Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuCho thuê nhà xưởng, cửa hàng hoặc cơ sở sản xuất thường đi kèm nhiều loại máy móc. Khi đó, chủ tài sản cần lựa chọn cách lập hợp đồng phù hợp. Nên gộp nhà và máy móc vào một hợp đồng hay lập riêng từng hợp đồng?
Việc lựa chọn hợp đồng thuê nhà kèm máy móc cần dựa trên mục đích sử dụng và đặc điểm tài sản. Cách lập hợp đồng phù hợp giúp các bên dễ quản lý tiền thuê, bảo trì và trách nhiệm khi xảy ra hư hỏng. Ngược lại, thỏa thuận thiếu rõ ràng có thể dẫn đến tranh chấp trong quá trình sử dụng.
>>> Xem thêm: Hợp đồng tặng cho nhà đất cho con chưa đủ 18 tuổi: Ai đứng ra ký tên?
1. Có thể lập chung hợp đồng thuê nhà và máy móc không?
1.1. Pháp luật cho phép các bên thỏa thuận về tài sản cho thuê
Theo Điều 472 Bộ luật Dân sự năm 2015, hợp đồng thuê tài sản là thỏa thuận giữa bên cho thuê và bên thuê. Bên cho thuê giao tài sản để sử dụng trong một thời hạn. Bên thuê có nghĩa vụ trả tiền thuê.
Nếu cùng một chủ sở hữu cho thuê nhà và máy móc, các bên có thể cân nhắc lập chung một hợp đồng. Nội dung cần xác định đầy đủ từng loại tài sản và quyền, nghĩa vụ liên quan.
Ví dụ, chủ cơ sở có thể cho thuê nhà xưởng cùng hệ thống máy đóng gói. Hai bên có thể thỏa thuận chung về thời hạn thuê và tiền thuê. Tuy nhiên, cần mô tả riêng từng tài sản để tránh nhầm lẫn.
Việc lập chung không có nghĩa mọi tài sản đều chịu cùng một cách quản lý. Nhà và máy móc có đặc điểm sử dụng, bảo dưỡng và khấu hao khác nhau. Hợp đồng cần phản ánh được những khác biệt này.
1.2. Khi nào nên lập chung một hợp đồng?
Lập chung thường phù hợp khi nhà và máy móc phục vụ cùng một mục đích sử dụng. Các tài sản có thể được bàn giao cùng thời điểm và cùng thời hạn thuê.
Chẳng hạn, doanh nghiệp thuê nhà xưởng kèm dây chuyền sản xuất của một chủ sở hữu. Hai bên có thể lập một hợp đồng để quản lý toàn bộ giao dịch. Danh mục máy móc được đính kèm dưới dạng phụ lục.
Cách làm này giúp giảm số lượng văn bản cần quản lý. Các bên cũng thuận tiện hơn khi điều chỉnh thời hạn hoặc thanh toán tiền thuê.
Tuy nhiên, hợp đồng cần phân chia rõ tiền thuê nhà và tiền thuê máy móc nếu cần thiết. Điều này đặc biệt hữu ích khi có tài sản được trả lại sớm hoặc phát sinh chi phí sửa chữa riêng.
1.3. Khi nào nên tách hợp đồng?
Tách hợp đồng có thể phù hợp khi nhà và máy móc có chủ sở hữu khác nhau. Cách này cũng hữu ích nếu thời hạn thuê hoặc phương thức thanh toán không giống nhau.
Ví dụ, doanh nghiệp thuê nhà xưởng của cá nhân nhưng thuê dây chuyền sản xuất từ một công ty khác. Khi đó, việc lập hai hợp đồng giúp xác định đúng trách nhiệm của từng bên.
Các bên cũng nên cân nhắc tách hợp đồng khi máy móc có giá trị lớn hoặc yêu cầu kỹ thuật phức tạp. Hợp đồng riêng có thể quy định chi tiết về vận hành, bảo trì, bảo hiểm và kiểm định thiết bị.
Dù lựa chọn cách nào, các văn bản cần thống nhất về thời gian bàn giao và mục đích sử dụng. Nếu máy móc không thể vận hành khi thiếu mặt bằng, các bên nên dự liệu tình huống một hợp đồng chấm dứt trước hợp đồng còn lại.
2. Tiêu chí lựa chọn giữa lập gộp và tách biệt
2.1. Xem xét chủ sở hữu của nhà và máy móc
Đây là tiêu chí cần kiểm tra đầu tiên. Các bên phải xác định ai có quyền cho thuê từng tài sản.
