Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuChứng thực ủy quyền gia hạn thuê nhà là thủ tục được quan tâm khi bên thuê hoặc bên cho thuê không thể trực tiếp thực hiện hồ sơ gia hạn. Người có quyền có thể lập giấy ủy quyền cho người khác thay mình nộp hồ sơ.
Việc ủy quyền giúp các bên chủ động hơn về thời gian. Đây cũng là giải pháp phù hợp khi người có quyền đang ở xa hoặc bận công việc.
Tuy nhiên, giấy ủy quyền cần thể hiện đúng phạm vi công việc. Người dân cũng cần kiểm tra yêu cầu của bên tiếp nhận hồ sơ.
Vậy giấy ủy quyền gia hạn thuê nhà cần những nội dung gì? Thủ tục chứng thực chữ ký được thực hiện ra sao? Chi phí cần chuẩn bị như thế nào? Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này.
>>> Xem thêm: Chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền rút hồ sơ học sinh, sinh viên tại trường.
1. Khi nào cần chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền gia hạn thuê nhà?
1.1. Ủy quyền nộp hồ sơ gia hạn hợp đồng thuê nhà
Hợp đồng thuê nhà thường có thời hạn cụ thể. Khi thời hạn sắp kết thúc, các bên có thể thỏa thuận gia hạn.
Người thuê hoặc người cho thuê có thể không trực tiếp nộp hồ sơ. Khi đó, họ có thể ủy quyền cho người khác thực hiện công việc.
Giấy ủy quyền cần ghi rõ nội dung được giao. Phạm vi ủy quyền cũng nên được thể hiện cụ thể.
1.2. Người thuê nhà không thể trực tiếp làm thủ tục
Công việc cá nhân có thể khiến người thuê không có thời gian. Khoảng cách địa lý cũng có thể gây khó khăn.
Trong trường hợp này, người thuê có thể lập giấy ủy quyền. Người được ủy quyền sẽ thay mặt thực hiện công việc theo nội dung được giao.
Tùy yêu cầu của bên tiếp nhận, giấy ủy quyền có thể cần chứng thực chữ ký. Vì vậy, nên kiểm tra yêu cầu trước khi lập giấy.
1.3. Người cho thuê cần ủy quyền cho người khác
Không chỉ người thuê mới có thể thực hiện ủy quyền. Chủ nhà cũng có thể cần người khác thay mình xử lý hồ sơ.
Ví dụ, chủ nhà đang ở tỉnh khác hoặc không thể đến địa điểm làm thủ tục. Người được ủy quyền có thể thay mặt nộp hồ sơ gia hạn.
Nội dung ủy quyền cần phù hợp với quyền của người cho thuê. Nếu có thêm quyền ký kết hoặc sửa đổi hợp đồng, cần ghi rõ trong văn bản.
1.4. Ủy quyền cho người đại diện thực hiện công việc cụ thể
Giấy ủy quyền có thể chỉ giới hạn ở một công việc nhất định. Chẳng hạn, người được ủy quyền chỉ nộp hồ sơ gia hạn.
Nếu cần nhận kết quả, ký biên bản hoặc thực hiện thêm công việc khác, nội dung cũng nên ghi rõ.
Phạm vi càng cụ thể thì càng dễ xác định trách nhiệm. Người được ủy quyền cũng tránh thực hiện vượt quá quyền được giao.
2. Hồ sơ chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền gia hạn thuê nhà
2.1. Giấy ủy quyền
Giấy ủy quyền là tài liệu thể hiện nội dung công việc được giao.
Văn bản nên ghi đầy đủ thông tin của hai bên. Các thông tin về họ tên, giấy tờ tùy thân và địa chỉ cần chính xác.
Nội dung ủy quyền cần nêu rõ mục đích. Thời hạn ủy quyền cũng nên được xác định cụ thể.
2.2. Giấy tờ tùy thân của người ủy quyền
Người ủy quyền cần xuất trình giấy tờ tùy thân hợp lệ.
CCCD thường được sử dụng để xác định thông tin của người yêu cầu. Thông tin trên CCCD cần phù hợp với giấy ủy quyền.
Nếu thông tin cá nhân đã thay đổi, người dân nên chuẩn bị giấy tờ liên quan. Việc này giúp quá trình kiểm tra thuận lợi hơn.
