Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuChứng thực ủy quyền ký hợp đồng là thủ tục được sử dụng khi một cá nhân không trực tiếp tham gia ký kết hợp đồng thương mại. Người này có thể ủy quyền cho người khác thực hiện công việc thay mình.
Hình thức ủy quyền này khá phổ biến trong hoạt động kinh doanh. Người đại diện có thể là nhân viên, người quản lý hoặc cá nhân được doanh nghiệp lựa chọn.
Giấy ủy quyền cần thể hiện rõ nội dung công việc. Phạm vi đại diện cũng cần được xác định cụ thể.
Trước khi thực hiện chứng thực, các bên nên kiểm tra yêu cầu của đối tác. Đồng thời, cần xác định đúng hình thức văn bản cần sử dụng.
>>> Xem thêm: Chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
1. Chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền ký hợp đồng thương mại là gì?
1.1. Giấy ủy quyền ký hợp đồng thương mại
Giấy ủy quyền là văn bản ghi nhận việc một người giao quyền cho người khác.
Người được ủy quyền sẽ thực hiện công việc trong phạm vi được giao. Với hợp đồng thương mại, nội dung này thường liên quan đến việc đàm phán và ký kết.
Giấy ủy quyền nên ghi rõ người ủy quyền và người được ủy quyền. Thông tin của hai bên cần được thể hiện chính xác.
Nội dung hợp đồng cũng nên được xác định rõ. Điều này giúp hạn chế tranh chấp về phạm vi đại diện.
1.2. Chứng thực chữ ký có ý nghĩa gì?
Chứng thực chữ ký nhằm xác nhận chữ ký trong giấy tờ. Người có thẩm quyền sẽ kiểm tra người yêu cầu theo quy định.
Người ủy quyền thường phải trực tiếp ký trước mặt người có thẩm quyền. Việc chứng thực được thực hiện sau khi đáp ứng các điều kiện cần thiết.
Chứng thực chữ ký không đồng nghĩa với việc xác nhận toàn bộ nội dung hợp đồng. Phạm vi chứng thực cần được hiểu đúng.
1.3. Khi nào thường phát sinh nhu cầu ủy quyền?
Nhu cầu ủy quyền có thể xuất hiện trong nhiều tình huống.
Người có thẩm quyền ký hợp đồng có thể đang đi công tác. Người này cũng có thể không thể trực tiếp tham dự buổi ký kết.
Doanh nghiệp cũng có thể phân công nhân viên thực hiện công việc. Việc này giúp hoạt động giao dịch không bị gián đoạn.
Trong mọi trường hợp, nội dung ủy quyền cần phù hợp với quyền của người ủy quyền. Người được ủy quyền cũng chỉ nên thực hiện đúng phạm vi được giao.
1.4. Có phải mọi giấy ủy quyền đều cần chứng thực?
Không phải mọi giấy ủy quyền đều bắt buộc phải chứng thực chữ ký.
Yêu cầu về hình thức phụ thuộc vào từng giao dịch. Thỏa thuận giữa các bên cũng có thể quy định về vấn đề này.
Một số đối tác có thể yêu cầu văn bản có chứng thực. Trường hợp khác có thể chỉ cần giấy ủy quyền của doanh nghiệp.
Vì vậy, nên kiểm tra yêu cầu trước khi lập giấy ủy quyền. Cách này giúp tránh phải lập lại văn bản.
2. Hồ sơ chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền ký hợp đồng
2.1. Giấy tờ tùy thân của người ủy quyền
Người ủy quyền cần xuất trình giấy tờ tùy thân hợp lệ.
CCCD thường được sử dụng để xác định thông tin cá nhân. Thông tin trên giấy tờ cần rõ ràng và chính xác.
Người yêu cầu cũng cần kiểm tra thời hạn và tình trạng giấy tờ. Nếu thông tin có thay đổi, nên chuẩn bị giấy tờ liên quan.
2.2. Giấy ủy quyền
Giấy ủy quyền là thành phần quan trọng của hồ sơ.
Văn bản nên ghi rõ thông tin của người ủy quyền. Thông tin người được ủy quyền cũng cần đầy đủ.
Nội dung ủy quyền cần được thể hiện cụ thể. Một số nội dung nên có gồm:
- Ký kết hợp đồng thương mại.
- Ký các phụ lục hợp đồng nếu được ủy quyền.
- Làm việc với đối tác.
- Giao nhận hồ sơ liên quan.
- Thực hiện các công việc trong phạm vi được giao.
- Thời hạn của giấy ủy quyền.
