Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuThẩm quyền chứng thực chữ ký là vấn đề cần được xác định trước khi thực hiện thủ tục. Chứng thực đúng thẩm quyền giúp văn bản được lập và sử dụng đúng quy định.
Theo quy định hiện hành, Chủ tịch UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản. Một số chủ thể khác cũng có thẩm quyền chứng thực theo phạm vi được pháp luật quy định.
Nếu một chủ thể thực hiện chứng thực ngoài phạm vi được giao, thủ tục có thể phát sinh vấn đề pháp lý. Người dân cũng có nguy cơ phải thực hiện lại hồ sơ.
Vậy khi nào việc chứng thực chữ ký bị coi là vượt quá thẩm quyền? Ai được thực hiện thủ tục này? Những trường hợp nào cần đặc biệt lưu ý? Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn.
>>> Xem thêm: Chứng thực chữ ký trên bản dịch: Bắt buộc người dịch phải đăng ký mẫu chữ ký?
1. Thẩm quyền chứng thực chữ ký được quy định như thế nào?
1.1. Chứng thực chữ ký là gì?
Chứng thực chữ ký là việc người có thẩm quyền xác nhận chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực của chữ ký. Người yêu cầu chứng thực chịu trách nhiệm về nội dung văn bản mà mình ký.
Vì vậy, chứng thực chữ ký không phải là việc xác nhận mọi thông tin trong văn bản. Đây là điểm người dân cần phân biệt khi thực hiện thủ tục.
Người yêu cầu cũng cần kiểm tra đúng loại thủ tục. Chứng thực chữ ký khác với chứng thực bản sao hoặc chứng thực giao dịch.
1.2. Ai có thẩm quyền chứng thực chữ ký?
Theo quy định hiện hành, Chủ tịch UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản. Thẩm quyền này được quy định tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP và đã được sửa đổi bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP.
Ngoài UBND cấp xã, công chứng viên của Phòng công chứng và Văn phòng công chứng cũng là người thực hiện chứng thực theo quy định. Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự tại Cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài cũng thuộc nhóm chủ thể được thực hiện chứng thực trong phạm vi pháp luật cho phép.
Như vậy, không phải bất kỳ cá nhân hoặc tổ chức nào cũng có quyền chứng thực chữ ký. Thẩm quyền phải được xác định dựa trên quy định pháp luật.
1.3. Chứng thực chữ ký có phụ thuộc nơi cư trú không?
Từ ngày 01/11/2025, chứng thực chữ ký không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.
Quy định này được thể hiện tại khoản 5 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, sau khi được sửa đổi bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP.
Điều đó có nghĩa người dân không nhất thiết phải chứng thực chữ ký tại nơi mình đăng ký cư trú.
Tuy nhiên, việc không giới hạn nơi cư trú không đồng nghĩa với việc mọi nơi đều có thẩm quyền. Người dân vẫn cần lựa chọn đúng cơ quan hoặc người có thẩm quyền.
1.4. Người được ủy quyền hoặc phân công có được thực hiện chứng thực không?
Quy định hiện hành có cơ chế ủy quyền hoặc phân công thực hiện nhiệm vụ chứng thực trong phạm vi pháp luật cho phép.
Nghị định 280/2025/NĐ-CP xác định người thực hiện chứng thực gồm Chủ tịch UBND cấp xã và người được ủy quyền hoặc phân công theo quy định.
Tuy nhiên, việc ủy quyền hoặc phân công phải có căn cứ hợp pháp. Không phải cán bộ nào làm việc tại UBND cấp xã cũng mặc nhiên có quyền chứng thực.
Do đó, cần phân biệt giữa chức vụ công tác và thẩm quyền thực hiện thủ tục. Đây là vấn đề quan trọng khi xác định một văn bản có được chứng thực đúng thẩm quyền hay không.
2. Khi nào chứng thực chữ ký bị coi là vượt quá thẩm quyền?
2.1. Người thực hiện không thuộc chủ thể có thẩm quyền
Trường hợp đầu tiên cần lưu ý là người ký chứng thực không thuộc nhóm chủ thể được pháp luật giao thẩm quyền.
Một cá nhân làm dịch vụ giấy tờ không thể tự mình chứng thực chữ ký. Nhân viên của một doanh nghiệp cũng không đương nhiên có quyền thực hiện thủ tục này.
Việc đóng dấu của một tổ chức không có thẩm quyền cũng không làm phát sinh giá trị chứng thực.
Vì vậy, người dân cần xác định rõ đơn vị và người trực tiếp thực hiện trước khi ký giấy tờ.
2.2. Thực hiện chứng thực ngoài phạm vi được giao
Một người có thẩm quyền cũng không được thực hiện mọi loại thủ tục một cách không giới hạn.
Pháp luật quy định phạm vi công việc của từng chủ thể. Nếu thực hiện ngoài phạm vi đó, việc chứng thực có thể không bảo đảm yêu cầu pháp lý.
