Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuTrong hoạt động xây dựng, việc mua vật liệu theo hình thức thanh toán chậm khá phổ biến. Cách thức này giúp bên mua chủ động dòng tiền và duy trì tiến độ thi công. Tuy nhiên, bên bán cũng có thể đối mặt với nguy cơ chậm trả hoặc mất khả năng thanh toán. Vì vậy, hợp đồng mua bán vật liệu xây dựng cần quy định rõ thời hạn thanh toán, trách nhiệm trả nợ và biện pháp bảo đảm nghĩa vụ. Đặc biệt, nếu các bên dự kiến dùng tài sản để bảo đảm khoản nợ, cần lựa chọn đúng hình thức giao dịch. Điều khoản chặt chẽ sẽ giúp hạn chế tranh chấp và bảo vệ quyền lợi của cả hai bên.
>>> Xem thêm: Hợp đồng mua bán nhà đất do một bên vợ/chồng tự ý ký tên: Vợ/chồng khởi kiện hủy
1. Hợp đồng mua bán vật liệu xây dựng thanh toán chậm là gì?
1.1. Đặc điểm của hợp đồng mua bán vật liệu xây dựng trả chậm
Hợp đồng mua bán vật liệu xây dựng là thỏa thuận giữa bên bán và bên mua về việc chuyển giao vật liệu và thanh toán tiền hàng. Vật liệu có thể gồm xi măng, sắt thép, cát, đá, gạch hoặc các sản phẩm khác phục vụ công trình.
Với hình thức thanh toán chậm, bên mua nhận hàng trước và thanh toán vào thời điểm đã thỏa thuận. Thời hạn trả tiền có thể được tính theo ngày giao hàng, từng đợt cung ứng hoặc tiến độ công trình.
Các bên cần thống nhất rõ giá trị hàng hóa và thời điểm thanh toán. Nếu giao hàng nhiều lần, nên lập phiếu giao nhận hoặc bảng đối chiếu công nợ. Những tài liệu này giúp xác định số tiền phải trả khi phát sinh bất đồng.
1.2. Quyền và nghĩa vụ của bên bán, bên mua
Bên bán có nghĩa vụ giao vật liệu đúng chủng loại, số lượng và chất lượng đã thỏa thuận. Bên bán cũng cần cung cấp chứng từ liên quan theo hợp đồng và quy định pháp luật.
Bên mua có trách nhiệm nhận hàng và thanh toán đầy đủ. Nếu phát hiện hàng hóa không phù hợp, bên mua cần thông báo và xử lý theo thỏa thuận cùng quy định áp dụng.
Khi thanh toán chậm, hai bên nên xác định rõ thời hạn được gia hạn nếu có. Hợp đồng cũng cần nêu hậu quả của việc vi phạm nghĩa vụ trả tiền.
Các điều khoản rõ ràng giúp hạn chế tranh cãi về số tiền còn nợ. Đồng thời, chúng tạo cơ sở để các bên yêu cầu thực hiện nghĩa vụ khi cần thiết.
1.3. Vì sao cần quy định biện pháp bảo đảm khoản nợ?
Trong giao dịch trả chậm, bên bán thường phải giao hàng trước khi nhận đủ tiền. Nếu bên mua gặp khó khăn tài chính, việc thu hồi công nợ có thể kéo dài.
Do đó, các bên có thể thỏa thuận sử dụng biện pháp bảo đảm nghĩa vụ. Những biện pháp này được quy định trong Bộ luật Dân sự năm 2015, bao gồm cầm cố, thế chấp, bảo lãnh và một số hình thức khác.
Biện pháp được lựa chọn phải phù hợp với loại tài sản và nghĩa vụ cần bảo đảm. Hợp đồng nên xác định rõ khoản nợ, phạm vi bảo đảm và cách xử lý khi bên mua vi phạm.
Cần lưu ý rằng việc ghi cụm từ “thế chấp nợ” trong hợp đồng chưa đủ để tạo ra một giao dịch thế chấp hợp lệ. Các bên phải xác định tài sản nào được dùng để bảo đảm và thực hiện đúng thủ tục pháp luật.
2. Điều khoản thế chấp và bảo đảm công nợ trong hợp đồng mua bán vật liệu xây dựng
2.1. Phân biệt thế chấp tài sản với bảo đảm nghĩa vụ trả nợ
Theo Bộ luật Dân sự năm 2015, thế chấp tài sản là việc một bên dùng tài sản thuộc quyền của mình để bảo đảm thực hiện nghĩa vụ. Tài sản thế chấp thường vẫn do bên thế chấp nắm giữ, trừ trường hợp có thỏa thuận hoặc quy định khác.
