Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuKý thay chứng thực chữ ký là vấn đề cần đặc biệt lưu ý khi thực hiện các thủ tục liên quan đến giấy tờ, văn bản. Chữ ký được chứng thực phải gắn với chính người yêu cầu chứng thực. Việc một người tự ý ký thay cho người khác có thể làm sai lệch bản chất của thủ tục.
Chứng thực chữ ký không đơn thuần là xác nhận một nét chữ trên văn bản. Người thực hiện chứng thực phải có cơ sở xác định người ký chính là người yêu cầu. Vì vậy, hành vi ký thay có thể khiến văn bản không đáp ứng điều kiện để được chứng thực chữ ký.
Trong một số trường hợp, việc ký thay còn có thể dẫn đến tranh chấp về quyền và nghĩa vụ. Nếu có hành vi giả mạo chữ ký hoặc sử dụng giấy tờ không đúng quy định, người thực hiện còn có thể phải chịu trách nhiệm theo pháp luật.
Vậy ký thay người khác khi chứng thực chữ ký có được chấp nhận không? Người ký thay có thể phải chịu hậu quả gì? Người có chữ ký bị giả mạo cần xử lý như thế nào? Nội dung dưới đây sẽ giúp làm rõ những vấn đề này.
>>> Xem thêm: Những quy định mới nhất về lệ phí chứng thực chữ ký tại VPCC
1. Ký thay người khác khi chứng thực chữ ký có được không?
1.1. Chứng thực chữ ký phải gắn với chính người yêu cầu
Chứng thực chữ ký nhằm xác nhận chữ ký trên giấy tờ, văn bản là của người yêu cầu chứng thực. Vì vậy, người có yêu cầu phải trực tiếp thực hiện việc ký theo trình tự phù hợp.
Người thực hiện chứng thực cần kiểm tra giấy tờ và xác định đúng người yêu cầu. Sau đó, người yêu cầu thực hiện ký hoặc điểm chỉ theo quy định.
Do đó, một người không thể tự ý ký thay người khác rồi yêu cầu chứng thực chữ ký với tư cách của người vắng mặt.
Việc ký thay làm mất căn cứ để xác nhận chữ ký thuộc về đúng người yêu cầu.
1.2. Ký thay không giống với trường hợp đại diện hợp pháp
Trong thực tế, nhiều người cho rằng có giấy ủy quyền thì có thể ký thay mọi giấy tờ. Cách hiểu này không phải lúc nào cũng đúng.
Đại diện theo ủy quyền cho phép một người thực hiện công việc trong phạm vi được ủy quyền. Tuy nhiên, việc đại diện không đồng nghĩa với việc người được ủy quyền có thể giả chữ ký của người ủy quyền.
Nếu một giao dịch cho phép người đại diện ký với tư cách đại diện, chữ ký cần thể hiện đúng chủ thể và tư cách ký.
Người được ủy quyền không nên ký bằng chữ ký của người ủy quyền để yêu cầu chứng thực.
1.3. Ký thay có thể khiến yêu cầu chứng thực bị từ chối
Khi phát hiện người đang thực hiện thủ tục không phải là người có chữ ký cần chứng thực, người thực hiện chứng thực có cơ sở từ chối giải quyết.
Đây là cách nhằm bảo đảm việc chứng thực phản ánh đúng người đã ký văn bản.
Người dân không nên cố tình ký thay để hoàn tất hồ sơ trong thời gian ngắn. Việc này có thể khiến hồ sơ bị trả lại và phát sinh nhiều vấn đề khác.
Nếu người có tên trên văn bản không thể trực tiếp thực hiện, cần tìm hiểu phương án đại diện hoặc thủ tục phù hợp thay vì tự ý ký thay.
1.4. Không nên nhầm ký thay với điểm chỉ
Một số trường hợp người dân không thể ký bằng chữ viết có thể được hướng dẫn thực hiện điểm chỉ theo quy định.