Ví dụ, một chủ thể được giao thực hiện một nhiệm vụ nhất định không đồng nghĩa với việc có thể thực hiện mọi thủ tục chứng thực khác.
Người dân nên kiểm tra đúng loại thủ tục trước khi yêu cầu chứng thực. Điều này giúp tránh nhầm lẫn giữa chứng thực chữ ký và các hình thức chứng thực khác.
2.3. Chứng thực khi người thực hiện không có căn cứ về thẩm quyền
Thẩm quyền chứng thực không chỉ phụ thuộc vào địa điểm. Người thực hiện còn phải thuộc chủ thể được pháp luật giao nhiệm vụ.
Nếu không có căn cứ về việc được ủy quyền hoặc phân công, việc một cá nhân tự nhận thực hiện chứng thực có thể gây rủi ro.
Đây là lý do người dân không nên chỉ dựa vào chức danh hoặc vị trí của người tiếp nhận hồ sơ.
Khi cần thiết, có thể hỏi rõ ai là người thực hiện chứng thực. Thông tin này giúp xác định thủ tục được tiến hành đúng quy định.
2.4. Nhầm lẫn giữa chứng thực chữ ký và công chứng
Chứng thực chữ ký và công chứng là hai hoạt động pháp lý khác nhau.
Chứng thực chữ ký tập trung vào việc xác nhận chữ ký của người yêu cầu. Công chứng viên khi công chứng hợp đồng, giao dịch sẽ thực hiện công chứng theo quy định của pháp luật về công chứng.
Không phải văn bản nào cũng có thể lựa chọn tùy ý giữa hai thủ tục. Việc lựa chọn phụ thuộc vào bản chất văn bản và yêu cầu pháp luật.
Nếu thực hiện sai loại thủ tục, giấy tờ có thể không đáp ứng yêu cầu của nơi tiếp nhận.
>>> Xem thêm: Một văn phòng công chứng phù hợp không chỉ giúp công chứng mà còn hỗ trợ bạn chuẩn bị hồ sơ
3. Những trường hợp cần kiểm tra trước khi chứng thực chữ ký
3.1. Kiểm tra người thực hiện chứng thực
Trước khi ký, người dân nên xác định người trực tiếp thực hiện thủ tục.
Nếu thực hiện tại UBND cấp xã, cần xác định thủ tục được tiếp nhận và thực hiện theo đúng thẩm quyền. Nếu thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng, cần xác định người thực hiện là công chứng viên có thẩm quyền.
Việc kiểm tra này không mất nhiều thời gian. Tuy nhiên, nó giúp hạn chế rủi ro về sau.
Đặc biệt, không nên giao giấy tờ cho cá nhân tự nhận có thể “làm chứng thực” bên ngoài quy trình.
3.2. Kiểm tra giấy tờ tùy thân
Người yêu cầu chứng thực cần cung cấp giấy tờ nhận dạng theo quy định hiện hành.
Nghị định 280/2025/NĐ-CP đã cập nhật các loại giấy tờ có thể sử dụng trong hồ sơ chứng thực. Trong đó có Căn cước điện tử, Thẻ căn cước, Giấy chứng nhận căn cước, Hộ chiếu và một số giấy tờ xuất nhập cảnh còn giá trị.
Một số giấy tờ đã được tích hợp trên VNeID có thể được khai thác theo quy định. Khi đó, người yêu cầu có thể không phải xuất trình lại giấy tờ đã có thông tin tương ứng.
Người dân nên kiểm tra trước loại giấy tờ cần mang theo. Điều này giúp quá trình tiếp nhận hồ sơ thuận lợi hơn.
3.3. Kiểm tra nội dung văn bản cần ký
Người dân cần đọc kỹ văn bản trước khi ký. Nội dung phải phù hợp với mục đích sử dụng.
Không nên ký vào văn bản còn bỏ trống những thông tin quan trọng. Cũng không nên ký khi chưa hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của mình.
Người yêu cầu chứng thực chịu trách nhiệm về nội dung văn bản mà mình ký. Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực của chữ ký.
Hai trách nhiệm này cần được phân biệt rõ. Chứng thực chữ ký không thay thế việc kiểm tra nội dung của người ký.
3.4. Kiểm tra các trường hợp không được chứng thực chữ ký
Pháp luật quy định một số trường hợp không được chứng thực chữ ký.
Theo quy định về chứng thực chữ ký, người thực hiện không chứng thực nếu tại thời điểm chứng thực người yêu cầu không nhận thức hoặc không làm chủ được hành vi của mình. Trường hợp giấy tờ nhận dạng không còn giá trị hoặc có dấu hiệu giả mạo cũng thuộc nhóm cần từ chối.
Ngoài ra, nội dung văn bản thuộc trường hợp pháp luật không cho phép chứng thực chữ ký cũng cần được kiểm tra.
Do đó, việc có đúng thẩm quyền thôi chưa đủ. Người thực hiện còn phải kiểm tra điều kiện của hồ sơ.
