Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuChứng thực ủy quyền xin Giấy phép lao động là thủ tục được nhiều doanh nghiệp, tổ chức và người sử dụng lao động quan tâm khi cần ủy quyền cho cá nhân khác thực hiện việc nộp hoặc nhận hồ sơ liên quan đến Giấy phép lao động. Việc lập giấy ủy quyền phù hợp giúp quá trình thực hiện thủ tục hành chính thuận tiện hơn, đặc biệt khi người có trách nhiệm trực tiếp không thể tự mình đi nộp hồ sơ.
Theo quy định về chứng thực, việc ủy quyền nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ thuộc nhóm trường hợp có thể thực hiện chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành quy định không được ủy quyền. Thông tư 01/2020/TT-BTP cũng hướng dẫn cụ thể về trường hợp này.
Tuy nhiên, cần phân biệt giữa chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền và việc công chứng hợp đồng ủy quyền. Đây là hai hình thức có thủ tục và phạm vi áp dụng khác nhau. Vì vậy, trước khi thực hiện, người yêu cầu nên xác định đúng loại văn bản cần lập để tránh phải sửa đổi hoặc thực hiện lại hồ sơ.
>>> Xem thêm: Chứng thực chữ ký trên giấy cam kết hỗ trợ tài chính đi du học.
1. Chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền nộp hồ sơ xin cấp Giấy phép lao động là gì?
1.1. Giấy ủy quyền nộp hồ sơ xin cấp Giấy phép lao động
Trong quá trình thực hiện thủ tục cấp Giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài, doanh nghiệp hoặc người sử dụng lao động có thể cần cử một cá nhân thay mặt mình thực hiện một số công việc hành chính.
Nội dung ủy quyền có thể tập trung vào việc nộp hồ sơ, nhận kết quả hoặc thực hiện một số công việc liên quan đến quá trình giải quyết hồ sơ theo phạm vi được ủy quyền.
Giấy ủy quyền cần thể hiện rõ thông tin của bên ủy quyền, người được ủy quyền và công việc được giao. Nội dung càng cụ thể thì cơ quan tiếp nhận hồ sơ càng dễ xác định phạm vi đại diện.
Trong trường hợp giấy ủy quyền chỉ nhằm mục đích nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ và đáp ứng các điều kiện theo quy định về chứng thực chữ ký, văn bản có thể được thực hiện theo thủ tục chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền.
1.2. Chứng thực chữ ký xác nhận điều gì?
Chứng thực chữ ký không phải là việc cơ quan chứng thực xác nhận toàn bộ nội dung của giấy ủy quyền là đúng hoặc xác nhận mọi quyền, nghĩa vụ được ghi trong văn bản.
Theo quy định về chứng thực, việc chứng thực chữ ký nhằm xác nhận chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Người yêu cầu vẫn phải chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản do mình ký.
Do đó, khi thực hiện thủ tục, người ủy quyền cần đọc kỹ nội dung trước khi ký. Những thông tin về phạm vi ủy quyền, thời hạn ủy quyền và công việc được giao nên được thể hiện rõ ràng.
1.3. Có bắt buộc phải chứng thực giấy ủy quyền hay không?
Việc có cần chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền hay không còn phụ thuộc vào yêu cầu của thủ tục cụ thể và cơ quan tiếp nhận hồ sơ.
Trong thực tế, doanh nghiệp có thể sử dụng giấy ủy quyền để chứng minh người đi nộp hoặc nhận hồ sơ là người được doanh nghiệp giao thực hiện công việc. Nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu văn bản ủy quyền có xác nhận chữ ký thì người ủy quyền cần thực hiện chứng thực theo đúng quy định.
Đối với trường hợp ủy quyền nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, Thông tư 01/2020/TT-BTP xác định đây là một trong những trường hợp có thể chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền, nếu đáp ứng các điều kiện theo quy định.
2. Hồ sơ chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền xin cấp Giấy phép lao động
2.1. Giấy tờ tùy thân của người yêu cầu chứng thực
Người trực tiếp yêu cầu chứng thực chữ ký cần xuất trình giấy tờ tùy thân còn giá trị sử dụng theo quy định.
