số lượng người ký.
Việc này giúp đơn vị thực hiện xác định đúng thủ tục và khoản thu cần thiết.
2.2. Số lượng văn bản cần chứng thực
Người yêu cầu có thể cần chứng thực chữ ký trên một hoặc nhiều văn bản.
Mỗi văn bản cần được kiểm tra về nội dung và điều kiện chứng thực. Vì vậy, không nên chỉ căn cứ vào số trang để ước tính chi phí.
Nếu có nhiều giấy tờ, người dân nên chuẩn bị đầy đủ ngay từ đầu. VPCC có thể kiểm tra từng loại văn bản để xác định thủ tục phù hợp.
2.3. Nội dung của văn bản cần chứng thực
Không phải mọi giấy tờ đều được chứng thực chữ ký theo cùng một cách.
Nội dung văn bản có thể ảnh hưởng đến việc xác định thủ tục. Nếu văn bản thực chất liên quan đến hợp đồng hoặc giao dịch thuộc trường hợp phải công chứng, người dân cần lựa chọn đúng hình thức pháp lý.
Việc xác định sai thủ tục có thể khiến hồ sơ phải thực hiện lại.
Vì vậy, nên cung cấp bản dự thảo hoặc văn bản cần ký cho đơn vị thực hiện kiểm tra trước khi tiến hành.
2.4. Chứng thực tại trụ sở hay ngoài trụ sở
Địa điểm thực hiện cũng là vấn đề người dân cần lưu ý.
Thông thường, thủ tục được thực hiện tại địa điểm có thẩm quyền. Trong một số trường hợp pháp luật cho phép chứng thực ngoài trụ sở, người yêu cầu có thể đề nghị thực hiện theo hình thức này.
Nếu phát sinh yêu cầu di chuyển hoặc hỗ trợ thực hiện ngoài trụ sở, người dân nên hỏi rõ các khoản chi phí liên quan.
Không nên mặc nhiên cho rằng khoản phí hỗ trợ ngoài trụ sở chính là lệ phí chứng thực.
2.5. Chứng thực trong hay ngoài giờ hành chính
Một số người có nhu cầu thực hiện thủ tục vào buổi tối, cuối tuần hoặc ngày nghỉ.
Trong trường hợp này, cần phân biệt giữa khoản thu chứng thực theo quy định và chi phí dịch vụ ngoài giờ nếu có.
Người dân nên trao đổi trước về thời gian thực hiện. Đồng thời, cần yêu cầu thông tin rõ ràng về tổng chi phí trước khi sử dụng dịch vụ.
Điều này đặc biệt quan trọng khi hồ sơ cần xử lý gấp.
>>> Xem thêm: Bạn muốn biết quy trình công chứng diễn ra thế nào? Hãy bắt đầu từ một văn phòng công chứng uy tín
3. Cách xác định và thanh toán phí chứng thực chữ ký tại VPCC
3.1. Xác định đúng loại thủ tục trước khi hỏi phí
Trước tiên, người dân cần xác định mình cần chứng thực chữ ký hay công chứng văn bản.
Nếu chỉ cần xác nhận chữ ký trên giấy tờ, văn bản thì có thể thuộc thủ tục chứng thực chữ ký.
Ngược lại, nếu cần công chứng hợp đồng hoặc giao dịch, thủ tục và mức thu có thể được xác định theo quy định riêng.
Việc xác định đúng ngay từ đầu giúp tránh hỏi hoặc áp dụng nhầm mức phí.
3.2. Cung cấp đầy đủ thông tin về hồ sơ
Khi liên hệ VPCC, người dân nên cung cấp thông tin cơ bản về hồ sơ.
Có thể bao gồm loại văn bản, số lượng người ký, số lượng giấy tờ và mục đích sử dụng.
Nếu người ký là người nước ngoài hoặc giấy tờ được lập bằng tiếng nước ngoài, nên thông báo trước.
Thông tin càng đầy đủ thì việc xác định thủ tục và chi phí càng thuận lợi.
3.3. Hỏi rõ từng khoản trước khi thực hiện
Người yêu cầu nên đề nghị thông tin cụ thể về các khoản phải thanh toán.
Nếu chỉ có lệ phí chứng thực, cần xác định mức thu tương ứng. Nếu có dịch vụ bổ sung, nên hỏi rõ nội dung và mức phí của từng dịch vụ.
Cách làm này giúp người dân chủ động về tài chính. Đồng thời, hạn chế tranh chấp hoặc hiểu nhầm sau khi hoàn thành hồ sơ.
3.4. Kiểm tra chứng từ thanh toán
Sau khi hoàn tất thủ tục, người dân nên kiểm tra thông tin trên chứng từ thanh toán nếu có.
Nội dung cần đối chiếu với dịch vụ đã sử dụng. Nếu có nhiều khoản chi phí, nên kiểm tra từng khoản.
Trường hợp phát hiện thông tin chưa rõ, người yêu cầu có thể trao đổi trực tiếp với đơn vị thực hiện.
Việc lưu lại chứng từ cũng thuận tiện nếu sau này cần đối chiếu hồ sơ.