Nếu nhà và máy móc thuộc cùng một chủ sở hữu, việc lập chung thường thuận tiện hơn. Tuy nhiên, vẫn cần kiểm tra quyền định đoạt và tình trạng pháp lý của tài sản.
Nếu tài sản thuộc nhiều chủ sở hữu, cần xác định rõ ai ký hợp đồng và ký với tư cách nào. Người cho thuê không nên tự ý đưa tài sản của người khác vào giao dịch khi chưa có căn cứ hợp pháp.
Trường hợp có người đại diện, cần kiểm tra phạm vi đại diện. Việc này giúp hạn chế tranh chấp về quyền cho thuê hoặc quyền nhận tiền.
2.2. So sánh thời hạn thuê và phương thức thanh toán
Nếu nhà và máy móc được thuê trong cùng thời gian, lập chung có thể dễ quản lý. Các bên có thể quy định một lịch thanh toán thống nhất.
Ngược lại, thời hạn thuê khác nhau có thể khiến hợp đồng chung phức tạp hơn. Ví dụ, nhà được thuê trong ba năm nhưng máy móc chỉ cần sử dụng trong một năm.
Trong trường hợp này, hợp đồng cần quy định rõ cách chấm dứt phần thuê máy móc. Các bên cũng phải xác định tiền thuê được điều chỉnh như thế nào khi trả lại một phần tài sản.
Nếu tách hợp đồng, mỗi giao dịch có thể có lịch thanh toán riêng. Tuy nhiên, các bên vẫn cần phối hợp để tránh ảnh hưởng đến hoạt động sử dụng nhà xưởng.
2.3. Đánh giá mức độ phức tạp của máy móc
Không phải máy móc nào cũng cần hợp đồng riêng. Bàn ghế, kệ hàng hoặc thiết bị đơn giản có thể được liệt kê trong phụ lục hợp đồng thuê nhà.
Đối với máy móc chuyên dụng, cần cân nhắc mức độ phức tạp của thiết bị. Các yếu tố như công suất, tình trạng kỹ thuật và yêu cầu bảo trì đều cần được làm rõ.
Nếu thiết bị có giá trị cao, các bên nên lập biên bản bàn giao riêng. Biên bản cần ghi nhận số lượng, mã máy, phụ kiện và tình trạng hoạt động.
Việc lập hợp đồng riêng có thể phù hợp khi máy móc cần quy trình vận hành hoặc nghiệm thu đặc biệt. Điều quan trọng là lựa chọn hình thức giúp quản lý tài sản rõ ràng và dễ thực hiện.
2.4. Phân biệt nhà xưởng với máy móc gắn liền với công trình
Một số thiết bị được đặt trong nhà nhưng có thể tháo rời. Một số khác được lắp đặt cố định hoặc liên kết chặt chẽ với hệ thống kỹ thuật của công trình.
Các bên cần xác định rõ phạm vi tài sản cho thuê. Không nên chỉ ghi chung là “toàn bộ thiết bị trong nhà xưởng”.
Danh mục tài sản nên phân biệt máy móc độc lập với thiết bị gắn liền công trình. Ví dụ, hệ thống điều hòa trung tâm hoặc hệ thống kỹ thuật cố định cần được mô tả phù hợp với thực tế.
Nếu thiết bị thuộc quyền sở hữu của bên thứ ba, cần làm rõ quyền sử dụng và cho thuê. Điều này giúp tránh tranh chấp khi bàn giao hoặc tháo dỡ tài sản.
>>> Xem thêm: Muốn hợp thức hóa giấy tờ đất theo đúng quy định áp dụng, bạn nên tìm hiểu dịch vụ làm sổ đỏ
3. Những điều khoản cần có trong hợp đồng thuê nhà kèm máy móc
3.1. Mô tả chi tiết nhà và danh mục máy móc
Mô tả tài sản là bước quan trọng để xác định đối tượng cho thuê. Đối với nhà, hợp đồng nên ghi địa chỉ, diện tích, mục đích sử dụng và hiện trạng bàn giao.
Đối với máy móc, nên lập danh mục riêng. Các thông tin cần thiết có thể gồm:
- Tên và chủng loại máy móc.
- Nhãn hiệu, model và số sê-ri nếu có.
- Số lượng, phụ kiện và thiết bị đi kèm.
- Tình trạng kỹ thuật tại thời điểm bàn giao.
- Giá trị tham chiếu hoặc giá thuê riêng nếu cần.
- Tài liệu hướng dẫn vận hành và bảo trì.