Đối với người Việt Nam, thông thường có thể sử dụng CCCD hoặc giấy tờ tùy thân hợp lệ theo quy định hiện hành. Người yêu cầu cần mang theo bản chính để cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, đối chiếu thông tin.
Thông tin trên giấy tờ tùy thân nên thống nhất với thông tin được ghi trong giấy ủy quyền. Nếu họ tên hoặc thông tin cá nhân có sai lệch, người yêu cầu có thể phải điều chỉnh lại văn bản trước khi thực hiện chứng thực.
2.2. Giấy ủy quyền nộp hồ sơ xin cấp Giấy phép lao động
Người yêu cầu cần chuẩn bị giấy ủy quyền đã được soạn thảo với nội dung phù hợp.
Văn bản nên thể hiện các thông tin cơ bản như:
- Thông tin của bên ủy quyền.
- Thông tin của người được ủy quyền.
- Nội dung công việc được ủy quyền.
- Phạm vi thực hiện công việc.
- Thời hạn ủy quyền.
- Quyền và trách nhiệm của các bên nếu cần thiết.
- Chữ ký của người ủy quyền.
Đối với trường hợp chứng thực chữ ký, người yêu cầu thường phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ, tình trạng nhận thức và tự nguyện của người yêu cầu trước khi thực hiện chứng thực theo quy định.
2.3. Hồ sơ liên quan đến doanh nghiệp và người lao động nước ngoài
Tùy yêu cầu của cơ quan tiếp nhận hồ sơ xin cấp Giấy phép lao động, người được ủy quyền có thể phải mang theo các giấy tờ liên quan đến doanh nghiệp, người lao động nước ngoài hoặc hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép lao động.
Tuy nhiên, cần phân biệt hồ sơ chứng thực chữ ký với hồ sơ xin cấp Giấy phép lao động. Hai nhóm giấy tờ này phục vụ những mục đích khác nhau.
Khi đi chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền, trọng tâm là giấy tờ tùy thân của người yêu cầu và văn bản cần chứng thực. Các tài liệu của hồ sơ Giấy phép lao động chỉ cần chuẩn bị khi cơ quan tiếp nhận thủ tục hoặc trường hợp cụ thể có yêu cầu.
2.4. Kiểm tra nội dung giấy ủy quyền trước khi ký
Một trong những vấn đề cần chú ý là không nên ký giấy ủy quyền trước khi đến nơi thực hiện chứng thực nếu thủ tục yêu cầu người ủy quyền phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực.
Người yêu cầu nên mang theo giấy ủy quyền đã hoàn thiện nội dung nhưng để trống phần chữ ký cần chứng thực. Sau khi cán bộ có thẩm quyền kiểm tra hồ sơ, người yêu cầu thực hiện ký theo hướng dẫn.
Nếu giấy tờ có nhiều trang, cần kiểm tra cách trình bày, đánh số trang và việc đóng dấu giáp lai hoặc ghi lời chứng theo quy định áp dụng. Thông tư 01/2020/TT-BTP có hướng dẫn về cách thức ghi lời chứng đối với chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản.
>>> Xem thêm: Sổ hồng cần chuyển tên? Hãy tìm hiểu Dịch vụ sang tên sổ hồng
3. Quy trình chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền nộp hồ sơ xin cấp Giấy phép lao động
3.1. Bước 1: Chuẩn bị giấy ủy quyền
Trước tiên, bên ủy quyền cần xác định chính xác công việc muốn giao cho người khác thực hiện.
Nếu mục đích là nộp hoặc nhận hồ sơ xin cấp Giấy phép lao động, nội dung giấy ủy quyền nên ghi rõ người được ủy quyền được thay mặt thực hiện những công việc nào.
Ví dụ, văn bản có thể xác định phạm vi gồm nộp hồ sơ, bổ sung giấy tờ theo yêu cầu và nhận kết quả nếu việc ủy quyền phù hợp với quy định của thủ tục hành chính liên quan.
Việc quy định rõ phạm vi giúp tránh tình trạng người được ủy quyền thực hiện vượt quá nội dung mà doanh nghiệp hoặc người ủy quyền cho phép.
