Hợp đồng ủy quyền làm thủ tục tách thửa và xin cấp sổ đỏ lần đầu

Tách thửa đất và xin cấp sổ đỏ lần đầu thường đòi hỏi nhiều giấy tờ. Người sử dụng đất còn phải làm việc với cơ quan có thẩm quyền. Vì vậy, nhiều người lựa chọn ủy quyền cho người thân hoặc người khác thực hiện thay. Tuy nhiên, việc ủy quyền cần đúng quy định pháp luật. Phạm vi công việc cũng phải được ghi rõ trong văn bản. Hợp đồng ủy quyền tách thửa cấp sổ giúp xác định quyền hạn, trách nhiệm của các bên. Đây còn là căn cứ để hạn chế tranh chấp trong quá trình làm thủ tục đất đai.

>>> Xem thêm: Hợp đồng dịch vụ cho thuê người đại diện pháp luật doanh nghiệp: Rủi ro

1. Hợp đồng ủy quyền tách thửa và xin cấp sổ đỏ lần đầu là gì?

1.1. Khái niệm hợp đồng ủy quyền

Theo Bộ luật Dân sự năm 2015, hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên. Theo đó, bên được ủy quyền thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền. Công việc phải nằm trong phạm vi đã thỏa thuận.

Trong lĩnh vực đất đai, người sử dụng đất có thể ủy quyền cho người khác thực hiện một số thủ tục hành chính. Công việc có thể bao gồm chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ và nhận kết quả. Người được ủy quyền phải tuân thủ phạm vi được giao.

Việc ủy quyền không đồng nghĩa với chuyển quyền sử dụng đất. Người được ủy quyền không tự động trở thành chủ sử dụng đất. Họ chỉ được thực hiện những công việc được giao hợp pháp.

1.2. Những công việc có thể ủy quyền

Người sử dụng đất có thể thỏa thuận phạm vi ủy quyền phù hợp với nhu cầu thực tế. Nội dung thường bao gồm:

• Liên hệ cơ quan có thẩm quyền để tìm hiểu thủ tục tách thửa.
• Chuẩn bị, kê khai và nộp hồ sơ theo quy định.
• Nộp bổ sung giấy tờ khi cơ quan tiếp nhận yêu cầu.
• Nhận thông báo về nghĩa vụ tài chính và thực hiện công việc được giao.
• Nhận kết quả giải quyết hồ sơ theo phạm vi ủy quyền.
• Liên hệ đơn vị đo đạc để thực hiện công việc chuyên môn khi cần thiết.

Các bên cần xác định rõ từng công việc. Không nên sử dụng những cụm từ chung chung như “toàn quyền giải quyết mọi vấn đề về đất”. Cách ghi này có thể dẫn đến cách hiểu khác nhau.

Nếu có nhu cầu thực hiện thêm giao dịch chuyển nhượng, tặng cho hoặc thế chấp, các bên cần quy định rõ. Việc ủy quyền làm thủ tục hành chính không mặc nhiên bao gồm quyền định đoạt đất đai.

1.3. Phân biệt tách thửa với cấp sổ đỏ lần đầu

Tách thửa là việc chia một thửa đất thành nhiều thửa đất. Thủ tục này phải đáp ứng các điều kiện pháp luật quy định. Diện tích tối thiểu và điều kiện tách thửa có thể khác nhau tùy địa phương.

Cấp Giấy chứng nhận lần đầu áp dụng đối với trường hợp người sử dụng đất đề nghị cấp giấy chứng nhận khi chưa được cấp theo quy định. Hồ sơ cần chứng minh nguồn gốc và quá trình sử dụng đất. Cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét điều kiện pháp lý cụ thể.

Hai thủ tục này không hoàn toàn giống nhau. Đất chưa có Giấy chứng nhận không phải lúc nào cũng đủ điều kiện tách thửa ngay. Trước khi lập hợp đồng ủy quyền, các bên nên kiểm tra tình trạng pháp lý của đất.

