Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuChứng thực cam kết giữ cổ phần là thủ tục thường được thực hiện khi cá nhân cần xác nhận chữ ký của mình trên văn bản cam kết không chuyển nhượng, không bán hoặc không định đoạt cổ phần trong một khoảng thời gian nhất định. Việc chứng thực chữ ký giúp xác nhận người yêu cầu đã tự mình ký vào văn bản và chịu trách nhiệm về nội dung cam kết.
Trong thực tế, giấy cam kết không bán cổ phần có thể phát sinh trong quá trình thành lập doanh nghiệp, góp vốn, nhận cổ phần hoặc thực hiện các thỏa thuận giữa cổ đông với doanh nghiệp và các bên liên quan. Tùy từng trường hợp, nội dung cam kết có thể quy định thời hạn hạn chế chuyển nhượng, số lượng cổ phần, phạm vi cổ phần bị hạn chế và trách nhiệm của người cam kết.
Vậy giấy cam kết không bán cổ phần có được chứng thực chữ ký hay không? Hồ sơ cần chuẩn bị gồm những gì? Trình tự chứng thực được thực hiện như thế nào và cần lưu ý gì để văn bản cam kết có giá trị sử dụng phù hợp? Nội dung dưới đây sẽ giúp làm rõ những vấn đề này.
>>> Xem thêm: Chứng thực chữ ký trên đơn xin hủy hợp đồng dịch vụ đã ký kết.
1. Chứng thực chữ ký trên giấy cam kết không bán cổ phần là gì?
1.1. Giấy cam kết không bán cổ phần là gì?
Giấy cam kết không bán cổ phần là văn bản do cổ đông hoặc người sở hữu cổ phần lập để thể hiện ý chí tự nguyện về việc không chuyển nhượng, bán hoặc thực hiện một số quyền định đoạt đối với số cổ phần nhất định trong khoảng thời gian được xác định.
Nội dung cam kết có thể xuất phát từ thỏa thuận giữa các bên hoặc yêu cầu trong một giao dịch, chương trình đầu tư, thỏa thuận nội bộ của doanh nghiệp hoặc các trường hợp khác theo quy định pháp luật.
Một giấy cam kết thường có các thông tin cơ bản như:
- Họ tên, thông tin của người cam kết.
- Thông tin doanh nghiệp phát hành cổ phần.
- Số lượng và loại cổ phần mà người cam kết đang sở hữu.
- Thời hạn không bán hoặc không chuyển nhượng cổ phần.
- Nội dung và phạm vi cam kết.
- Quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của người cam kết.
- Ngày, tháng, năm lập văn bản.
- Chữ ký của người cam kết.
Nội dung cụ thể cần được xây dựng phù hợp với mục đích sử dụng và quy định pháp luật có liên quan.
1.2. Chứng thực chữ ký trên giấy cam kết có ý nghĩa gì?
Chứng thực chữ ký trên giấy cam kết nhằm xác nhận chữ ký trên văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Theo quy định về chứng thực chữ ký, người yêu cầu phải chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản mà mình ký.
Do đó, chứng thực chữ ký không đồng nghĩa với việc cơ quan, người có thẩm quyền chứng thực xác nhận toàn bộ nội dung cam kết là đúng hoặc bảo đảm mọi thỏa thuận trong văn bản đều hợp pháp.
Điều này đặc biệt cần lưu ý đối với giấy cam kết liên quan đến cổ phần. Việc chứng thực chữ ký và việc đánh giá tính hợp pháp của thỏa thuận hạn chế chuyển nhượng cổ phần là hai vấn đề khác nhau.
1.3. Có bắt buộc phải chứng thực chữ ký trên giấy cam kết không?
Không phải mọi giấy cam kết không bán cổ phần đều bắt buộc phải chứng thực chữ ký. Việc có cần chứng thực hay không phụ thuộc vào yêu cầu của giao dịch, thỏa thuận giữa các bên, hồ sơ của doanh nghiệp hoặc yêu cầu của cơ quan, tổ chức tiếp nhận văn bản.
