Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuTẩy xóa bản sao chứng thực là hành vi có thể làm thay đổi, sai lệch thông tin của giấy tờ đã được chứng thực và tiềm ẩn nhiều rủi ro khi sử dụng trong hồ sơ hành chính, giao dịch dân sự hoặc các thủ tục pháp lý khác. Không ít người cho rằng chỉ cần sửa một vài thông tin trên giấy tờ rồi sử dụng bản sao là không đáng kể, nhưng tùy tính chất và mục đích sử dụng, hành vi này có thể dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng.
Đáng chú ý, quy định xử phạt hiện hành cần được phân biệt giữa việc tẩy xóa, sửa chữa bản chính để yêu cầu chứng thực bản sao và việc tự ý chỉnh sửa bản sao đã được chứng thực. Từ ngày 18/5/2026, Nghị định 109/2026/NĐ-CP có hiệu lực và thay thế Nghị định 82/2020/NĐ-CP cùng Nghị định 117/2024/NĐ-CP. Theo quy định mới, hành vi tẩy xóa, sửa chữa làm sai lệch nội dung bản chính để yêu cầu chứng thực bản sao có thể bị phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng.
Vậy tự ý sửa chữa nội dung trên bản sao chứng thực có bị phạt không? Mức phạt được xác định như thế nào? Người vi phạm còn có thể phải chịu những hậu quả gì? Nội dung dưới đây sẽ giúp làm rõ các vấn đề này.
>>> Xem thêm: Chứng thực bản sao từ bản điện tử: Xu hướng mới và thủ tục thực hiện.
1. Tẩy xóa, sửa chữa giấy tờ để chứng thực bản sao có bị phạt không?
1.1. Tẩy xóa, sửa chữa bản chính để yêu cầu chứng thực bản sao
Chứng thực bản sao từ bản chính là thủ tục nhằm xác nhận bản sao được sao đúng với bản chính. Vì vậy, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện chứng thực phải có căn cứ để đối chiếu nội dung giữa bản chính và bản sao.
Nếu cá nhân tự ý tẩy xóa, sửa chữa bản chính rồi mang giấy tờ đó đi yêu cầu chứng thực bản sao, hành vi này đã trực tiếp làm ảnh hưởng đến tính chính xác của hồ sơ chứng thực.
Theo Điều 19 Nghị định 109/2026/NĐ-CP, hành vi tẩy xóa, sửa chữa làm sai lệch nội dung của bản chính để yêu cầu chứng thực bản sao bị phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng. Quy định này đang được áp dụng từ ngày 18/5/2026.
Như vậy, pháp luật không chỉ quan tâm đến bản sao được chứng thực mà còn kiểm soát tính nguyên vẹn, hợp pháp của bản chính được sử dụng làm căn cứ chứng thực.
1.2. Những hành vi nào có thể được xem là tẩy xóa, sửa chữa?
Tẩy xóa, sửa chữa không nhất thiết chỉ là dùng chất tẩy để xóa chữ hoặc con số. Hành vi làm thay đổi nội dung giấy tờ có thể được thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau.
Chẳng hạn, một người có thể tự ý xóa một thông tin trên bản chính rồi viết lại nội dung khác. Trường hợp khác có thể là sửa số liệu, ngày tháng, họ tên, số giấy tờ hoặc các thông tin quan trọng nhằm làm cho giấy tờ phù hợp với mục đích sử dụng.
Điểm đáng lưu ý là quy định xử phạt tập trung vào hành vi làm sai lệch nội dung của bản chính để yêu cầu chứng thực bản sao. Do đó, không nên đồng nhất mọi trường hợp giấy tờ bị nhàu, rách, mờ hoặc có lỗi khách quan với hành vi cố ý tẩy xóa, sửa chữa.
1.3. Không nên tự sửa giấy tờ trước khi mang đi chứng thực
Khi phát hiện thông tin trên giấy tờ có sai sót, người dân không nên tự ý dùng bút, tẩy hoặc các phương pháp khác để sửa lại nội dung.