2. Điều kiện và hồ sơ khi ủy quyền làm thủ tục đất đai

2.1. Điều kiện thực hiện thủ tục tách thửa

Điều kiện tách thửa được xác định theo pháp luật đất đai hiện hành và quy định của địa phương. Người sử dụng đất cần kiểm tra các nội dung sau:

• Diện tích và kích thước các thửa đất sau khi tách.
• Điều kiện về lối đi và kết nối với đường giao thông công cộng.
• Tình trạng tranh chấp, kê biên hoặc biện pháp ngăn chặn liên quan đến đất.
• Quy hoạch và các hạn chế sử dụng đất có liên quan.
• Điều kiện cấp Giấy chứng nhận đối với trường hợp chưa có sổ đỏ.

Không phải mọi thửa đất đều được tách theo yêu cầu của người sử dụng. Cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét hồ sơ và điều kiện thực tế. Người được ủy quyền không thể thay thế quyết định của cơ quan nhà nước.

Đối với đất chưa có Giấy chứng nhận, cần xác định căn cứ sử dụng đất và khả năng được cấp giấy. Tùy trường hợp, cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu thêm giấy tờ chứng minh nguồn gốc đất.

2.2. Hồ sơ lập hợp đồng ủy quyền

Để lập hợp đồng, các bên nên chuẩn bị những giấy tờ cơ bản sau:

• CCCD (Căn cước công dân) hoặc giấy tờ tùy thân hợp lệ của các bên.
• Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất hiện có, nếu có.
• Giấy tờ về nguồn gốc và quá trình sử dụng đất.
• Thông tin thửa đất, địa chỉ và diện tích dự kiến thực hiện thủ tục.
• Tài liệu liên quan đến tình trạng hôn nhân hoặc quyền sở hữu chung, nếu cần.
• Dự kiến nội dung và phạm vi công việc ủy quyền.

Thành phần hồ sơ thực tế phụ thuộc từng trường hợp. Văn phòng công chứng có thể yêu cầu bổ sung giấy tờ để xác minh tư cách và ý chí của các bên.

Nếu đất thuộc quyền sử dụng chung, cần xem xét quyền của những người cùng sử dụng đất. Người ký hợp đồng phải có đủ thẩm quyền đối với phần quyền được ủy quyền. Không nên tự ý đại diện cho người khác khi chưa có căn cứ hợp pháp.

2.3. Hồ sơ tách thửa và xin cấp Giấy chứng nhận

Hồ sơ đất đai cần được chuẩn bị theo thủ tục cụ thể. Tùy trường hợp, giấy tờ có thể bao gồm:

• Đơn đăng ký hoặc đơn đề nghị giải quyết thủ tục theo mẫu hiện hành.
• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, nếu đã được cấp.
• Giấy tờ về quyền sử dụng đất và nguồn gốc đất đối với trường hợp xin cấp lần đầu.
• Bản vẽ hoặc trích đo địa chính khi thuộc trường hợp phải có.
• Giấy tờ nhân thân và văn bản ủy quyền hợp lệ.
• Các tài liệu bổ sung theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.

Người được ủy quyền nên kiểm tra thành phần hồ sơ trước khi nộp. Mẫu đơn và yêu cầu cụ thể có thể thay đổi theo quy định áp dụng. Việc chuẩn bị đúng ngay từ đầu giúp hạn chế tình trạng hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

>>> Xem thêm: Đừng vội nộp hồ sơ khi chưa hiểu rõ giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất; xem hướng dẫn về dịch vụ làm sổ đỏ lần đầu

3. Nội dung và thủ tục lập hợp đồng ủy quyền

3.1. Các nội dung cần có trong hợp đồng

Hợp đồng ủy quyền cần thể hiện rõ thông tin của các bên. Nội dung nên bao gồm:

• Họ tên, giấy tờ tùy thân và địa chỉ liên hệ của các bên.
• Thông tin nhận diện thửa đất và giấy tờ liên quan.
• Công việc cụ thể được ủy quyền.
• Quyền hạn và nghĩa vụ của người được ủy quyền.
• Thời hạn ủy quyền và thời điểm chấm dứt.
• Thù lao, chi phí thực hiện công việc, nếu có.
• Trách nhiệm cung cấp hồ sơ và phối hợp của bên ủy quyền.
• Cách xử lý khi hồ sơ bị từ chối hoặc cần bổ sung.
• Cam kết của các bên và phương thức giải quyết tranh chấp.

