Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuHết hạn bản chứng thực chữ ký là vấn đề nhiều người quan tâm khi sử dụng giấy tờ đã được chứng thực trong thời gian dài. Không ít trường hợp cho rằng bản chứng thực đã thực hiện thì có thể sử dụng vô thời hạn. Tuy nhiên, trên thực tế, thời gian sử dụng của giấy tờ còn phụ thuộc vào mục đích và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.
Cần phân biệt giữa thời hạn của chứng thực chữ ký và thời hạn sử dụng của văn bản có chữ ký được chứng thực. Chứng thực chữ ký chủ yếu xác nhận chữ ký là của người yêu cầu. Việc chứng thực không mặc nhiên tạo ra một thời hạn chung áp dụng cho mọi loại giấy tờ.
Khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan hoặc tổ chức có thể yêu cầu giấy tờ được chứng thực trong một khoảng thời gian nhất định. Nếu sử dụng bản chứng thực đã quá thời gian được chấp nhận, hồ sơ có thể bị yêu cầu bổ sung hoặc thực hiện lại thủ tục.
Vậy bản chứng thực chữ ký có thực sự hết hạn không? Dùng bản chứng thực quá thời hạn có thể gây ra những tác hại gì? Khi nào cần chứng thực lại chữ ký? Nội dung dưới đây sẽ giúp làm rõ những vấn đề này.
>>> Xem thêm: Những sai lầm phổ biến khi khai báo thông tin chứng thực chữ ký
1. Bản chứng thực chữ ký có thời hạn sử dụng không?
1.1. Chứng thực chữ ký không mặc nhiên có thời hạn chung
Chứng thực chữ ký nhằm xác nhận chữ ký trên giấy tờ, văn bản là của người yêu cầu chứng thực.
Pháp luật về chứng thực không quy định một thời hạn chung rằng mọi chứng thực chữ ký chỉ có giá trị trong một số tháng hoặc một số năm nhất định.
Do đó, không nên hiểu rằng cứ qua một khoảng thời gian nhất định thì mọi chứng thực chữ ký đều tự động mất giá trị.
Việc giấy tờ có được tiếp tục sử dụng hay không còn phụ thuộc vào nội dung văn bản và yêu cầu của nơi tiếp nhận.
1.2. Cần phân biệt thời hạn của văn bản và chứng thực chữ ký
Một văn bản có chữ ký được chứng thực có thể có thời hạn sử dụng riêng.
Chẳng hạn, giấy tờ được lập để thực hiện một thủ tục hành chính có thể phải đáp ứng yêu cầu về thời điểm cấp hoặc thời điểm chứng thực. Một số hồ sơ khác lại quy định giấy tờ phải được chứng thực trong khoảng thời gian nhất định.
Như vậy, thời hạn được yêu cầu có thể xuất phát từ thủ tục sử dụng văn bản. Đây không nhất thiết là thời hạn của chính hoạt động chứng thực chữ ký.
Việc phân biệt hai vấn đề này giúp người dân tránh nhầm lẫn khi chuẩn bị hồ sơ.
1.3. Cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu chứng thực lại
Trong một số trường hợp, cơ quan hoặc tổ chức tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu bản chứng thực được thực hiện trong thời gian nhất định.
Nếu bản chứng thực đã quá thời gian được chấp nhận, người dân có thể phải thực hiện lại thủ tục.
Yêu cầu này có thể xuất phát từ quy định chuyên ngành hoặc quy trình tiếp nhận hồ sơ của từng cơ quan.
Vì vậy, trước khi sử dụng bản chứng thực cũ, người dân nên kiểm tra yêu cầu cụ thể của nơi tiếp nhận.
1.4. Không nên tự suy đoán rằng bản chứng thực đã mất giá trị
Việc một bản chứng thực đã được thực hiện từ lâu không đồng nghĩa với việc nó đương nhiên vô hiệu.
Ngược lại, cũng không nên cho rằng bản chứng thực cũ chắc chắn được chấp nhận trong mọi hồ sơ.
Khả năng sử dụng phụ thuộc vào loại giấy tờ, nội dung văn bản và mục đích sử dụng.
Khi có nghi ngờ, cách an toàn là kiểm tra yêu cầu của cơ quan tiếp nhận trước khi nộp hồ sơ.
2. Tác hại của việc sử dụng bản chứng thực chữ ký quá thời hạn
2.1. Hồ sơ có thể bị từ chối tiếp nhận
Một trong những rủi ro dễ gặp nhất là hồ sơ không được tiếp nhận do giấy tờ không đáp ứng yêu cầu về thời hạn.
Trong trường hợp cơ quan tiếp nhận quy định bản chứng thực phải được thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định, bản đã quá thời hạn có thể không được chấp nhận.
Người dân khi đó có thể phải bổ sung giấy tờ hoặc thực hiện lại chứng thực.
Điều này làm phát sinh thêm thời gian và công sức.