Nếu thông tin bị sai do cơ quan có thẩm quyền cấp giấy tờ ghi nhầm, người dân nên liên hệ cơ quan đã cấp để được hướng dẫn điều chỉnh hoặc cấp lại theo quy định.
Cách xử lý này giúp bảo đảm giấy tờ được sửa đổi bởi đúng chủ thể có thẩm quyền. Đồng thời, người dân cũng tránh được nguy cơ hồ sơ bị từ chối chứng thực hoặc phát sinh trách nhiệm pháp lý.
2. Tự ý tẩy xóa trên bản sao chứng thực có giống sửa bản chính không?
2.1. Cần phân biệt bản chính và bản sao chứng thực
Bản chính là giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền cấp hoặc giấy tờ do cá nhân lập theo quy định và được sử dụng làm căn cứ đối chiếu.
Trong khi đó, bản sao chứng thực là bản sao đã được người có thẩm quyền chứng thực xác nhận phù hợp với bản chính.
Hai loại giấy tờ này có vai trò khác nhau. Vì vậy, khi xác định hành vi vi phạm cần xem xét chính xác người vi phạm đã tác động vào bản chính, bản sao hay sử dụng giấy tờ đã bị sửa chữa vào mục đích gì.
Điều 19 Nghị định 109/2026/NĐ-CP quy định trực tiếp mức phạt đối với hành vi tẩy xóa, sửa chữa làm sai lệch bản chính để yêu cầu chứng thực bản sao. Quy định này không diễn đạt theo hướng mọi trường hợp tự ý sửa chữa bản sao chứng thực đều mặc nhiên bị phạt cùng một mức.
2.2. Vì sao không nên tự ý sửa bản sao đã chứng thực?
Bản sao chứng thực được sử dụng để chứng minh nội dung phù hợp với bản chính tại thời điểm chứng thực. Khi người sử dụng tự ý chỉnh sửa nội dung trên bản sao, giá trị phản ánh thông tin của bản sao có thể bị ảnh hưởng.
Ví dụ, một bản sao giấy tờ có chứng thực ghi ngày tháng năm sinh, số giấy tờ hoặc thông tin tài sản. Nếu người sử dụng tự ý sửa các thông tin này sau khi chứng thực, bản sao không còn phản ánh đúng nội dung đã được chứng thực.
Do đó, bản sao đã chứng thực không phải là giấy tờ mà người dân có thể tùy ý chỉnh sửa khi phát hiện thông tin không phù hợp.
2.3. Trường hợp bản sao có sai sót thì nên xử lý thế nào?
Nếu bản sao chứng thực có lỗi về thông tin, người dân nên quay lại nơi thực hiện chứng thực hoặc cơ quan có thẩm quyền để được kiểm tra.
Không nên tự sửa nội dung rồi tiếp tục sử dụng bản sao đó trong hồ sơ. Việc tự chỉnh sửa có thể khiến cơ quan tiếp nhận nghi ngờ về tính xác thực của tài liệu.
Nếu vấn đề xuất phát từ bản chính, cần giải quyết tình trạng của bản chính trước. Sau khi có bản chính hợp lệ, người dân có thể thực hiện lại thủ tục chứng thực bản sao.
2.4. Có thể bị xử lý nghiêm hơn nếu sử dụng giấy tờ đã bị sửa chữa
Mức phạt 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng nêu trên áp dụng đối với hành vi cụ thể được quy định tại khoản 1 Điều 19 Nghị định 109/2026/NĐ-CP. Nếu việc sửa chữa giấy tờ đi kèm hành vi giả mạo, sử dụng tài liệu không hợp pháp hoặc nhằm thực hiện hành vi vi phạm khác, việc xử lý có thể được xem xét theo quy định tương ứng.
Vì vậy, không nên chỉ quan tâm đến số tiền phạt của hành vi tẩy xóa, mà cần đánh giá toàn bộ mục đích và cách thức sử dụng giấy tờ.
Trong những trường hợp có dấu hiệu làm giả hoặc gian dối để hưởng quyền lợi, người vi phạm có thể phải đối mặt với các chế tài khác tùy tính chất vụ việc.