Điểm chỉ vẫn phải do chính người yêu cầu thực hiện. Người khác không được tự ý điểm chỉ thay cho người có yêu cầu.
Vì vậy, nếu người ký gặp khó khăn về sức khỏe hoặc không thể ký theo cách thông thường, cần thông báo cho người thực hiện chứng thực để được hướng dẫn.
Không nên tự ý thay thế chữ ký hoặc điểm chỉ của người khác.
2. Hậu quả pháp lý của việc ký thay khi chứng thực chữ ký
2.1. Văn bản có thể không được chứng thực chữ ký
Hậu quả trực tiếp là yêu cầu chứng thực có thể không được giải quyết.
Người thực hiện chứng thực có trách nhiệm kiểm tra người yêu cầu và điều kiện thực hiện. Nếu phát hiện có dấu hiệu ký thay, giả mạo hoặc không đúng chủ thể, việc chứng thực có thể bị từ chối.
Trong trường hợp đã được chứng thực nhưng sau đó phát hiện sai phạm, giá trị của việc chứng thực cũng có thể bị xem xét theo quy định pháp luật.
Vì vậy, ký thay không phải là giải pháp để hoàn thiện hồ sơ khi người có tên trên văn bản không thể có mặt.
2.2. Có thể phát sinh tranh chấp về chữ ký và giao dịch
Chữ ký thường được sử dụng để thể hiện ý chí của một cá nhân đối với nội dung văn bản.
Nếu một người khác ký thay mà không có căn cứ phù hợp, người có tên trên văn bản có thể không thừa nhận chữ ký đó.
Điều này có thể dẫn đến tranh chấp về việc ai là người đã ký. Các bên cũng có thể tranh chấp về quyền và nghĩa vụ phát sinh từ văn bản.
Đặc biệt, với giấy tờ liên quan đến tài sản, tiền bạc hoặc cam kết dân sự, hậu quả có thể phức tạp hơn.
2.3. Người ký thay có thể phải chịu trách nhiệm về hành vi của mình
Tùy tính chất và mức độ vi phạm, người ký thay có thể phải chịu trách nhiệm theo quy định pháp luật.
Nếu chỉ là việc ký không đúng thủ tục, hậu quả có thể liên quan đến việc văn bản không được chấp nhận hoặc phải thực hiện lại.
Nếu hành vi có dấu hiệu giả mạo chữ ký, làm giả tài liệu hoặc sử dụng tài liệu giả, vấn đề có thể nghiêm trọng hơn. Khi đó, cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét dựa trên hành vi thực tế và hậu quả xảy ra.
Không nên đánh đồng mọi trường hợp ký thay với cùng một mức trách nhiệm. Cần xem xét từng tình huống cụ thể.
2.4. Hồ sơ sử dụng chữ ký ký thay có thể bị từ chối
Một văn bản có chữ ký không đúng chủ thể có thể không đáp ứng yêu cầu của cơ quan, tổ chức tiếp nhận.
Người dân có thể phải lập lại văn bản. Một số trường hợp còn phải thực hiện lại thủ tục chứng thực.
Nếu hồ sơ có thời hạn giải quyết, việc này có thể làm chậm tiến độ.
Do đó, việc thực hiện đúng ngay từ đầu thường giúp hạn chế chi phí và thời gian phát sinh.
2.5. Có thể ảnh hưởng đến quyền lợi của người bị ký thay
Không chỉ người ký thay có thể gặp rủi ro. Người bị ký thay cũng có thể phải giải trình nếu chữ ký của mình xuất hiện trên một văn bản mà bản thân không trực tiếp ký.
Trong trường hợp phát sinh tranh chấp, người có tên trên văn bản có thể phải chứng minh mình không thực hiện chữ ký đó.
Nếu nghi ngờ chữ ký bị giả mạo, người liên quan có thể cần cung cấp tài liệu, thông tin hoặc yêu cầu cơ quan có thẩm quyền xác minh.