3.2. Bước 2: Xuất trình giấy tờ và yêu cầu chứng thực
Người yêu cầu chứng thực xuất trình giấy tờ tùy thân cùng giấy ủy quyền cần chứng thực.
Cơ quan có thẩm quyền sẽ kiểm tra hồ sơ và xác định việc yêu cầu chứng thực có thuộc trường hợp được chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền hay không.
Theo hướng dẫn tại Thông tư 01/2020/TT-BTP, ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ là một trường hợp có thể thực hiện chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền.
3.3. Bước 3: Ký giấy ủy quyền trước người thực hiện chứng thực
Sau khi kiểm tra hồ sơ, người yêu cầu chứng thực thực hiện ký vào giấy tờ trước mặt người có thẩm quyền.
Người thực hiện chứng thực kiểm tra tình trạng minh mẫn, nhận thức và khả năng làm chủ hành vi của người yêu cầu. Nếu đáp ứng điều kiện và không thuộc trường hợp bị từ chối, việc chứng thực được thực hiện theo quy định.
Đây là lý do người yêu cầu không nên tự ý ký trước vào giấy ủy quyền nếu chưa được hướng dẫn. Việc ký đúng thời điểm giúp thủ tục được thực hiện thuận lợi hơn.
3.4. Bước 4: Nhận giấy ủy quyền đã được chứng thực
Sau khi hoàn tất, người yêu cầu nhận lại giấy ủy quyền có lời chứng chứng thực chữ ký.
Chữ ký được chứng thực là căn cứ xác nhận người yêu cầu đã ký văn bản đó. Tuy nhiên, người ký vẫn chịu trách nhiệm về nội dung của giấy ủy quyền.
Người được ủy quyền có thể sử dụng văn bản trong phạm vi được giao để thực hiện thủ tục nộp hoặc nhận hồ sơ xin cấp Giấy phép lao động theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.
3.5. Bước 5: Sử dụng giấy ủy quyền trong hồ sơ xin cấp Giấy phép lao động
Sau khi được chứng thực, giấy ủy quyền được đưa vào hồ sơ hoặc xuất trình khi thực hiện công việc theo phạm vi ủy quyền.
Người được ủy quyền cần mang theo giấy tờ tùy thân và các tài liệu liên quan để chứng minh tư cách của mình khi làm việc với cơ quan tiếp nhận hồ sơ.
Nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu bổ sung hoặc điều chỉnh nội dung giấy ủy quyền, doanh nghiệp nên xử lý theo hướng dẫn cụ thể thay vì sử dụng một văn bản không đáp ứng yêu cầu.
4. Những lưu ý khi chứng thực ủy quyền xin Giấy phép lao động
4.1. Phân biệt chứng thực chữ ký với công chứng hợp đồng ủy quyền
Đây là vấn đề quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ.
Chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền và công chứng hợp đồng ủy quyền không hoàn toàn giống nhau. Chứng thực chữ ký chủ yếu xác nhận chữ ký của người yêu cầu trên giấy tờ, trong khi hợp đồng ủy quyền là một hình thức giao dịch có nội dung và thủ tục khác.
Theo quy định hướng dẫn, trường hợp ủy quyền nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ có thể thực hiện chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền nếu đáp ứng điều kiện. Đối với những việc ủy quyền không thuộc phạm vi này, không nên mặc nhiên sử dụng hình thức chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền.
Vì vậy, trước khi đi chứng thực, người yêu cầu nên xác định rõ nội dung công việc cần ủy quyền.
4.2. Nội dung ủy quyền cần phù hợp với thủ tục xin cấp Giấy phép lao động
Giấy ủy quyền nên ghi đúng tên doanh nghiệp, thông tin người được ủy quyền và nội dung công việc cần thực hiện.
Nếu chỉ ủy quyền nộp hồ sơ thì nên ghi rõ quyền nộp hồ sơ. Nếu có nhu cầu nhận kết quả, bổ sung hồ sơ hoặc thực hiện các công việc khác thì nên thể hiện cụ thể trong văn bản.
Nội dung càng rõ ràng càng giúp hạn chế việc cơ quan tiếp nhận yêu cầu giải thích thêm về phạm vi đại diện.