Nếu bên nhận hồ sơ yêu cầu văn bản phải có chữ ký được chứng thực, người lập cam kết có thể thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký tại nơi có thẩm quyền.
Trong trường hợp văn bản chỉ là thỏa thuận nội bộ và các bên không yêu cầu chứng thực, việc chứng thực có thể không phải điều kiện bắt buộc. Tuy nhiên, việc xác nhận chữ ký có thể giúp tăng tính rõ ràng về người đã ký văn bản.
2. Hồ sơ chứng thực chữ ký trên giấy cam kết giữ cổ phần
2.1. Giấy cam kết không bán cổ phần
Người yêu cầu cần chuẩn bị giấy cam kết không bán cổ phần để thực hiện thủ tục.
Văn bản nên thể hiện rõ người cam kết, số lượng cổ phần, loại cổ phần, thời hạn hạn chế chuyển nhượng và nội dung nghĩa vụ mà người ký tự nguyện thực hiện.
Nếu giấy cam kết được lập để phục vụ một giao dịch hoặc hồ sơ cụ thể, người lập nên kiểm tra trước yêu cầu của bên tiếp nhận để bảo đảm văn bản có đầy đủ nội dung cần thiết.
2.2. Giấy tờ tùy thân của người yêu cầu
Người yêu cầu chứng thực chữ ký cần xuất trình giấy tờ tùy thân hợp lệ theo quy định.
Trong thực tế, người dân có thể sử dụng CCCD hoặc giấy tờ tùy thân khác phù hợp với quy định tại thời điểm thực hiện thủ tục.
Thông tin trên giấy tờ tùy thân cần rõ ràng để người thực hiện chứng thực kiểm tra và xác định đúng người yêu cầu.
2.3. Có cần cung cấp giấy tờ chứng minh quyền sở hữu cổ phần không?
Đối với thủ tục chứng thực chữ ký, trọng tâm của việc chứng thực là xác nhận chữ ký của người yêu cầu trên văn bản. Do đó, không phải mọi trường hợp đều phải xuất trình hồ sơ chứng minh quyền sở hữu cổ phần.
Tuy nhiên, tùy nội dung giấy cam kết và yêu cầu của bên tiếp nhận, người lập văn bản có thể cần chuẩn bị thêm tài liệu liên quan đến cổ phần hoặc doanh nghiệp.
Nếu giấy cam kết được lập trong một giao dịch cụ thể, người yêu cầu nên trao đổi trước với đơn vị tiếp nhận hồ sơ để xác định chính xác những giấy tờ cần bổ sung.
2.4. Điều kiện đối với người yêu cầu chứng thực
Người yêu cầu chứng thực chữ ký cần có năng lực hành vi dân sự phù hợp và tự nguyện thực hiện việc ký văn bản.
Người thực hiện chứng thực có trách nhiệm kiểm tra các điều kiện cần thiết trước khi chứng thực chữ ký. Nếu người yêu cầu không nhận thức, làm chủ được hành vi hoặc việc ký có dấu hiệu bị ép buộc, việc chứng thực có thể không được thực hiện.
Vì vậy, người lập cam kết cần trực tiếp thực hiện thủ tục và ký văn bản theo đúng trình tự.
>>> Xem thêm: Chỉ một sai sót trong hợp đồng cũng có thể gây rắc rối khi công chứng mua bán nhà đất
3. Trình tự chứng thực chữ ký trên giấy cam kết không bán cổ phần
3.1. Bước 1: Chuẩn bị giấy cam kết và giấy tờ tùy thân
Trước khi thực hiện thủ tục, người yêu cầu cần chuẩn bị giấy cam kết không bán cổ phần và giấy tờ tùy thân cần thiết.
Nội dung giấy cam kết nên được kiểm tra kỹ trước khi ký, đặc biệt là thời hạn hạn chế chuyển nhượng, số lượng cổ phần và các trách nhiệm được quy định trong văn bản.
Người yêu cầu không nên ký trước nếu thuộc trường hợp phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực theo quy định.