2.3. Hợp đồng thuê nhà
Hợp đồng thuê nhà là tài liệu nên chuẩn bị trong trường hợp có liên quan.
Hợp đồng giúp xác định thời hạn thuê và thông tin các bên. Đây cũng là cơ sở để làm rõ nội dung gia hạn.
Không phải trường hợp nào cũng bắt buộc phải xuất trình hợp đồng. Tuy nhiên, chuẩn bị trước sẽ thuận tiện khi cần đối chiếu.
2.4. Giấy tờ liên quan đến nhà ở
Tùy nội dung hồ sơ, người dân có thể cần giấy tờ liên quan đến nhà ở.
Các giấy tờ này có thể giúp xác định thông tin căn nhà. Chúng cũng hỗ trợ việc kiểm tra nội dung được ủy quyền.
Nếu bên tiếp nhận có yêu cầu riêng, người dân nên chuẩn bị đúng thành phần hồ sơ.
2.5. Giấy tờ của người được ủy quyền
Thông tin của người được ủy quyền cần được ghi chính xác.
Trong một số trường hợp, có thể cần cung cấp giấy tờ tùy thân của người này. Việc chuẩn bị trước giúp hạn chế sai thông tin.
Người dân nên kiểm tra họ tên và số giấy tờ trước khi hoàn thiện văn bản. Sai thông tin có thể khiến hồ sơ phải chỉnh sửa.
>>> Xem thêm: Chọn đúng văn phòng công chứng ngay từ đầu có thể hạn chế việc phải đi lại nhiều lần
3. Quy trình chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền gia hạn thuê nhà
3.1. Bước 1: Xác định nội dung cần ủy quyền
Trước tiên, người ủy quyền cần xác định công việc cần giao.
Nếu chỉ nộp hồ sơ, nên ghi rõ quyền nộp hồ sơ. Nếu cần nhận kết quả, nội dung này cũng cần được thể hiện.
Trường hợp cần ký văn bản gia hạn, quyền này phải được ghi cụ thể. Không nên sử dụng nội dung quá chung chung.
3.2. Bước 2: Chuẩn bị giấy ủy quyền
Sau khi xác định phạm vi công việc, các bên chuẩn bị giấy ủy quyền.
Nội dung cần thể hiện rõ người ủy quyền và người được ủy quyền. Thời hạn và phạm vi ủy quyền cũng cần được ghi đầy đủ.
Người ủy quyền nên đọc kỹ văn bản trước khi ký. Những thông tin quan trọng cần được kiểm tra cẩn thận.
3.3. Bước 3: Xuất trình giấy tờ để kiểm tra
Người yêu cầu chứng thực mang giấy ủy quyền và giấy tờ cần thiết đến nơi có thẩm quyền.
Người có thẩm quyền sẽ kiểm tra giấy tờ. Nội dung và điều kiện chứng thực cũng được xem xét theo quy định.
Nếu hồ sơ có vấn đề, người yêu cầu sẽ được hướng dẫn. Trường hợp đủ điều kiện, thủ tục được tiếp tục.
3.4. Bước 4: Ký giấy ủy quyền trước người có thẩm quyền
Người ủy quyền thực hiện việc ký theo hướng dẫn.
Trong trường hợp chứng thực chữ ký, việc ký cần được thực hiện trước người có thẩm quyền theo quy định.
Người dân không nên tự ý ký trước khi được hướng dẫn. Việc này giúp bảo đảm đúng trình tự chứng thực.
3.5. Bước 5: Nhận giấy ủy quyền đã chứng thực
Sau khi hoàn tất, người yêu cầu nhận lại giấy ủy quyền.
Cần kiểm tra nội dung chứng thực và thông tin cá nhân. Các nội dung về phạm vi ủy quyền cũng nên được kiểm tra lại.
Sau đó, người được ủy quyền có thể sử dụng văn bản. Việc thực hiện phải nằm trong phạm vi được giao.
3.6. Bước 6: Nộp hồ sơ gia hạn thuê nhà
Người được ủy quyền mang giấy ủy quyền đến đơn vị tiếp nhận hồ sơ.