3.5. Không nên chỉ lựa chọn nơi có mức phí thấp
Chi phí là yếu tố cần quan tâm nhưng không phải tiêu chí duy nhất.
Người dân cũng nên xem xét tính hợp lệ của hồ sơ, thời gian xử lý và sự thuận tiện khi thực hiện.
Đặc biệt, với văn bản có yếu tố nước ngoài, tài sản hoặc quyền lợi quan trọng, cần ưu tiên việc xác định đúng thủ tục.
Một mức phí thấp nhưng hồ sơ thực hiện không đúng yêu cầu có thể làm phát sinh thêm thời gian và chi phí.
4. Những lưu ý mới nhất khi thực hiện chứng thực chữ ký tại VPCC
4.1. Phân biệt “lệ phí” và “phí dịch vụ”
Đây là vấn đề dễ gây nhầm lẫn khi người dân tìm hiểu chi phí.
Lệ phí chứng thực là khoản thu gắn với thủ tục chứng thực theo quy định. Trong khi đó, phí dịch vụ có thể liên quan đến các công việc hỗ trợ ngoài nội dung chứng thực.
Hai khoản này cần được xác định riêng.
Khi hỏi giá, người dân nên đề nghị đơn vị thực hiện thông tin rõ tổng chi phí và từng khoản cụ thể.
4.2. Kiểm tra biểu phí áp dụng tại thời điểm thực hiện
Mức thu có thể thay đổi khi pháp luật về phí, lệ phí hoặc chứng thực được sửa đổi.
Vì vậy, không nên chỉ tham khảo mức phí từ các bài viết cũ trên Internet.
Người dân nên kiểm tra quy định đang có hiệu lực tại thời điểm thực hiện. Đồng thời, có thể liên hệ trực tiếp VPCC để được thông tin về khoản thu áp dụng cho hồ sơ cụ thể.
4.3. Văn bản tiếng nước ngoài có thể phát sinh nhu cầu dịch thuật
Nếu văn bản cần chứng thực được lập bằng tiếng nước ngoài, người dân cần xác định rõ mục đích sử dụng.
Có trường hợp chỉ cần chứng thực chữ ký. Có trường hợp cơ quan tiếp nhận yêu cầu thêm bản dịch tiếng Việt hoặc thủ tục khác.
Chi phí dịch thuật, chứng thực bản dịch nếu có là khoản cần xem xét riêng.
Do đó, nên kiểm tra yêu cầu của nơi tiếp nhận trước khi thực hiện.
4.4. Hồ sơ cần gấp nên liên hệ trước
Nếu cần chứng thực trong thời gian ngắn, người dân nên liên hệ trước với VPCC.
Việc trao đổi sớm giúp kiểm tra giấy tờ và xác định khả năng xử lý hồ sơ.
Trường hợp cần thực hiện ngoài giờ hoặc ngoài trụ sở, người dân cũng nên hỏi trước về điều kiện và chi phí liên quan.
Không nên đến sát thời hạn nộp hồ sơ mới bắt đầu chuẩn bị.
4.5. Nên yêu cầu báo chi phí rõ ràng trước khi sử dụng dịch vụ
Một hồ sơ có thể bao gồm nhiều công việc khác nhau.
Vì vậy, người dân nên hỏi rõ mình đang thanh toán cho thủ tục nào. Nếu có thêm dịch vụ hỗ trợ, cần xác định khoản thu tương ứng.
Cách làm này giúp việc thanh toán minh bạch hơn. Người yêu cầu cũng dễ dàng đối chiếu với nhu cầu thực tế.
Đặc biệt, với hồ sơ cần xử lý ngoài giờ hoặc tận nơi, việc thống nhất chi phí trước càng cần thiết.
>>> Xem thêm: Chỉ cần chuẩn bị sai một loại giấy tờ, việc công chứng mua bán nhà đất có thể bị ảnh hưởng
Kết luận
Phí dịch vụ chứng thực chữ ký cần được xác định dựa trên đúng loại thủ tục và các yêu cầu thực tế của từng hồ sơ. Người dân nên phân biệt lệ phí chứng thực với những khoản phí dịch vụ khác như dịch thuật, soạn thảo hoặc hỗ trợ thực hiện ngoài trụ sở, ngoài giờ nếu có.
Trước khi thực hiện, nên cung cấp đầy đủ thông tin về văn bản, số lượng người ký và mục đích sử dụng. Đồng thời, cần kiểm tra mức thu đang được áp dụng tại thời điểm thực hiện để chủ động về chi phí.
Nếu cần được tư vấn về phí dịch vụ chứng thực chữ ký, hồ sơ chứng thực chữ ký, chi phí thực hiện ngoài trụ sở hoặc các thủ tục liên quan, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và thông tin chi phí phù hợp trước khi thực hiện.
>>> Xem thêm: Tiếng Anh, Trung, Hàn hay nhiều ngôn ngữ khác đều có nhu cầu riêng khi dịch thuật đa ngôn ngữ
>>> Xem thêm: Từ bằng cấp đến giấy khai sinh, mỗi loại hồ sơ có thể có yêu cầu công chứng dịch thuật khác nhau
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com