Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuTrách nhiệm công chứng viên chứng thực chữ ký là vấn đề được nhiều người quan tâm khi phát sinh sai sót trong quá trình xác nhận chữ ký trên giấy tờ, văn bản. Tuy nhiên, cần phân biệt rõ giữa hoạt động công chứng và chứng thực chữ ký. Chứng thực chữ ký là việc xác nhận chữ ký trên giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực và được thực hiện theo thẩm quyền, trình tự pháp luật quy định. Trong khi đó, công chứng viên thực hiện hoạt động công chứng theo Luật Công chứng.
Trong thực tế, việc nhầm lẫn giữa hai thủ tục có thể dẫn đến cách hiểu chưa chính xác về trách nhiệm của người thực hiện. Khi có hành vi chứng thực sai quy định, trách nhiệm có thể được xem xét dựa trên tính chất hành vi, chức danh của người thực hiện, mức độ vi phạm và hậu quả thực tế xảy ra.
Vậy công chứng viên có phải là người có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong mọi trường hợp không? Nếu việc xác nhận chữ ký được thực hiện sai quy định thì người thực hiện có thể phải chịu những trách nhiệm nào? Người bị ảnh hưởng cần làm gì để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình? Nội dung dưới đây sẽ giúp làm rõ từng vấn đề.
>>> Xem thêm: Người nước ngoài chứng thực chữ ký tại Việt Nam: Điểm nghẽn ngôn ngữ và lối thoát pháp lý.
1. Phân biệt công chứng và chứng thực chữ ký
1.1. Chứng thực chữ ký là gì?
Chứng thực chữ ký là thủ tục nhằm xác nhận chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Theo quy định về chứng thực, người yêu cầu phải thực hiện đúng các điều kiện và trình tự cần thiết trước khi người có thẩm quyền thực hiện việc chứng thực. Nghị định 23/2015/NĐ-CP là một trong những văn bản quy định về chứng thực chữ ký và các thủ tục chứng thực khác.
Bản chất của thủ tục này là xác nhận về chữ ký của người yêu cầu chứ không phải xác nhận toàn bộ nội dung của giấy tờ, văn bản là đúng pháp luật. Vì vậy, người dân cần hiểu đúng phạm vi của việc chứng thực để tránh nhầm lẫn với công chứng hợp đồng, giao dịch.
Khi thực hiện đúng quy định, việc chứng thực chữ ký giúp xác định người đã ký vào giấy tờ, văn bản và tạo cơ sở để sử dụng tài liệu trong những trường hợp pháp luật hoặc cơ quan tiếp nhận hồ sơ yêu cầu.
1.2. Công chứng khác chứng thực chữ ký như thế nào?
Công chứng là hoạt động do công chứng viên thực hiện nhằm chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự bằng văn bản hoặc tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch theo phạm vi Luật Công chứng quy định. Luật Công chứng số 46/2024/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/07/2025 và là cơ sở pháp lý hiện hành về hoạt động công chứng.
Trong khi đó, chứng thực chữ ký tập trung vào việc xác nhận chữ ký của người yêu cầu trên giấy tờ, văn bản. Vì vậy, không nên gọi mọi trường hợp xác nhận chữ ký là “công chứng chữ ký” hoặc mặc nhiên cho rằng công chứng viên là chủ thể duy nhất có thẩm quyền chứng thực chữ ký.
Việc xác định đúng loại thủ tục ngay từ đầu có ý nghĩa quan trọng, bởi mỗi thủ tục có chủ thể thực hiện, phạm vi kiểm tra và trách nhiệm pháp lý khác nhau.
1.3. Công chứng viên có phải lúc nào cũng chịu trách nhiệm về chứng thực chữ ký?
Không thể xác định trách nhiệm chỉ dựa trên chức danh “công chứng viên”. Trước hết cần xác định người đó đang thực hiện hoạt động công chứng hay một hoạt động chứng thực thuộc thẩm quyền theo quy định.
Luật Công chứng quy định công chứng viên phải tuân thủ nguyên tắc hành nghề, tôn trọng và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng, giữ bí mật thông tin và thực hiện các nghĩa vụ nghề nghiệp theo quy định.
Do đó, khi xem xét một trường hợp xác nhận chữ ký sai quy định, cần làm rõ người thực hiện là ai, thực hiện thủ tục nào, căn cứ vào văn bản pháp luật nào và sai sót phát sinh ở bước nào. Chỉ sau khi xác định đầy đủ các yếu tố này mới có thể xem xét trách nhiệm tương ứng.