3.2. Bước 2: Xuất trình giấy tờ và yêu cầu chứng thực chữ ký
Người yêu cầu xuất trình giấy tờ tùy thân và văn bản cần chứng thực tại cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền thực hiện chứng thực.
Người tiếp nhận sẽ kiểm tra giấy tờ, xác định người yêu cầu và xem xét các điều kiện để thực hiện chứng thực chữ ký.
Nếu đáp ứng điều kiện, người yêu cầu thực hiện ký vào văn bản theo hướng dẫn.
3.3. Bước 3: Kiểm tra và chứng thực chữ ký
Sau khi người yêu cầu ký, người có thẩm quyền thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra chữ ký và thực hiện việc chứng thực theo quy định.
Nội dung chứng thực tập trung vào việc xác nhận chữ ký trên văn bản là của người yêu cầu. Người yêu cầu vẫn phải chịu trách nhiệm về nội dung giấy cam kết không bán cổ phần.
Do đó, trước khi ký, cần đọc kỹ toàn bộ văn bản và bảo đảm những nội dung được ghi nhận đúng với ý chí của mình.
3.4. Bước 4: Nhận văn bản đã chứng thực
Sau khi hoàn tất thủ tục, người yêu cầu nhận lại giấy cam kết đã được chứng thực chữ ký.
Người yêu cầu nên kiểm tra lại họ tên, nội dung văn bản, chữ ký và phần chứng thực trước khi sử dụng.
Nếu cần nộp cho doanh nghiệp, tổ chức hoặc bên đối tác, nên xác định trước số lượng bản cần thiết để thực hiện một lần, tránh phải bổ sung nhiều lần.
3.5. Chứng thực chữ ký có xác nhận nội dung cam kết không?
Đây là vấn đề cần đặc biệt lưu ý. Chứng thực chữ ký không phải là việc chứng nhận toàn bộ nội dung của giấy cam kết không bán cổ phần.
Theo cơ chế chứng thực chữ ký, việc chứng thực chủ yếu xác nhận chữ ký là của người yêu cầu. Người ký văn bản vẫn chịu trách nhiệm về nội dung cam kết của mình.
Vì vậy, nếu giấy cam kết có nội dung liên quan đến quyền chuyển nhượng cổ phần, điều kiện hạn chế chuyển nhượng hoặc trách nhiệm bồi thường, các bên nên kiểm tra riêng tính phù hợp của những nội dung này với pháp luật doanh nghiệp và thỏa thuận có liên quan.
4. Chi phí và những lưu ý khi chứng thực cam kết giữ cổ phần
4.1. Chi phí chứng thực chữ ký
Chi phí chứng thực chữ ký được thực hiện theo mức phí, lệ phí áp dụng đối với hoạt động chứng thực tại thời điểm thực hiện.
Mức phí có thể phụ thuộc vào quy định hiện hành và loại thủ tục mà người yêu cầu thực hiện. Nếu phát sinh thêm việc sao chụp hoặc các dịch vụ khác, khoản chi phí tương ứng có thể được tính riêng.
Người yêu cầu nên hỏi trước về chi phí và số lượng bản cần chứng thực để chủ động chuẩn bị hồ sơ.
4.2. Kiểm tra kỹ thời hạn hạn chế bán cổ phần
Thời hạn là một trong những nội dung quan trọng nhất của giấy cam kết.
Người lập cần ghi rõ thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc hoặc cách xác định khoảng thời gian không bán, không chuyển nhượng cổ phần. Nếu nội dung này không rõ ràng, các bên có thể gặp khó khăn khi xác định phạm vi nghĩa vụ sau này.
Đối với những cam kết có giá trị lớn hoặc liên quan đến nhiều cổ đông, nên kiểm tra kỹ nội dung trước khi ký.
4.3. Làm rõ số lượng và loại cổ phần bị hạn chế
Giấy cam kết nên xác định cụ thể số lượng cổ phần và loại cổ phần mà người ký cam kết không bán hoặc không chuyển nhượng.