Danh mục có thể được lập thành phụ lục. Phụ lục cần được xác định là bộ phận của hợp đồng và có sự xác nhận của các bên.
Nếu tài sản có giá trị lớn, nên chụp ảnh hoặc quay video hiện trạng khi bàn giao. Đây là nguồn thông tin hữu ích khi đối chiếu tình trạng tài sản lúc trả lại.
3.2. Quy định tiền thuê và các khoản chi phí
Hợp đồng cần ghi rõ tiền thuê nhà và tiền thuê máy móc. Nếu áp dụng một mức giá chung, các bên nên làm rõ cách phân bổ khi có tài sản được trả lại hoặc ngừng sử dụng.
Ngoài tiền thuê, cần xác định trách nhiệm thanh toán các khoản liên quan. Những khoản này có thể gồm điện, nước, phí dịch vụ, chi phí vận hành hoặc chi phí bảo dưỡng.
Nếu giá thuê chưa bao gồm thuế hoặc các khoản phải nộp, hợp đồng nên quy định rõ cách xử lý. Các bên cần thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định áp dụng cho từng giao dịch.
Không nên chỉ ghi một con số tổng mà bỏ qua cách tính. Điều khoản rõ ràng giúp việc đối soát và thanh toán thuận lợi hơn.
3.3. Phân định trách nhiệm bảo trì và sửa chữa
Nhà và máy móc có yêu cầu bảo trì khác nhau. Vì vậy, hợp đồng nên quy định trách nhiệm của từng bên.
Đối với nhà, cần làm rõ việc sửa chữa kết cấu, hệ thống điện nước và các hạng mục bàn giao. Đối với máy móc, cần xác định ai thực hiện bảo dưỡng định kỳ và ai chịu chi phí.
Các bên cũng nên phân biệt hao mòn thông thường với hư hỏng do sử dụng sai cách. Nếu máy móc gặp sự cố, hợp đồng cần quy định thời hạn thông báo và cách phối hợp xử lý.
Với thiết bị có yêu cầu kỹ thuật đặc biệt, nên ghi rõ điều kiện vận hành. Người thuê cần sử dụng đúng hướng dẫn và không tự ý thay đổi kết cấu khi chưa được chấp thuận.
3.4. Quy định trách nhiệm khi mất mát hoặc hư hỏng
Hợp đồng nên xác định trách nhiệm khi tài sản bị mất, hỏng hoặc giảm chất lượng. Việc xử lý cần căn cứ vào nguyên nhân và trách nhiệm của từng bên.
Nếu hư hỏng do lỗi của người thuê, người thuê có thể phải chịu trách nhiệm theo thỏa thuận và pháp luật. Nếu sự cố xuất phát từ hao mòn tự nhiên hoặc lỗi có sẵn, cách xử lý có thể khác.
Các bên nên thống nhất cách xác định thiệt hại. Có thể sử dụng biên bản kiểm tra, hồ sơ sửa chữa hoặc đánh giá kỹ thuật khi cần thiết.
Không nên quy định người thuê phải chịu mọi hư hỏng trong mọi trường hợp. Điều khoản cần công bằng và phù hợp với nguyên nhân thực tế.
3.5. Thỏa thuận về chấm dứt và bàn giao tài sản
Hợp đồng cần xác định thời hạn thuê và điều kiện chấm dứt trước hạn. Các bên cũng nên quy định thời gian thông báo và cách xử lý tiền thuê còn lại.
Khi kết thúc hợp đồng, nhà và máy móc cần được kiểm tra trước khi bàn giao. Các bên nên lập biên bản ghi nhận tình trạng thực tế.
Nếu hợp đồng chung nhưng chỉ trả lại máy móc, cần xác định phần nghĩa vụ nào tiếp tục có hiệu lực. Nếu một hợp đồng bị chấm dứt, các bên cũng cần xem xét ảnh hưởng đến hợp đồng còn lại.
Đối với máy móc lắp đặt cố định, cần thống nhất việc tháo dỡ và hoàn trả mặt bằng. Hợp đồng nên quy định bên chịu chi phí và trách nhiệm khắc phục hư hỏng phát sinh.
4. Lưu ý pháp lý khi lập và công chứng hợp đồng
4.1. Xác định đúng hình thức hợp đồng
Hợp đồng thuê nhà cần đáp ứng quy định của pháp luật về nhà ở và pháp luật dân sự. Theo Luật Nhà ở năm 2023, hợp đồng về nhà ở phải được lập thành văn bản và có các nội dung theo quy định.