Vì vậy, không nên cho người khác sử dụng chữ ký của mình dưới bất kỳ hình thức nào nếu chưa hiểu rõ mục đích và hậu quả.
>>> Xem thêm: Đừng chọn đại một địa chỉ văn phòng công chứng khi hồ sơ của bạn liên quan đến tài sản có giá trị
3. Trách nhiệm và cách xử lý khi phát hiện ký thay
3.1. Xác định người thực tế đã ký văn bản
Khi phát hiện chữ ký trên văn bản không phải do người có tên thực hiện, bước đầu tiên là xác định nguồn gốc của chữ ký.
Cần làm rõ ai là người trực tiếp ký. Đồng thời, cần xác định người đó có được ủy quyền hay có căn cứ đại diện hợp pháp hay không.
Thông tin này rất quan trọng để đánh giá bản chất của sự việc.
Nếu chỉ là nhầm lẫn trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, cách xử lý có thể khác với trường hợp cố ý giả mạo chữ ký.
3.2. Thông báo cho nơi đã thực hiện chứng thực
Nếu phát hiện văn bản đã được chứng thực nhưng có vấn đề về người ký, nên liên hệ với nơi thực hiện chứng thực.
Người liên quan cần cung cấp thông tin về văn bản và giải thích tình trạng thực tế.
Cơ quan hoặc người có thẩm quyền có thể hướng dẫn cách xử lý tùy từng trường hợp.
Không nên tự ý tẩy xóa, sửa chữa hoặc thay đổi nội dung trên văn bản đã chứng thực.
3.3. Trường hợp ký thay do có ủy quyền
Không phải mọi việc ký thay đều đồng nghĩa với giả mạo chữ ký.
Trong một số giao dịch, người đại diện có thể được quyền ký thay với tư cách đại diện nếu đáp ứng điều kiện pháp luật và nội dung ủy quyền.
Tuy nhiên, cách ký phải thể hiện đúng tư cách đại diện. Người được ủy quyền không nên ký giả chữ ký của người ủy quyền.
Ví dụ, người được ủy quyền có thể ký với tư cách người đại diện theo phạm vi được ủy quyền, thay vì mô phỏng chữ ký của người ủy quyền.
3.4. Trường hợp chữ ký bị giả mạo
Nếu người có tên trên văn bản khẳng định mình không ký, sự việc cần được xem xét nghiêm túc.
Người bị giả mạo chữ ký nên lưu giữ bản văn bản liên quan và các tài liệu chứng minh mình không thực hiện việc ký.
Tùy tính chất vụ việc, người liên quan có thể đề nghị cơ quan có thẩm quyền xác minh hoặc thực hiện các biện pháp pháp lý cần thiết.
Đối với vụ việc có dấu hiệu vi phạm pháp luật, việc đánh giá trách nhiệm cần dựa trên chứng cứ và hậu quả thực tế.
3.5. Không tự ý tiếp tục sử dụng văn bản có chữ ký bất hợp lệ
Nếu đã phát hiện chữ ký có vấn đề, không nên tiếp tục sử dụng văn bản đó như một tài liệu hợp lệ.
Việc tiếp tục sử dụng có thể làm phát sinh thêm tranh chấp hoặc trách nhiệm.
Trước khi sử dụng lại, cần xác định tình trạng pháp lý của văn bản. Nếu cần thiết, nên lập lại văn bản và thực hiện thủ tục chứng thực đúng quy định.
4. Những lưu ý để tránh ký thay khi chứng thực chữ ký
4.1. Người yêu cầu nên trực tiếp thực hiện thủ tục
Cách đơn giản nhất để hạn chế rủi ro là người có yêu cầu trực tiếp đến nơi thực hiện chứng thực.
Người yêu cầu cần mang theo giấy tờ tùy thân và văn bản cần ký.