Việc ghi nhận cụ thể giúp tránh nhầm lẫn giữa số cổ phần bị hạn chế và những cổ phần khác mà người sở hữu có quyền định đoạt.
Nếu doanh nghiệp có nhiều loại cổ phần hoặc người cam kết sở hữu nhiều đợt cổ phần khác nhau, nội dung văn bản càng cần được thể hiện rõ ràng.
4.4. Phân biệt chứng thực chữ ký với công chứng văn bản
Chứng thực chữ ký trên giấy cam kết khác với công chứng hợp đồng, giao dịch.
Chứng thực chữ ký chủ yếu xác nhận chữ ký của người yêu cầu trên văn bản. Trong khi đó, công chứng là hoạt động do công chứng viên thực hiện đối với hợp đồng, giao dịch hoặc các loại văn bản thuộc phạm vi công chứng theo quy định pháp luật.
Vì vậy, nếu bên nhận hồ sơ yêu cầu một loại văn bản hoặc hình thức xác nhận cụ thể, người yêu cầu cần xác định chính xác thủ tục cần thực hiện thay vì mặc nhiên lựa chọn chứng thực chữ ký.
4.5. Nội dung cam kết không được trái quy định pháp luật
Việc chứng thực chữ ký không làm cho nội dung trái pháp luật trở thành hợp pháp.
Nếu giấy cam kết có điều khoản liên quan đến việc hạn chế quyền của cổ đông, chuyển nhượng cổ phần hoặc trách nhiệm giữa các bên, cần xem xét sự phù hợp với pháp luật doanh nghiệp, điều lệ công ty và các thỏa thuận có liên quan.
Đặc biệt, đối với cổ phần bị hạn chế chuyển nhượng theo quy định pháp luật hoặc theo điều lệ, cần xác định rõ căn cứ và thời hạn hạn chế để tránh hiểu sai quyền của cổ đông.
4.6. Nên kiểm tra yêu cầu của bên tiếp nhận trước khi chứng thực
Trước khi thực hiện thủ tục, người lập giấy cam kết nên hỏi rõ doanh nghiệp, đối tác hoặc đơn vị tiếp nhận hồ sơ về hình thức văn bản cần sử dụng.
Trong một số trường hợp, bên tiếp nhận có thể yêu cầu chữ ký chứng thực, trong khi trường hợp khác có thể yêu cầu công chứng hoặc hình thức xác nhận khác.
Xác định đúng yêu cầu ngay từ đầu sẽ giúp người dân chuẩn bị hồ sơ chính xác và hạn chế việc phải lập lại giấy cam kết.
>>> Xem thêm: Đừng để thiếu giấy tờ khiến bạn phải mất thêm thời gian tại văn phòng công chứng
Kết luận
Chứng thực cam kết giữ cổ phần giúp xác nhận chữ ký của người lập giấy cam kết không bán hoặc không chuyển nhượng cổ phần trong thời hạn nhất định. Tuy nhiên, cần hiểu rõ rằng chứng thực chữ ký chủ yếu xác nhận người yêu cầu đã ký vào văn bản và không đồng nghĩa với việc xác nhận toàn bộ nội dung cam kết là hợp pháp hoặc phù hợp với mọi quy định về cổ phần.
Khi thực hiện thủ tục, người yêu cầu nên chuẩn bị giấy cam kết, CCCD hoặc giấy tờ tùy thân hợp lệ, kiểm tra kỹ thông tin về số lượng cổ phần, thời hạn hạn chế chuyển nhượng và trách nhiệm phát sinh từ cam kết. Nếu cần được tư vấn về hồ sơ, thủ tục chứng thực chữ ký hoặc các vấn đề liên quan đến giấy cam kết về cổ phần, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra nội dung văn bản và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Một lựa chọn dịch thuật phù hợp sẽ giúp hồ sơ hạn chế những sai sót không đáng có
>>> Xem thêm: Có trường hợp hồ sơ bị chậm chỉ vì người nộp chưa hiểu rõ về công chứng dịch thuật
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com