Đối với hợp đồng thuê nhà thông thường, việc công chứng hoặc chứng thực không phải lúc nào cũng bắt buộc. Các bên cần kiểm tra quy định áp dụng cho giao dịch cụ thể và có thể lựa chọn công chứng khi phù hợp.
Nếu hợp đồng kèm theo máy móc, phần tài sản và nghĩa vụ thuê máy móc cũng cần được thể hiện rõ. Việc gộp hai nội dung vào cùng văn bản không làm mất đi yêu cầu tuân thủ quy định đối với từng loại tài sản.
4.2. Kiểm tra quyền cho thuê và mục đích sử dụng
Trước khi ký, bên cho thuê cần có quyền hợp pháp đối với nhà và máy móc. Nếu tài sản thuộc sở hữu chung, cần xem xét sự đồng ý của những người có quyền liên quan.
Bên thuê cũng cần xác định mục đích sử dụng nhà và thiết bị. Việc sử dụng phải phù hợp với công năng, quy định an toàn và pháp luật chuyên ngành nếu có.
Đối với cơ sở sản xuất, các bên nên kiểm tra điều kiện về phòng cháy, chữa cháy và môi trường theo trường hợp áp dụng. Không nên cho rằng hợp đồng thuê tự động thay thế các giấy phép hoặc điều kiện kinh doanh cần thiết.
4.3. Chuẩn bị hồ sơ trước khi ký
Hồ sơ cần chuẩn bị tùy thuộc vào chủ thể và loại tài sản. Thông thường, các bên nên có giấy tờ tùy thân hoặc hồ sơ pháp lý của tổ chức.
Đối với nhà, cần kiểm tra giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền cho thuê hợp pháp. Đối với máy móc, nên chuẩn bị danh mục tài sản và tài liệu xác định quyền sở hữu khi cần thiết.
Nếu hợp đồng do người đại diện ký, cần kiểm tra giấy tờ chứng minh quyền đại diện. Các bên cũng nên chuẩn bị dự thảo hợp đồng và phụ lục bàn giao.
Việc rà soát trước giúp hạn chế sai sót. Đồng thời, quá trình ký kết và công chứng sẽ thuận lợi hơn nếu các giấy tờ cần thiết đã đầy đủ.
4.4. Nên nhờ công chứng viên rà soát nội dung khi cần thiết
Với giao dịch có nhiều tài sản hoặc giá trị lớn, việc rà soát hợp đồng trước khi ký là cần thiết. Các bên có thể đề nghị công chứng viên kiểm tra nội dung và hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ trong phạm vi thẩm quyền.
Cần lưu ý rằng công chứng không thay thế việc kiểm tra kỹ thuật máy móc. Các bên vẫn nên tự kiểm tra hiện trạng hoặc thuê người có chuyên môn đánh giá thiết bị.
Hợp đồng tốt cần kết hợp giữa nội dung pháp lý và thông tin thực tế. Khi quyền, nghĩa vụ và tình trạng tài sản được ghi nhận đầy đủ, nguy cơ tranh chấp sẽ giảm đáng kể.
>>> Xem thêm: Từ khâu chuẩn bị đến lúc hoàn tất thủ tục, thông tin rõ ràng từ văn phòng công chứng luôn hữu ích
Kết luận
Việc lựa chọn hợp đồng thuê nhà kèm máy móc theo hình thức lập chung hay tách biệt phụ thuộc vào chủ sở hữu, thời hạn thuê và đặc điểm tài sản. Lập chung phù hợp khi các tài sản phục vụ cùng mục đích và có điều kiện thuê tương đồng. Tách riêng có thể thuận tiện hơn khi quyền sở hữu, thời hạn hoặc trách nhiệm quản lý khác nhau. Dù chọn phương án nào, các bên cần mô tả rõ tài sản, tiền thuê, bảo trì và cách xử lý khi chấm dứt hợp đồng.
Trước khi ký, quý khách nên kiểm tra hồ sơ và rà soát các điều khoản quan trọng. Để được hỗ trợ kiểm tra giấy tờ, hoàn thiện nội dung hợp đồng và thực hiện thủ tục công chứng khi có nhu cầu, quý khách có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục theo quy định.
>>> Xem thêm: Giấy tờ pháp lý cần sự cẩn trọng, vì vậy hãy dành thời gian tìm hiểu dịch vụ công chứng trước khi thực hiện
>>> Xem thêm: Giấy tờ đã chuẩn bị đầy đủ nhưng liệu đã đúng yêu cầu? Kiểm tra quy định về chứng thực sẽ giúp bạn yên tâm hơn
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com