Không nên ghi phạm vi ủy quyền quá chung chung. Nội dung càng rõ thì việc thực hiện càng thuận lợi.
2.3. Giấy tờ liên quan đến doanh nghiệp
Nếu người ủy quyền hoặc người được ủy quyền làm việc cho doanh nghiệp, có thể cần thêm giấy tờ liên quan.
Tùy trường hợp, hồ sơ có thể gồm giấy tờ chứng minh tư cách đại diện. Văn bản phân công hoặc giấy giới thiệu cũng có thể được yêu cầu.
Doanh nghiệp nên kiểm tra yêu cầu của bên nhận ủy quyền. Điều này giúp xác định đúng thành phần hồ sơ.
2.4. Dự thảo hợp đồng thương mại
Trong một số trường hợp, người yêu cầu có thể chuẩn bị thêm dự thảo hợp đồng.
Tài liệu này giúp xác định mục đích của việc ủy quyền. Nội dung hợp đồng cũng giúp các bên xác định phạm vi công việc.
Không phải trường hợp nào cũng cần cung cấp dự thảo hợp đồng. Việc này phụ thuộc vào yêu cầu thực tế và hồ sơ cụ thể.
>>> Xem thêm: Nhiều người chỉ quan tâm đến chi phí mà quên kiểm tra chất lượng dịch vụ của văn phòng công chứng
3. Quy trình chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền ký hợp đồng
3.1. Bước 1: Xác định nội dung cần ủy quyền
Trước tiên, người ủy quyền cần xác định công việc giao cho người khác.
Nếu chỉ ký một hợp đồng, nên ghi rõ hợp đồng đó. Nếu có nhiều công việc, cần liệt kê từng nội dung.
Thời hạn ủy quyền cũng nên được xác định. Người được ủy quyền chỉ thực hiện công việc trong phạm vi này.
3.2. Bước 2: Chuẩn bị giấy tờ
Sau khi xác định nội dung, các bên chuẩn bị hồ sơ.
Người ủy quyền cần mang giấy tờ tùy thân. Giấy ủy quyền cũng cần được chuẩn bị đầy đủ.
Nếu có giấy tờ của doanh nghiệp, nên mang theo theo yêu cầu. Các tài liệu liên quan cần được kiểm tra trước khi thực hiện.
3.3. Bước 3: Xuất trình giấy tờ
Người yêu cầu xuất trình hồ sơ cho người có thẩm quyền chứng thực.
Các giấy tờ sẽ được kiểm tra theo quy định. Nội dung giấy ủy quyền cũng được xem xét.
Nếu hồ sơ có vấn đề, người yêu cầu sẽ được hướng dẫn. Trường hợp cần thiết, hồ sơ có thể phải bổ sung.
3.4. Bước 4: Ký vào giấy ủy quyền
Người ủy quyền thực hiện ký theo hướng dẫn.
Chữ ký cần được thực hiện trước người có thẩm quyền trong trường hợp pháp luật yêu cầu. Người dân không nên tự ký trước nếu chưa được hướng dẫn.
Sau khi ký, việc chứng thực chữ ký được thực hiện theo quy định. Người yêu cầu nên kiểm tra lại thông tin sau khi hoàn tất.
3.5. Bước 5: Người được ủy quyền ký hợp đồng
Sau khi giấy ủy quyền hoàn tất, người được ủy quyền có thể sử dụng văn bản.
Người này thực hiện công việc trong phạm vi được giao. Khi ký hợp đồng, cần thể hiện rõ tư cách ký thay hoặc đại diện theo ủy quyền.
Đối tác cũng nên kiểm tra giấy ủy quyền trước khi ký. Việc kiểm tra giúp hạn chế tranh chấp về thẩm quyền đại diện.
3.6. Bước 6: Lưu giữ giấy ủy quyền và hợp đồng
Sau khi hoàn tất giao dịch, các bên nên lưu giữ hồ sơ.
Giấy ủy quyền nên được bảo quản cùng hợp đồng thương mại. Các tài liệu liên quan cũng cần được lưu trữ đầy đủ.
Hồ sơ này có thể cần sử dụng khi phát sinh vấn đề sau này. Việc lưu giữ tốt cũng giúp chứng minh phạm vi đại diện.
4. Chi phí và những lưu ý khi chứng thực ủy quyền ký hợp đồng
4.1. Chi phí chứng thực chữ ký
Chi phí chứng thực chữ ký được thực hiện theo mức thu áp dụng cho thủ tục chứng thực.