Trong giao dịch mua bán vật liệu, bên mua có thể dùng nhà đất hoặc tài sản phù hợp khác để bảo đảm khoản tiền hàng phải trả. Việc thế chấp phải đáp ứng điều kiện pháp luật và yêu cầu về hình thức đối với từng loại tài sản.
Ngoài thế chấp, các bên có thể xem xét bảo lãnh hoặc biện pháp bảo đảm khác. Chẳng hạn, một bên thứ ba có thể cam kết thực hiện nghĩa vụ nếu bên mua không thanh toán đúng hạn, theo phạm vi bảo lãnh đã thỏa thuận.
Mỗi biện pháp có điều kiện và hậu quả pháp lý riêng. Vì vậy, các bên nên xác định đúng hình thức thay vì chỉ ghi chung rằng khoản nợ được “thế chấp”.
2.2. Nội dung cần có trong điều khoản thế chấp tài sản
Điều khoản bảo đảm cần thể hiện rõ nghĩa vụ được bảo đảm và tài sản dùng để bảo đảm. Các nội dung quan trọng gồm:
- Thông tin bên có nghĩa vụ và bên nhận bảo đảm.
- Số tiền nợ hoặc cách xác định giá trị nghĩa vụ.
- Thời hạn thanh toán và thời điểm phát sinh vi phạm.
- Mô tả tài sản bảo đảm và giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng.
- Phạm vi nghĩa vụ được bảo đảm, gồm khoản nợ gốc và các khoản khác nếu có thỏa thuận hợp pháp.
- Quyền, nghĩa vụ của các bên trong thời gian bảo đảm.
- Điều kiện và phương thức xử lý tài sản khi nghĩa vụ không được thực hiện.
- Trách nhiệm chịu chi phí liên quan đến việc xác lập và xử lý biện pháp bảo đảm.
Thông tin tài sản cần chính xác và thống nhất với giấy tờ pháp lý. Nếu tài sản thuộc sở hữu chung, cần xem xét quyền của những người đồng sở hữu và yêu cầu về sự đồng ý.
Các bên cũng nên quy định cách xử lý khi khoản nợ được thanh toán một phần. Điều khoản này giúp làm rõ phạm vi nghĩa vụ còn được bảo đảm.
2.3. Kiểm tra tài sản trước khi nhận thế chấp
Trước khi nhận tài sản bảo đảm, bên bán nên kiểm tra quyền của bên đưa tài sản ra bảo đảm. Việc kiểm tra giúp hạn chế rủi ro khi cần xử lý tài sản để thu hồi công nợ.
Đối với nhà đất, cần rà soát giấy chứng nhận và thông tin đăng ký liên quan. Các bên cũng nên xác minh tình trạng tranh chấp, hạn chế quyền hoặc giao dịch bảo đảm đã tồn tại.
Nếu tài sản thuộc sở hữu chung, việc thế chấp phải đáp ứng điều kiện pháp luật đối với tài sản đó. Không nên chỉ dựa vào cam kết của một người khi chưa xác định đầy đủ quyền định đoạt.
Với tài sản là máy móc, phương tiện hoặc hàng hóa, cần mô tả đủ đặc điểm để nhận diện. Hồ sơ cũng cần thể hiện căn cứ xác định quyền sở hữu và tình trạng pháp lý của tài sản.
>>> Xem thêm: Tặng cho nhà đất giữa cha mẹ và con cần xem xét giấy tờ, quan hệ nhân thân và nghĩa vụ liên quan; tham khảo dịch vụ sang tên sổ đỏ cho con
3. Cách xây dựng điều khoản thanh toán chậm và xử lý nợ quá hạn
3.1. Quy định thời hạn và phương thức thanh toán
Hợp đồng mua bán vật liệu xây dựng nên quy định cụ thể lịch thanh toán. Các bên có thể chọn thanh toán theo từng đợt giao hàng hoặc theo mốc thời gian nhất định.
Nếu công trình sử dụng vật liệu liên tục, nên lập bảng theo dõi công nợ. Mỗi lần giao hàng cần có chứng từ xác nhận số lượng và giá trị hàng hóa. Hai bên cũng nên thống nhất thời điểm chốt số liệu.