>>> Xem thêm: Cần chuẩn bị giấy tờ gì trước khi thực hiện công chứng mua bán nhà đất?
3. Mức phạt và hậu quả khi tẩy xóa, sửa chữa giấy tờ để chứng thực
3.1. Mức phạt từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng
Theo quy định hiện hành, người có hành vi tẩy xóa, sửa chữa làm sai lệch nội dung bản chính để yêu cầu chứng thực bản sao có thể bị phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng.
Đây là mức phạt áp dụng đối với cá nhân theo quy định chung của Nghị định 109/2026/NĐ-CP. Nghị định quy định mức phạt tại các chương được áp dụng đối với cá nhân, trừ một số điều được quy định riêng; trường hợp tổ chức thực hiện hành vi vi phạm thì về nguyên tắc mức phạt tiền bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân.
Như vậy, cần xác định đúng chủ thể thực hiện hành vi trước khi tính mức phạt cụ thể.
3.2. Có thể bị tịch thu giấy tờ bị tẩy xóa, sửa chữa
Ngoài hình thức phạt tiền, Nghị định 109/2026/NĐ-CP còn quy định hình thức xử phạt bổ sung đối với hành vi này.
Theo khoản 6 Điều 19, giấy tờ, văn bản bị tẩy xóa, sửa chữa làm sai lệch nội dung có thể bị tịch thu.
Điều này cho thấy việc xử lý không chỉ dừng ở việc người vi phạm nộp tiền phạt. Tang vật liên quan trực tiếp đến hành vi vi phạm cũng có thể bị cơ quan có thẩm quyền xử lý theo quy định.
3.3. Có thể phải nộp lại bản chính cho cơ quan đã cấp
Khoản 7 Điều 19 Nghị định 109/2026/NĐ-CP quy định biện pháp khắc phục hậu quả là buộc nộp lại bản chính giấy tờ, văn bản bị tẩy xóa, sửa chữa làm sai lệch nội dung cho cơ quan, người có thẩm quyền đã cấp.
Trường hợp bản chính đã bị tịch thu thì thực hiện theo quy định về tịch thu tang vật.
Như vậy, người vi phạm có thể vừa bị xử phạt tiền, vừa bị áp dụng biện pháp xử lý đối với giấy tờ đã bị chỉnh sửa.
3.4. Không phải cứ tẩy xóa là chỉ bị phạt tiền
Mức phạt từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng chỉ là chế tài được quy định cho hành vi cụ thể tại khoản 1 Điều 19.
Nếu trong quá trình xử lý phát hiện thêm hành vi vi phạm khác thì cơ quan có thẩm quyền sẽ căn cứ vào tính chất, mức độ và hành vi thực tế để áp dụng quy định tương ứng.
Chẳng hạn, Điều 19 còn quy định nhiều mức xử phạt khác đối với các vi phạm trong hoạt động chứng thực như giả mạo chữ ký của người thực hiện chứng thực, chứng thực bản sao từ bản chính không hợp lệ hoặc chứng thực trong những trường hợp pháp luật không cho phép.
Do đó, việc đánh giá trách nhiệm cần dựa trên toàn bộ hồ sơ và hành vi thực tế, không chỉ dựa vào việc giấy tờ có dấu hiệu bị sửa chữa.
4. Cách xử lý khi phát hiện bản sao chứng thực bị tẩy xóa, sửa chữa
4.1. Không tiếp tục sử dụng giấy tờ có dấu hiệu bị chỉnh sửa
Khi phát hiện bản sao chứng thực bị tẩy xóa hoặc có nội dung không còn nguyên vẹn, người sử dụng nên tạm dừng việc nộp giấy tờ đó.
Việc tiếp tục sử dụng một tài liệu có dấu hiệu bất thường có thể khiến hồ sơ bị từ chối hoặc phát sinh yêu cầu giải trình.
Đặc biệt, nếu nội dung bị sửa liên quan đến thông tin quan trọng, người dân càng cần thận trọng trước khi sử dụng trong các thủ tục hành chính hoặc giao dịch.