Phạm vi ủy quyền cần được diễn đạt rõ ràng. Nếu người được ủy quyền được nộp hồ sơ nhưng không được nhận tiền hoặc định đoạt quyền sử dụng đất, hợp đồng nên ghi cụ thể giới hạn đó.

Các bên cũng nên quy định trách nhiệm bảo quản giấy tờ gốc. Việc giao nhận hồ sơ nên có danh mục hoặc giấy biên nhận. Điều này giúp hạn chế thất lạc và tranh chấp về sau.

3.2. Có bắt buộc công chứng hợp đồng ủy quyền không?

Việc công chứng hợp đồng ủy quyền cần được xem xét theo quy định pháp luật và tính chất công việc. Không phải mọi văn bản ủy quyền đều bắt buộc công chứng trong mọi trường hợp.

Tuy nhiên, đối với thủ tục liên quan đến quyền sử dụng đất, các bên nên kiểm tra yêu cầu của cơ quan tiếp nhận. Việc công chứng có thể giúp xác minh danh tính, năng lực hành vi và ý chí tự nguyện của người ký. Văn bản cũng có giá trị chứng cứ tốt hơn khi phát sinh tranh chấp.

Nếu lựa chọn công chứng, các bên cần xuất trình giấy tờ theo hướng dẫn của tổ chức hành nghề công chứng. Công chứng viên sẽ kiểm tra hồ sơ và nội dung giao dịch. Nếu phát hiện vấn đề chưa rõ, công chứng viên có thể yêu cầu làm rõ hoặc bổ sung tài liệu.

Trước khi ký, người ủy quyền cần đọc kỹ toàn bộ nội dung. Không nên ký văn bản còn để trống phần phạm vi công việc hoặc quyền hạn. Nếu có điều khoản không phù hợp, các bên nên đề nghị chỉnh sửa trước khi ký.

3.3. Trình tự thực hiện thủ tục ủy quyền

Quy trình thường được thực hiện qua các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra tình trạng pháp lý của đất.

Các bên xác định nguồn gốc đất, hiện trạng và mục đích thực hiện thủ tục. Cần làm rõ đất đã có Giấy chứng nhận hay chưa.

Bước 2: Thỏa thuận phạm vi ủy quyền.

Bên ủy quyền và bên được ủy quyền thống nhất công việc, thời hạn và trách nhiệm. Những quyền hạn quan trọng cần được ghi cụ thể.

Bước 3: Chuẩn bị giấy tờ và lập hợp đồng.

Các bên tập hợp giấy tờ nhân thân cùng tài liệu liên quan đến đất. Nếu công chứng, các bên nộp hồ sơ tại tổ chức hành nghề công chứng để được kiểm tra.

Bước 4: Ký hợp đồng ủy quyền.

Các bên đọc lại nội dung và ký theo trình tự phù hợp. Sau khi hoàn tất, mỗi bên giữ bản hợp đồng theo thỏa thuận.

Bước 5: Nộp hồ sơ đất đai.

Người được ủy quyền thực hiện công việc trong phạm vi được giao. Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận, kiểm tra và giải quyết theo quy định.

Bước 6: Theo dõi và nhận kết quả.

Người được ủy quyền phối hợp bổ sung hồ sơ khi cần. Kết quả được nhận theo phạm vi ủy quyền và yêu cầu của cơ quan giải quyết.

4. Những lưu ý pháp lý khi ủy quyền tách thửa và xin cấp sổ đỏ lần đầu

4.1. Không vượt quá phạm vi được ủy quyền

Người được ủy quyền phải thực hiện đúng nội dung hợp đồng. Họ không được tự ý chuyển nhượng, tặng cho hoặc thế chấp đất nếu không có quyền tương ứng.

Nếu phát sinh công việc mới, các bên nên lập văn bản bổ sung hoặc hợp đồng mới khi cần thiết. Không nên tự suy diễn rằng quyền nộp hồ sơ đồng nghĩa với quyền định đoạt tài sản.

Người được ủy quyền cũng cần trung thực khi kê khai thông tin. Việc sử dụng giấy tờ sai lệch có thể khiến hồ sơ bị từ chối. Tùy tính chất hành vi, người vi phạm còn có thể chịu trách nhiệm pháp lý.