Hợp đồng cần nêu rõ phương thức thanh toán và tài khoản nhận tiền nếu thanh toán qua ngân hàng. Với khoản thanh toán theo tiến độ, nên xác định điều kiện để đến hạn trả tiền.
Việc quy định rõ thời điểm đến hạn giúp hạn chế tranh chấp. Các bên cũng dễ xác định thời gian chậm trả và số tiền còn phải thanh toán.
3.2. Lãi chậm trả và trách nhiệm khi vi phạm
Nếu bên mua không thanh toán đúng hạn, bên bán có thể yêu cầu thực hiện nghĩa vụ theo hợp đồng và pháp luật. Việc tính lãi chậm trả cần căn cứ vào thỏa thuận hợp pháp và quy định áp dụng.
Đối với giao dịch thuộc phạm vi điều chỉnh của pháp luật thương mại, cần xem xét quy định về tiền lãi do chậm thanh toán. Nếu giao dịch chịu sự điều chỉnh của Bộ luật Dân sự, các quy định tương ứng về nghĩa vụ trả tiền cũng cần được xem xét.
Hợp đồng nên ghi rõ cách xác định khoản lãi, thời gian tính và thời điểm bắt đầu tính. Điều khoản cần phù hợp với pháp luật áp dụng, tránh đặt ra mức lãi trái quy định.
Ngoài tiền lãi, các bên có thể thỏa thuận về phạt vi phạm nếu đáp ứng điều kiện pháp luật. Tuy nhiên, điều kiện áp dụng và giới hạn mức phạt có thể khác nhau tùy loại giao dịch. Vì vậy, cần xác định đúng quan hệ pháp luật trước khi soạn điều khoản.
3.3. Xử lý khi bên mua không trả nợ
Khi bên mua quá hạn thanh toán, bên bán nên gửi thông báo bằng văn bản. Thông báo cần nêu số tiền còn nợ, thời hạn thanh toán và căn cứ yêu cầu trả nợ.
Hai bên có thể đối chiếu công nợ để xác nhận nghĩa vụ thực tế. Nếu bên mua thừa nhận khoản nợ, nên lập biên bản hoặc văn bản xác nhận rõ số tiền và lịch trả.
Nếu khoản nợ đã được bảo đảm bằng tài sản, việc xử lý tài sản phải tuân thủ thỏa thuận và quy định pháp luật. Không nên tự ý chiếm giữ hoặc bán tài sản khi chưa đáp ứng điều kiện xử lý.
Trường hợp thương lượng không thành, bên bán có thể cân nhắc khởi kiện tại cơ quan có thẩm quyền. Hồ sơ cần có hợp đồng, chứng từ giao hàng, hóa đơn, biên bản đối chiếu công nợ và tài liệu liên quan.
3.4. Chứng từ cần lưu giữ để bảo vệ quyền lợi
Chứng từ là căn cứ quan trọng khi giải quyết tranh chấp công nợ. Bên bán nên lưu hợp đồng, phụ lục, đơn đặt hàng và chứng từ giao nhận hàng.
Hóa đơn, phiếu xuất kho và biên bản đối chiếu công nợ cũng cần được bảo quản. Nếu hai bên trao đổi qua thư điện tử hoặc phương tiện điện tử khác, nên lưu lại nội dung liên quan.
Đối với tài sản bảo đảm, cần lưu hợp đồng bảo đảm và giấy tờ về tài sản. Nếu pháp luật yêu cầu đăng ký biện pháp bảo đảm, cần giữ chứng từ đăng ký tương ứng.
Hồ sơ đầy đủ giúp chứng minh nghĩa vụ và số tiền còn nợ. Đây cũng là cơ sở để xác định quyền của bên bán khi yêu cầu thanh toán hoặc xử lý tài sản bảo đảm.
4. Những lưu ý pháp lý khi ký hợp đồng mua bán vật liệu xây dựng trả chậm
4.1. Xác định đúng chủ thể ký kết hợp đồng
Trước khi ký hợp đồng, các bên cần kiểm tra thông tin pháp lý của đối tác. Nếu bên mua hoặc bên bán là doanh nghiệp, cần xác minh người ký có thẩm quyền đại diện hay không.
Trường hợp người ký được ủy quyền, cần kiểm tra văn bản ủy quyền và phạm vi đại diện. Việc ký vượt quá thẩm quyền có thể dẫn đến tranh chấp về hiệu lực hoặc trách nhiệm thực hiện hợp đồng.