Mức phí có thể phụ thuộc vào loại việc và quy định hiện hành. Nếu có nhu cầu sao chụp giấy tờ, có thể phát sinh thêm chi phí.
Người yêu cầu nên hỏi trước về khoản phí phải nộp. Việc này giúp chủ động hơn khi thực hiện thủ tục.
4.2. Cần xác định đúng người có quyền ủy quyền
Không phải ai cũng có quyền đại diện cho doanh nghiệp.
Người ký giấy ủy quyền cần có thẩm quyền phù hợp. Thẩm quyền này có thể xuất phát từ chức vụ hoặc văn bản ủy quyền trước đó.
Nếu người ký không có quyền, giao dịch có thể phát sinh rủi ro. Do đó, doanh nghiệp nên kiểm tra thẩm quyền trước khi lập giấy ủy quyền.
4.3. Phạm vi ủy quyền cần rõ ràng
Phạm vi ủy quyền là nội dung rất quan trọng.
Giấy ủy quyền nên ghi cụ thể hợp đồng cần ký. Các công việc liên quan cũng nên được liệt kê rõ.
Nếu người được ủy quyền được sửa đổi điều khoản, nội dung này nên được ghi nhận. Nếu chỉ được ký theo bản dự thảo, cũng nên nêu rõ.
Cách ghi cụ thể giúp hạn chế tranh chấp. Các bên cũng dễ xác định trách nhiệm hơn.
4.4. Cần ghi rõ thời hạn ủy quyền
Thời hạn ủy quyền nên được thể hiện trong văn bản.
Thời hạn có thể gắn với một giao dịch cụ thể. Trường hợp khác có thể xác định theo ngày bắt đầu và ngày kết thúc.
Người được ủy quyền không nên tiếp tục sử dụng giấy ủy quyền khi đã hết thời hạn. Nếu cần tiếp tục giao dịch, các bên nên lập văn bản phù hợp.
4.5. Kiểm tra yêu cầu của đối tác trước khi ký
Mỗi đối tác có thể đưa ra yêu cầu khác nhau.
Có bên yêu cầu giấy ủy quyền có chứng thực chữ ký. Có bên yêu cầu thêm giấy tờ chứng minh tư cách đại diện.
Do đó, doanh nghiệp nên thống nhất hồ sơ với đối tác trước. Việc này giúp hạn chế việc hồ sơ không được chấp nhận.
4.6. Chứng thực chữ ký không thay thế việc kiểm tra thẩm quyền
Chứng thực chữ ký không phải là thủ tục xác nhận toàn bộ quyền đại diện.
Người có thẩm quyền chứng thực chủ yếu xác nhận chữ ký theo phạm vi chứng thực. Việc một người có quyền ký hợp đồng hay không cần được xem xét riêng.
Doanh nghiệp và đối tác vẫn cần tự kiểm tra thẩm quyền. Đây là bước quan trọng trước khi ký hợp đồng thương mại.
4.7. Nên kiểm tra giấy ủy quyền trước mỗi giao dịch
Trước khi ký hợp đồng, người được ủy quyền nên đọc lại giấy ủy quyền.
Cần kiểm tra thời hạn và phạm vi công việc. Tên hợp đồng và đối tác cũng nên được đối chiếu.
Nếu có thay đổi so với nội dung ủy quyền, cần xử lý trước khi ký. Không nên tự ý mở rộng phạm vi đại diện.
>>> Xem thêm: Khi mua bán nhà đất lần đầu, những kiến thức về công chứng mua bán nhà đất càng hữu ích
Kết luận
Chứng thực ủy quyền ký hợp đồng giúp xác nhận chữ ký trên giấy ủy quyền theo quy định. Thủ tục này có thể hỗ trợ các bên trong việc thực hiện giao dịch thương mại khi người có thẩm quyền không thể trực tiếp tham gia. Tuy nhiên, nội dung ủy quyền cần rõ ràng và phù hợp với thẩm quyền của người ủy quyền.
Trước khi thực hiện, các bên nên kiểm tra yêu cầu về hình thức văn bản. Hồ sơ cũng cần được chuẩn bị đầy đủ. Đặc biệt, cần xác định rõ phạm vi và thời hạn ủy quyền.
Nếu cần tư vấn về giấy ủy quyền hoặc thủ tục chứng thực chữ ký, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Đừng để một bản dịch chậm làm lỡ lịch trình của bạn; dịch thuật lấy ngay có thể giải quyết bài toán thời gian
>>> Xem thêm: Bạn có biết loại giấy tờ nào thường cần công chứng dịch thuật không?
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com