4.3. Người ủy quyền phải trực tiếp ký theo đúng thủ tục
Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải thực hiện việc ký theo hướng dẫn của người có thẩm quyền chứng thực.
Không nên ký sẵn rồi gửi giấy ủy quyền cho người khác mang đi chứng thực thay nếu việc chứng thực yêu cầu người ký phải trực tiếp có mặt.
Quy trình chứng thực chữ ký được xây dựng nhằm xác nhận chữ ký thực sự của người yêu cầu. Vì vậy, việc xuất trình giấy tờ tùy thân và ký trước người thực hiện chứng thực là bước quan trọng.
4.4. Kiểm tra yêu cầu của cơ quan tiếp nhận hồ sơ
Không phải mọi hồ sơ xin cấp Giấy phép lao động đều có cách xử lý giống nhau. Doanh nghiệp nên kiểm tra yêu cầu của cơ quan tiếp nhận trước khi lập giấy ủy quyền.
Đặc biệt, nếu người được ủy quyền không chỉ nộp hoặc nhận hồ sơ mà còn thực hiện các công việc khác, cần xác định liệu nội dung ủy quyền có còn thuộc trường hợp được chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền hay không.
Việc xác định đúng hình thức ngay từ đầu giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng hồ sơ bị trả lại do văn bản ủy quyền không phù hợp.
4.5. Có thể chuẩn bị giấy ủy quyền trước để tiết kiệm thời gian
Doanh nghiệp có thể chuẩn bị trước nội dung giấy ủy quyền và kiểm tra kỹ các thông tin liên quan.
Khi đến nơi chứng thực, người yêu cầu chỉ cần xuất trình giấy tờ theo quy định và thực hiện ký theo hướng dẫn. Cách chuẩn bị này giúp hạn chế sai sót về họ tên, chức vụ, tên doanh nghiệp hoặc phạm vi ủy quyền.
Nếu hồ sơ có yếu tố nước ngoài hoặc giấy tờ được lập bằng tiếng nước ngoài, nên trao đổi trước với nơi thực hiện thủ tục để xác định yêu cầu về ngôn ngữ và bản dịch. Thông tư 01/2020/TT-BTP có quy định về trường hợp chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài.
4.6. Kiểm tra lại giấy ủy quyền sau khi chứng thực
Sau khi nhận kết quả, người yêu cầu nên kiểm tra lại toàn bộ thông tin trên giấy ủy quyền.
Các nội dung cần kiểm tra gồm tên và thông tin của người ủy quyền, người được ủy quyền, phạm vi công việc, thời hạn ủy quyền và phần lời chứng.
Việc kiểm tra ngay giúp phát hiện sớm sai sót để được hướng dẫn xử lý, đặc biệt trước khi sử dụng giấy ủy quyền trong hồ sơ xin cấp Giấy phép lao động.
>>> Xem thêm: Một bước chuẩn bị đúng có thể giúp quá trình công chứng mua bán nhà đất thuận lợi hơn
Kết luận
Chứng thực ủy quyền xin Giấy phép lao động là giải pháp thuận tiện khi doanh nghiệp hoặc người có trách nhiệm cần giao cho người khác thực hiện việc nộp, nhận hồ sơ theo phạm vi được phép ủy quyền. Trường hợp ủy quyền nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ thuộc nhóm trường hợp có thể chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định.
Để thủ tục diễn ra thuận lợi, người yêu cầu nên chuẩn bị giấy tờ tùy thân, giấy ủy quyền và kiểm tra kỹ nội dung trước khi ký. Đồng thời, cần phân biệt chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền với công chứng hợp đồng ủy quyền để lựa chọn đúng hình thức phù hợp với công việc cần thực hiện.
Nếu cần tư vấn về hồ sơ, cách lập giấy ủy quyền hoặc thủ tục chứng thực chữ ký, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn cụ thể về giấy tờ, nội dung ủy quyền và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Làm thế nào để tìm được văn phòng công chứng vừa uy tín vừa thuận tiện?
>>> Xem thêm: Giấy tờ càng quan trọng, bạn càng nên chú ý đến chất lượng công chứng dịch thuật
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com