Sau khi được kiểm tra, người yêu cầu thực hiện chữ ký theo hướng dẫn.
Nếu có lý do đặc biệt không thể đến trụ sở, cần trao đổi trước về phương án thực hiện ngoài trụ sở nếu thuộc trường hợp được pháp luật cho phép.
4.2. Không giao chữ ký mẫu cho người khác sử dụng
Chữ ký có thể được sử dụng để xác định ý chí của một cá nhân.
Việc cung cấp chữ ký mẫu cho người khác có thể tạo ra nguy cơ bị sử dụng không đúng mục đích.
Người dân nên bảo quản chữ ký và giấy tờ cá nhân cẩn thận.
Đặc biệt, không nên ký vào các tờ giấy còn bỏ trống nội dung nếu chưa biết rõ tài liệu sẽ được sử dụng như thế nào.
4.3. Kiểm tra kỹ văn bản trước khi ký
Trước khi ký, người yêu cầu cần đọc toàn bộ nội dung.
Họ tên, số định danh cá nhân, địa chỉ và các thông tin khác cần được kiểm tra.
Nếu văn bản có nội dung về tài sản, tiền bạc hoặc quyền và nghĩa vụ, càng cần đọc kỹ các điều khoản.
Nếu chưa hiểu nội dung, nên yêu cầu giải thích trước khi ký.
4.4. Phân biệt ký thay với đại diện hợp pháp
Đây là vấn đề dễ gây nhầm lẫn.
Người đại diện có thể thực hiện công việc trong phạm vi đại diện. Tuy nhiên, người đại diện phải thể hiện đúng tư cách của mình.
Không nên ký bằng chữ ký của người được đại diện.
Nếu hồ sơ yêu cầu người đại diện thực hiện, cần chuẩn bị giấy tờ chứng minh căn cứ đại diện hoặc ủy quyền theo quy định.
4.5. Hỏi trước khi thực hiện nếu người có tên trên văn bản không thể ký
Trong thực tế, người có tên trên văn bản có thể đang ở xa, bị bệnh hoặc gặp khó khăn khi đi lại.
Không nên vì lý do này mà nhờ người khác ký thay một cách tùy tiện.
Tùy từng trường hợp, pháp luật có thể có phương án phù hợp như đại diện, ủy quyền hoặc thực hiện thủ tục ngoài trụ sở.
Việc xác định đúng phương án ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế nguy cơ văn bản không được công nhận hoặc phát sinh tranh chấp.
>>> Xem thêm: Trước khi đặt bút ký, hãy chắc chắn bạn đã hiểu rõ thủ tục công chứng mua bán nhà đất
Kết luận
Ký thay chứng thực chữ ký không phải là cách thức phù hợp để thay thế sự có mặt và chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Chứng thực chữ ký phải bảo đảm xác định đúng người đã ký và đáp ứng các điều kiện theo quy định.
Tùy trường hợp, việc ký thay có thể khiến yêu cầu chứng thực bị từ chối, văn bản không được cơ quan tiếp nhận chấp nhận hoặc phát sinh tranh chấp về quyền và nghĩa vụ. Nếu hành vi có dấu hiệu giả mạo chữ ký hoặc làm giả tài liệu, người thực hiện có thể phải chịu trách nhiệm theo quy định pháp luật.
Nếu không thể trực tiếp ký, người dân nên tìm hiểu phương án đại diện, ủy quyền hoặc thủ tục ngoài trụ sở thay vì tự ý nhờ người khác ký thay. Nếu cần được tư vấn về ký thay chứng thực chữ ký, giấy ủy quyền, chứng thực chữ ký hoặc hồ sơ liên quan, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Đang cần bản dịch ngay để hoàn thiện hồ sơ? Dịch thuật lấy ngay có thể là câu trả lời
>>> Xem thêm: Giữa hàng loạt thủ tục giấy tờ, công chứng dịch thuật thường là bước dễ bị bỏ sót
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com