4.2. Xác định rõ thời hạn và chi phí ủy quyền

Thời hạn ủy quyền nên phù hợp với dự kiến giải quyết hồ sơ. Các bên có thể quy định thời hạn cụ thể hoặc gắn với một công việc xác định. Nội dung phải rõ ràng để tránh cách hiểu khác nhau.

Hợp đồng cũng nên nêu cách thanh toán các khoản chi phí. Những khoản này có thể gồm phí đo đạc, lệ phí hành chính và chi phí hợp pháp khác. Người được ủy quyền nên lưu lại chứng từ khi thực hiện chi phí thay cho bên ủy quyền.

Nếu công việc kéo dài hoặc hồ sơ chưa được giải quyết, các bên cần xem xét thời hạn hợp đồng. Khi cần tiếp tục thực hiện, nên xử lý việc gia hạn hoặc lập văn bản phù hợp trước khi thời hạn kết thúc.

4.3. Lưu ý khi đất có nhiều người cùng sử dụng

Nếu thửa đất thuộc quyền sử dụng chung, việc ủy quyền cần căn cứ vào quyền của từng người. Một người không thể mặc nhiên đại diện cho tất cả đồng sử dụng đất. Cần kiểm tra giấy tờ và thỏa thuận liên quan.

Trường hợp tài sản thuộc quyền sử dụng chung của vợ chồng, phải xác định quyền của mỗi bên theo quy định. Việc một người đứng tên trên giấy tờ không phải lúc nào cũng đủ để kết luận đó là tài sản riêng.

Nếu có người ở nước ngoài hoặc không thể trực tiếp ký kết, các bên cần kiểm tra yêu cầu về hình thức văn bản ủy quyền. Giấy tờ lập ở nước ngoài có thể phải đáp ứng thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật hoặc yêu cầu khác, trừ trường hợp được miễn theo quy định.

4.4. Rủi ro khi hợp đồng không rõ ràng

Một hợp đồng sơ sài có thể khiến người được ủy quyền gặp khó khăn khi nộp hồ sơ. Cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu làm rõ quyền đại diện. Các bên cũng dễ phát sinh tranh chấp về trách nhiệm và chi phí.

Một số rủi ro thường gặp gồm:

• Phạm vi ủy quyền không phù hợp với thủ tục thực tế.
• Thông tin thửa đất không thống nhất với giấy tờ.
• Người ký không có đủ quyền đại diện.
• Thời hạn ủy quyền đã hết khi hồ sơ chưa hoàn thành.
• Không xác định rõ trách nhiệm khi hồ sơ bị từ chối.
• Giao giấy tờ gốc nhưng không có biên nhận.

Để hạn chế rủi ro, các bên nên rà soát hồ sơ đất trước khi ký. Nội dung hợp đồng cần bám sát công việc thực tế. Nếu có tình tiết phức tạp, nên tham khảo ý kiến của công chứng viên hoặc người có chuyên môn pháp lý.

>>> Xem thêm: Đừng để thủ tục pháp lý làm gián đoạn kế hoạch, hãy chủ động tìm văn phòng công chứng phù hợp với nhu cầu

Kết luận

Ủy quyền làm thủ tục tách thửa và xin cấp sổ đỏ lần đầu giúp người sử dụng đất chủ động hơn khi không thể trực tiếp thực hiện công việc. Tuy nhiên, hợp đồng cần xác định rõ phạm vi, thời hạn và trách nhiệm của các bên. Đồng thời, người sử dụng đất phải kiểm tra điều kiện pháp lý của thửa đất trước khi tiến hành thủ tục. Hợp đồng ủy quyền tách thửa cấp sổ được lập chặt chẽ sẽ giúp hạn chế tranh chấp và hỗ trợ quá trình giải quyết hồ sơ thuận lợi hơn. Nếu cần tư vấn về hồ sơ hoặc công chứng hợp đồng ủy quyền, quý khách có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được hướng dẫn, kiểm tra giấy tờ và hỗ trợ hoàn thiện văn bản theo quy định pháp luật.

>>> Xem thêm: Đừng để lịch trình bận rộn cản trở việc hoàn thiện hồ sơ, bởi dịch vụ công chứng có thể mang đến phương án phù hợp

>>> Xem thêm: Bạn đang phân vân giữa công chứng và chứng thực? Đừng bỏ qua những điểm khác biệt quan trọng!

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
3. Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
4. Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
5. Xem thêm…

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com