3.5. Kiểm tra việc ký trước mặt người thực hiện
Chứng thực chữ ký yêu cầu kiểm tra chữ ký của chính người yêu cầu.
Theo quy định, người yêu cầu phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Vì vậy, người dân không nên ký khống rồi giao văn bản cho người khác mang đi chứng thực.
Nếu một dịch vụ cam kết chứng thực chữ ký mà không cần người ký thực hiện theo quy trình, cần đặc biệt thận trọng.
4. Làm gì khi phát hiện chứng thực chữ ký vượt quá thẩm quyền?
4.1. Không tiếp tục sử dụng văn bản khi có nghi vấn
Nếu phát hiện văn bản có dấu hiệu được chứng thực không đúng thẩm quyền, người dân nên tạm dừng sử dụng.
Không nên tiếp tục nộp văn bản cho các cơ quan hoặc tổ chức khác khi chưa xác minh.
Việc sử dụng giấy tờ khi chưa rõ tính hợp lệ có thể làm phát sinh thêm vấn đề.
Trước hết, cần xác định nơi thực hiện và người ký chứng thực. Đây là cơ sở để kiểm tra lại thủ tục.
4.2. Xác minh với cơ quan hoặc tổ chức thực hiện
Người dân có thể liên hệ nơi được ghi trên văn bản chứng thực.
Nội dung cần xác minh gồm nơi thực hiện, người thực hiện và thời điểm chứng thực. Nếu cần, có thể cung cấp bản chụp hoặc thông tin trên văn bản để được kiểm tra.
Việc xác minh nên thực hiện với nguồn chính thức. Không nên chỉ hỏi lại người cung cấp dịch vụ trung gian.
Cách này giúp xác định rõ văn bản có được lập theo đúng quy trình hay không.
4.3. Thực hiện lại thủ tục nếu văn bản không hợp lệ
Nếu xác định việc chứng thực trước đó không đúng thẩm quyền, người dân cần hỏi nơi có thẩm quyền về phương án xử lý.
Tùy từng trường hợp, có thể phải lập lại văn bản. Người yêu cầu cũng có thể phải thực hiện lại thủ tục chứng thực.
Không nên tự sửa con dấu, lời chứng hoặc thông tin trên văn bản cũ.
Một văn bản mới được thực hiện đúng quy trình sẽ giúp hồ sơ rõ ràng hơn.
4.4. Lưu giữ tài liệu và thông tin liên quan
Khi phát sinh vấn đề, người dân nên giữ lại giấy tờ đã nhận.
Các thông tin như biên nhận, tin nhắn, hóa đơn và nội dung trao đổi cũng nên được lưu giữ.
Những tài liệu này có thể giúp xác định quá trình thực hiện thủ tục.
Nếu vụ việc phát sinh tranh chấp hoặc hậu quả pháp lý, người dân có thể sử dụng các tài liệu này để làm rõ sự việc.
4.5. Chủ động hỏi trước khi thực hiện chứng thực
Nếu chưa chắc nơi nào có thẩm quyền, người dân nên hỏi trước.
Có thể liên hệ trực tiếp với UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng có thực hiện chứng thực để được hướng dẫn.
Việc hỏi trước giúp xác định đúng thủ tục. Đồng thời, người dân cũng biết cần chuẩn bị những giấy tờ nào.
Đây là cách đơn giản để hạn chế nguy cơ thực hiện chứng thực sai thẩm quyền.
>>> Xem thêm: Một câu hỏi được nhiều người quan tâm: Chi phí công chứng mua bán nhà đất được tính thế nào?
Kết luận
Thẩm quyền chứng thực chữ ký cần được xác định dựa trên chủ thể thực hiện và phạm vi công việc được pháp luật giao. Theo quy định hiện hành, Chủ tịch UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản. Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng và viên chức lãnh sự cũng có thẩm quyền trong phạm vi pháp luật quy định.
Việc chứng thực không đúng chủ thể hoặc vượt quá phạm vi thẩm quyền có thể khiến hồ sơ phát sinh vấn đề. Người dân nên kiểm tra nơi thực hiện trước khi ký. Đồng thời, cần bảo đảm văn bản và giấy tờ nhận dạng đáp ứng điều kiện theo quy định.
Nếu phát hiện văn bản có dấu hiệu được chứng thực không đúng thẩm quyền, không nên tiếp tục sử dụng ngay. Người dân nên xác minh với nơi thực hiện. Trường hợp cần thiết, có thể thực hiện lại thủ tục tại nơi có thẩm quyền.
Nếu cần được tư vấn về hồ sơ, điều kiện và thẩm quyền chứng thực chữ ký, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra giấy tờ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Những hồ sơ đặc thù thường cần người xử lý am hiểu nhiều ngôn ngữ qua dịch thuật đa ngôn ngữ
>>> Xem thêm: Thủ tục tưởng quen thuộc nhưng vẫn có nhiều điều ít người biết về công chứng dịch thuật
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com