2.2. Có thể phải thực hiện lại thủ tục chứng thực
Nếu bản chứng thực cũ không còn phù hợp với yêu cầu của hồ sơ, người dân có thể phải chuẩn bị lại văn bản.
Sau đó, người yêu cầu tiếp tục thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký theo quy định.
Việc này đặc biệt bất tiện khi văn bản cần có sự tham gia của nhiều người. Trường hợp người ký đang ở xa hoặc không thể trực tiếp thực hiện thủ tục, thời gian xử lý có thể kéo dài hơn.
Vì vậy, kiểm tra thời hạn trước khi sử dụng luôn là bước cần thiết.
2.3. Hồ sơ có thể bị kéo dài thời gian giải quyết
Việc sử dụng giấy tờ không phù hợp có thể khiến hồ sơ phải bổ sung.
Mỗi lần bổ sung tài liệu đều có thể làm kéo dài quá trình xử lý. Điều này đặc biệt đáng lưu ý đối với hồ sơ có thời hạn giải quyết hoặc liên quan đến giao dịch cần hoàn tất sớm.
Người dân có thể phải đi lại nhiều lần để hoàn thiện giấy tờ.
Do đó, việc kiểm tra tính phù hợp của bản chứng thực trước khi nộp hồ sơ giúp hạn chế những phát sinh không cần thiết.
2.4. Có thể ảnh hưởng đến tiến độ giao dịch
Một số giấy tờ được chứng thực chữ ký được sử dụng trong các giao dịch dân sự, hồ sơ tài chính hoặc thủ tục hành chính.
Nếu bản chứng thực không được chấp nhận, giao dịch có thể phải tạm dừng để hoàn thiện lại hồ sơ.
Điều này có thể ảnh hưởng đến kế hoạch của các bên. Trong giao dịch có thời hạn, việc chậm hoàn thiện giấy tờ còn có thể phát sinh những vấn đề khác.
Vì vậy, không nên sử dụng bản chứng thực cũ mà chưa kiểm tra yêu cầu của bên tiếp nhận.
2.5. Có thể phát sinh thêm chi phí
Việc phải thực hiện lại thủ tục có thể khiến người dân phát sinh chi phí đi lại, sao chụp, dịch thuật hoặc các chi phí liên quan khác.
Nếu văn bản được lập bằng tiếng nước ngoài, việc chuẩn bị lại tài liệu còn có thể kéo theo nhu cầu dịch thuật.
Những khoản phát sinh này có thể không lớn trong từng trường hợp. Tuy nhiên, chúng gây mất thời gian và làm tăng công sức hoàn thiện hồ sơ.
>>> Xem thêm: Đừng để một lựa chọn thiếu thông tin làm chậm cả kế hoạch của bạn tại văn phòng công chứng
3. Khi nào cần kiểm tra hoặc thực hiện lại chứng thực chữ ký?
3.1. Khi cơ quan tiếp nhận quy định thời hạn cụ thể
Đây là trường hợp cần đặc biệt lưu ý.
Nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu giấy tờ được chứng thực trong thời gian nhất định, người dân cần tuân thủ đúng yêu cầu đó.
Bản chứng thực đã quá thời hạn có thể không đáp ứng điều kiện của hồ sơ.
Khi đó, việc thực hiện lại chứng thực là phương án phù hợp nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu.
3.2. Khi nội dung văn bản đã thay đổi
Nếu nội dung văn bản đã được sửa đổi, bổ sung, bản chứng thực cũ không nên tiếp tục sử dụng cho nội dung mới.
Việc thay đổi nội dung có thể làm thay đổi ý nghĩa của văn bản và phạm vi trách nhiệm của người ký.
Trong trường hợp cần sử dụng văn bản mới, người dân nên chuẩn bị lại tài liệu và thực hiện thủ tục phù hợp.
Không nên tự ý sửa nội dung trên văn bản đã được chứng thực.
3.3. Khi chữ ký hoặc thông tin cá nhân có sự thay đổi
Thông tin cá nhân trên giấy tờ cần thống nhất với người yêu cầu chứng thực.
Nếu thông tin về họ tên, giấy tờ tùy thân hoặc các dữ liệu liên quan có sự thay đổi, người dân nên kiểm tra lại yêu cầu của nơi tiếp nhận.
Không nên sử dụng bản chứng thực cũ nếu giấy tờ không còn phù hợp với thông tin hiện tại.
Trong trường hợp cần thiết, người dân có thể được yêu cầu thực hiện lại thủ tục.
3.4. Khi văn bản được sử dụng cho mục đích khác
Một bản chứng thực được lập để phục vụ một hồ sơ nhất định không phải lúc nào cũng phù hợp với một thủ tục khác.
Mỗi cơ quan tiếp nhận có thể có yêu cầu riêng về thành phần hồ sơ.
Vì vậy, trước khi sử dụng bản chứng thực cũ cho mục đích mới, cần kiểm tra điều kiện của thủ tục tương ứng.