Thông tin doanh nghiệp, mã số thuế và địa chỉ giao dịch cần được ghi chính xác. Các bên cũng nên thống nhất đầu mối nhận thông báo về công nợ.
4.2. Thực hiện đúng hình thức và thủ tục đối với tài sản bảo đảm
Không phải mọi thỏa thuận bảo đảm đều có cùng yêu cầu về hình thức. Một số giao dịch cần lập thành văn bản riêng. Một số trường hợp còn phải công chứng, chứng thực hoặc đăng ký theo quy định.
Đối với thế chấp quyền sử dụng đất hoặc tài sản gắn liền với đất, các bên cần kiểm tra yêu cầu pháp luật áp dụng. Việc đăng ký có thể ảnh hưởng đến hiệu lực đối kháng với người thứ ba và thứ tự ưu tiên thanh toán.
Vì vậy, không nên chỉ ghi điều khoản thế chấp trong hợp đồng mua bán rồi cho rằng mọi thủ tục đã hoàn tất. Cần xác định giao dịch bảo đảm có phải lập thành hợp đồng riêng hay không. Đồng thời, phải thực hiện các thủ tục bắt buộc nếu có.
4.3. Quy định rõ thứ tự ưu tiên và phương thức xử lý tài sản
Khi một tài sản được dùng để bảo đảm nhiều nghĩa vụ, khả năng thu hồi nợ có thể bị ảnh hưởng. Bên bán nên kiểm tra thông tin về các biện pháp bảo đảm đã đăng ký, nếu có.
Hợp đồng cần xác định cách xử lý tài sản khi bên mua không trả nợ. Phương thức xử lý phải phù hợp với thỏa thuận và quy định pháp luật.
Nếu số tiền thu được từ việc xử lý tài sản không đủ thanh toán toàn bộ nghĩa vụ, phần còn thiếu cần được giải quyết theo quy định và thỏa thuận hợp pháp. Ngược lại, việc xử lý tài sản cũng phải bảo đảm quyền lợi của các bên liên quan.
Các điều khoản rõ ràng giúp giảm nguy cơ tranh chấp khi khoản nợ quá hạn. Đồng thời, chúng tạo căn cứ để các bên thực hiện quyền và nghĩa vụ.
4.4. Cân nhắc tư vấn pháp lý trước khi ký
Giao dịch mua bán vật liệu trả chậm thường có nhiều đợt giao hàng và khoản công nợ phát sinh. Nếu không kiểm soát hồ sơ, việc xác định số tiền phải trả có thể gặp khó khăn.
Trước khi ký, các bên nên rà soát điều khoản thanh toán, lãi chậm trả và trách nhiệm vi phạm. Nếu có tài sản bảo đảm, cần kiểm tra quyền đối với tài sản và thủ tục cần thực hiện.
Việc rà soát trước giúp phát hiện điều khoản chưa rõ ràng. Các bên cũng có thể điều chỉnh hợp đồng để phù hợp với giao dịch thực tế.
Khi cần công chứng hoặc tư vấn về văn bản liên quan, nên chuẩn bị hồ sơ đầy đủ. Điều này giúp quá trình kiểm tra và thực hiện thủ tục thuận lợi hơn.
>>> Xem thêm: Một chút chuẩn bị hôm nay có thể giúp quá trình làm giấy tờ thuận lợi hơn tại văn phòng công chứng
Kết luận
Một hợp đồng mua bán vật liệu xây dựng có điều khoản thanh toán chậm cần xác định rõ thời hạn trả tiền, công nợ và trách nhiệm khi vi phạm. Nếu dùng tài sản để bảo đảm khoản nợ, các bên phải lựa chọn đúng biện pháp và thực hiện đầy đủ thủ tục pháp luật. Hợp đồng rõ ràng cùng chứng từ giao nhận đầy đủ sẽ giúp hạn chế rủi ro và bảo vệ quyền lợi của các bên.
Nếu cần hỗ trợ rà soát hồ sơ, tư vấn nội dung hợp đồng hoặc thực hiện thủ tục công chứng liên quan, bạn có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, hướng dẫn theo quy định pháp luật hiện hành.
>>> Xem thêm: Đừng xem nhẹ khâu chuẩn bị hồ sơ; tìm hiểu dịch vụ công chứng trước sẽ giúp bạn chủ động hơn
>>> Xem thêm: Đang gấp rút hoàn thiện giấy tờ? Hãy kiểm tra yêu cầu chứng thực trước khi lên đường
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com