Ngoài giấy ủy quyền, có thể cần các giấy tờ khác. Thành phần hồ sơ phụ thuộc vào yêu cầu của bên tiếp nhận.
Người được ủy quyền nên kiểm tra trước các giấy tờ cần mang theo. Việc này giúp hạn chế phải bổ sung hồ sơ.
4. Chi phí và những lưu ý khi ủy quyền gia hạn thuê nhà
4.1. Chi phí chứng thực chữ ký
Chi phí chứng thực chữ ký được thực hiện theo mức thu áp dụng cho thủ tục chứng thực.
Mức phí cụ thể phụ thuộc vào quy định hiện hành. Một số khoản khác có thể phát sinh nếu người dân sử dụng thêm dịch vụ.
Trước khi thực hiện, khách hàng có thể hỏi nơi chứng thực về mức phí. Điều này giúp chủ động chuẩn bị.
4.2. Xác định rõ thời hạn ủy quyền
Giấy ủy quyền nên ghi rõ thời hạn.
Thời hạn có thể gắn với thời gian thực hiện công việc. Các bên cũng có thể xác định một khoảng thời gian cụ thể.
Nếu giấy ủy quyền hết thời hạn, người được ủy quyền có thể không tiếp tục thực hiện công việc. Khi đó, cần xem xét việc lập văn bản mới.
4.3. Ghi rõ quyền nộp và nhận hồ sơ
Nếu người được ủy quyền chỉ nộp hồ sơ, cần ghi đúng nội dung này.
Nếu được nhận kết quả, quyền nhận kết quả cũng nên được ghi rõ. Điều này giúp tránh tranh luận về phạm vi đại diện.
Trường hợp có quyền ký văn bản gia hạn, nội dung này càng cần được thể hiện cụ thể.
4.4. Kiểm tra yêu cầu của bên tiếp nhận
Chứng thực chữ ký không phải lúc nào cũng là hình thức bắt buộc.
Một số đơn vị có thể chấp nhận giấy ủy quyền thông thường. Trường hợp khác có thể yêu cầu công chứng hoặc chứng thực.
Vì vậy, nên hỏi bên tiếp nhận trước khi lập giấy. Đây là cách hạn chế việc phải làm lại hồ sơ.
4.5. Không nên nhầm giấy ủy quyền với hợp đồng gia hạn
Giấy ủy quyền và hợp đồng gia hạn thuê nhà có mục đích khác nhau.
Giấy ủy quyền xác lập phạm vi đại diện của người được ủy quyền. Hợp đồng gia hạn lại thể hiện thỏa thuận tiếp tục thuê nhà giữa các bên.
Việc chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền không đồng nghĩa hợp đồng thuê nhà đã được gia hạn.
Nếu người được ủy quyền có quyền ký hợp đồng gia hạn, quyền này cần được ghi rõ trong giấy ủy quyền.
4.6. Kiểm tra thông tin trước khi ký
Người ủy quyền nên kiểm tra toàn bộ văn bản trước khi ký.
Họ tên và thông tin giấy tờ tùy thân phải chính xác. Địa chỉ nhà thuê cũng cần được ghi đúng.
Phạm vi công việc và thời hạn ủy quyền cần rõ ràng. Những nội dung quan trọng không nên ghi quá chung chung.
>>> Xem thêm: Bạn muốn biết hồ sơ nào cần mang theo khi công chứng mua bán nhà đất?
Kết luận
Chứng thực ủy quyền gia hạn thuê nhà giúp người thuê hoặc người cho thuê giao cho người khác thực hiện một số công việc trong phạm vi được ủy quyền. Trước khi lập giấy, các bên nên xác định rõ nội dung cần giao và kiểm tra yêu cầu của nơi tiếp nhận hồ sơ. Việc chuẩn bị đúng giấy tờ cũng giúp quá trình thực hiện thuận lợi hơn.
Nếu cần tư vấn về giấy ủy quyền hoặc thủ tục chứng thực chữ ký, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Hợp tác xuyên biên giới đòi hỏi tài liệu được xử lý chính xác qua dịch thuật đa ngôn ngữ
>>> Xem thêm: Nếu chưa từng làm hồ sơ quốc tế, bạn nên tìm hiểu kỹ về công chứng dịch thuật
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com