Không nên mặc nhiên sử dụng cùng một bản chứng thực cho mọi loại hồ sơ.
3.5. Khi bên tiếp nhận yêu cầu bản chứng thực mới
Đây là trường hợp khá rõ ràng.
Nếu cơ quan, tổ chức hoặc đối tác yêu cầu bản chứng thực mới, người dân nên thực hiện theo yêu cầu để tránh hồ sơ bị trả lại.
Việc kiểm tra trước giúp xác định chính xác loại giấy tờ cần chuẩn bị.
Nếu chưa rõ có cần chứng thực lại hay không, người dân nên hỏi trực tiếp nơi tiếp nhận hồ sơ.
4. Cách xử lý khi bản chứng thực chữ ký đã quá thời hạn sử dụng
4.1. Kiểm tra lại yêu cầu của nơi tiếp nhận
Trước tiên, người dân cần xác định lý do bản chứng thực bị cho là quá thời hạn.
Có thể thời hạn này xuất phát từ quy định của thủ tục hoặc yêu cầu riêng của cơ quan tiếp nhận.
Không nên tự kết luận rằng bản chứng thực đã mất giá trị chỉ vì được lập từ lâu.
Việc xác định đúng nguyên nhân giúp lựa chọn cách xử lý phù hợp.
4.2. Kiểm tra lại văn bản đã được chứng thực
Người dân cần kiểm tra nội dung của văn bản.
Nếu văn bản vẫn nguyên vẹn, thông tin chưa thay đổi và nơi tiếp nhận vẫn chấp nhận, có thể không cần thực hiện lại.
Nếu nội dung đã thay đổi hoặc có yêu cầu mới, cần chuẩn bị lại văn bản.
Việc kiểm tra này giúp tránh chứng thực lại không cần thiết.
4.3. Chuẩn bị lại giấy tờ nếu phải chứng thực lần nữa
Trong trường hợp cần chứng thực lại, người yêu cầu nên chuẩn bị văn bản hoàn chỉnh.
Đồng thời, cần mang theo giấy tờ xác định nhân thân theo quy định.
Nếu văn bản có nội dung bằng tiếng nước ngoài, cần kiểm tra thêm yêu cầu về dịch thuật hoặc bản dịch.
Chuẩn bị đầy đủ từ đầu giúp quá trình thực hiện thuận lợi hơn.
4.4. Không tự ý chỉnh sửa bản chứng thực cũ
Người dân không nên tự sửa ngày tháng, nội dung hoặc thông tin trên văn bản đã được chứng thực.
Việc tự ý chỉnh sửa có thể làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của tài liệu.
Nếu phát hiện sai sót, cần liên hệ nơi thực hiện để được hướng dẫn.
Trường hợp phải lập văn bản mới, nên thực hiện lại theo đúng thủ tục.
4.5. Chủ động kiểm tra thời hạn trước khi nộp hồ sơ
Để tránh phát sinh, người dân nên kiểm tra yêu cầu về thời hạn ngay khi chuẩn bị hồ sơ.
Đặc biệt, cần chú ý những thủ tục có thời hạn nộp ngắn hoặc yêu cầu giấy tờ được chứng thực trong thời gian nhất định.
Việc kiểm tra trước giúp hạn chế nguy cơ hồ sơ bị yêu cầu bổ sung.
Đồng thời, người dân có thể chủ động sắp xếp thời gian nếu phải thực hiện lại chứng thực chữ ký.
>>> Xem thêm: Đừng chỉ quan tâm giá nhà; chi phí và thủ tục công chứng mua bán nhà đất cũng cần được tính toán
Kết luận
Hết hạn bản chứng thực chữ ký cần được hiểu đúng theo từng trường hợp. Pháp luật về chứng thực không đặt ra một thời hạn chung áp dụng cho mọi bản chứng thực chữ ký. Tuy nhiên, cơ quan hoặc tổ chức tiếp nhận hồ sơ có thể có yêu cầu riêng về thời điểm chứng thực hoặc thời gian sử dụng giấy tờ.
Việc sử dụng bản chứng thực không đáp ứng yêu cầu có thể khiến hồ sơ bị yêu cầu bổ sung, phải thực hiện lại thủ tục hoặc làm chậm tiến độ giải quyết. Người dân nên kiểm tra trước yêu cầu của nơi tiếp nhận và không tự ý sửa chữa văn bản đã được chứng thực.
Nếu chưa rõ hết hạn bản chứng thực chữ ký hay chưa, cần thực hiện lại chứng thực như thế nào hoặc hồ sơ có đáp ứng yêu cầu hay không, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Hồ sơ cần nộp gấp trong hôm nay? Bạn có thể tham khảo dịch thuật lấy ngay trước khi quá muộn
>>> Xem thêm: Khi thời hạn nộp hồ sơ đang đến gần, công chứng dịch thuật đúng cách càng quan trọng
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com