4.2. Đối chiếu với bản chính
Bước tiếp theo là kiểm tra bản sao với bản chính.
Nếu bản sao khác bản chính do quá trình sao chụp hoặc chứng thực có vấn đề, cần liên hệ nơi thực hiện chứng thực để được kiểm tra và hướng dẫn.
Nếu bản chính cũng đã bị tẩy xóa, sửa chữa thì cần xác định nguồn gốc của việc sửa chữa và tình trạng pháp lý của giấy tờ trước khi tiếp tục thực hiện thủ tục.
4.3. Trường hợp bản chính bị sửa chữa thì liên hệ cơ quan có thẩm quyền
Nếu bản chính có sai sót thực sự, người dân không nên tự khắc phục bằng cách sửa trực tiếp trên giấy tờ.
Tùy từng loại giấy tờ, cơ quan đã cấp có thể hướng dẫn cải chính, điều chỉnh, cấp đổi hoặc cấp lại. Sau khi có giấy tờ hợp lệ, người dân mới thực hiện lại thủ tục chứng thực bản sao.
Cách làm này giúp bảo đảm bản sao được chứng thực dựa trên giấy tờ hợp pháp và có nội dung rõ ràng.
4.4. Kiểm tra kỹ bản sao trước khi nhận
Người yêu cầu chứng thực nên kiểm tra nội dung bản sao ngay khi nhận kết quả.
Các thông tin như họ tên, ngày tháng năm sinh, số giấy tờ, địa chỉ, số hiệu văn bản và những nội dung quan trọng khác cần được đối chiếu với bản chính.
Nếu phát hiện bất kỳ điểm bất thường nào, nên phản ánh ngay với người thực hiện chứng thực thay vì tự ý sửa chữa.
4.5. Khi nào nên nhờ tư vấn pháp lý?
Những trường hợp liên quan đến giấy tờ đã bị tẩy xóa, sửa chữa nhưng vẫn được sử dụng trong hồ sơ có thể phức tạp hơn việc chứng thực thông thường.
Nếu giấy tờ liên quan đến nhà đất, thừa kế, tài sản, giao dịch dân sự hoặc thủ tục hành chính quan trọng, người dân nên được tư vấn trước khi tiếp tục sử dụng.
Việc kiểm tra sớm giúp xác định giấy tờ có còn giá trị sử dụng hay cần thực hiện lại thủ tục. Đồng thời, người dân có thể hạn chế nguy cơ sử dụng tài liệu không hợp lệ trong giao dịch.
>>> Xem thêm: Nếu chưa từng công chứng, bạn nên tìm hiểu trước về văn phòng công chứng
Kết luận
Tẩy xóa bản sao chứng thực là vấn đề cần được đặc biệt lưu ý bởi việc tự ý thay đổi nội dung giấy tờ có thể ảnh hưởng đến giá trị sử dụng và làm phát sinh trách nhiệm pháp lý. Theo Nghị định 109/2026/NĐ-CP đang có hiệu lực, hành vi tẩy xóa, sửa chữa làm sai lệch nội dung bản chính để yêu cầu chứng thực bản sao bị phạt từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng; giấy tờ bị tẩy xóa, sửa chữa còn có thể bị tịch thu và người vi phạm có thể bị buộc nộp lại bản chính cho cơ quan có thẩm quyền đã cấp.
Do đó, khi phát hiện giấy tờ có sai sót hoặc bản sao chứng thực có nội dung bất thường, người dân không nên tự ý tẩy xóa, sửa chữa mà nên liên hệ cơ quan có thẩm quyền để được hướng dẫn xử lý đúng quy định. Nếu cần kiểm tra hồ sơ, tư vấn về chứng thực hoặc giải đáp các vấn đề liên quan đến giấy tờ, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Có việc gấp nhưng ngại quy trình kéo dài? Hãy tìm hiểu dịch thuật lấy ngay
>>> Xem thêm: Thủ tục tưởng quen thuộc nhưng vẫn có nhiều điều ít người biết về công chứng dịch thuật
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com