2. Những trường hợp có thể phát sinh trách nhiệm khi xác nhận chữ ký sai quy định
2.1. Xác nhận chữ ký khi không đáp ứng điều kiện
Người thực hiện chứng thực phải kiểm tra các điều kiện cần thiết trước khi thực hiện thủ tục. Nếu bỏ qua bước kiểm tra và xác nhận chữ ký trong trường hợp người yêu cầu không đáp ứng điều kiện theo quy định, hành vi này có thể bị xem xét trách nhiệm tùy tính chất và mức độ vi phạm.
Việc kiểm tra không chỉ nhằm bảo đảm đúng người yêu cầu mà còn giúp hạn chế trường hợp giấy tờ được ký bởi người không có đầy đủ khả năng thực hiện hành vi theo quy định.
Vì vậy, người thực hiện thủ tục không nên chỉ dựa vào việc người yêu cầu xuất trình một loại giấy tờ tùy thân mà bỏ qua các điều kiện khác mà pháp luật yêu cầu.
2.2. Không thực hiện đúng trình tự chứng thực
Chứng thực chữ ký phải được thực hiện theo trình tự pháp luật quy định. Nếu người thực hiện bỏ qua những bước bắt buộc hoặc xác nhận khi chưa hoàn tất điều kiện cần thiết, thủ tục có thể bị xem xét về tính hợp pháp.
Một trong những yêu cầu quan trọng là phải xác định đúng người yêu cầu và chữ ký cần chứng thực. Việc ký thay, ký trước trong những trường hợp không đáp ứng yêu cầu hoặc thực hiện thủ tục thông qua người trung gian không đúng quy định có thể làm phát sinh vấn đề về tính hợp lệ.
Do đó, người thực hiện chứng thực cần tuân thủ đầy đủ quy trình thay vì chỉ tập trung vào việc hoàn thành giấy tờ trong thời gian ngắn.
2.3. Xác nhận sai thông tin hoặc thực hiện không đúng thẩm quyền
Thẩm quyền là yếu tố quan trọng khi đánh giá một thủ tục chứng thực. Một người hoặc tổ chức chỉ được thực hiện chứng thực trong phạm vi pháp luật cho phép.
Nếu một chủ thể thực hiện thủ tục vượt quá thẩm quyền hoặc xác nhận nội dung không thuộc phạm vi được phép thực hiện, văn bản có thể phát sinh vấn đề về giá trị pháp lý.
Trong trường hợp có sai sót, cần xác định cụ thể căn cứ pháp luật, thẩm quyền của người thực hiện và nội dung đã được xác nhận trước khi đưa ra kết luận về trách nhiệm.
2.4. Làm phát sinh thiệt hại cho người yêu cầu
Không phải mọi sai sót trong thủ tục đều mặc nhiên dẫn đến trách nhiệm bồi thường. Khi xem xét vấn đề này, cần đánh giá hành vi vi phạm, thiệt hại thực tế và mối quan hệ giữa hành vi với thiệt hại.
Nếu hành vi vi phạm gây thiệt hại cho cá nhân, tổ chức và có đủ căn cứ pháp lý để xác định trách nhiệm, người có hành vi vi phạm hoặc chủ thể có trách nhiệm liên quan có thể phải thực hiện nghĩa vụ khắc phục, bồi thường theo quy định áp dụng.
Vì vậy, người bị ảnh hưởng cần lưu giữ tài liệu chứng minh việc thực hiện thủ tục, nội dung giấy tờ và thiệt hại thực tế nếu có tranh chấp.
>>> Xem thêm: Muốn công chứng nhanh, rõ ràng và đúng quy định? Hãy tìm hiểu văn phòng công chứng phù hợp
3. Các dạng trách nhiệm có thể được xem xét
3.1. Trách nhiệm hành chính
Đối với hoạt động chứng thực, pháp luật có quy định về xử lý vi phạm hành chính đối với các hành vi vi phạm trong lĩnh vực chứng thực. Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về hoạt động chứng thực, trong khi các quy định xử phạt hành chính có thể được điều chỉnh, thay thế theo từng thời kỳ.
Tùy hành vi cụ thể, người vi phạm có thể bị áp dụng hình thức xử lý hành chính tương ứng nếu đáp ứng các điều kiện theo pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính.
Do đó, khi xác định trách nhiệm, cần kiểm tra văn bản xử phạt đang có hiệu lực tại thời điểm hành vi xảy ra thay vì áp dụng máy móc một mức phạt từ quy định cũ.
3.2. Trách nhiệm dân sự khi gây thiệt hại
Nếu hành vi vi phạm làm phát sinh thiệt hại thực tế cho cá nhân hoặc tổ chức, trách nhiệm dân sự có thể được đặt ra khi có đủ căn cứ theo quy định pháp luật.
Thiệt hại có thể liên quan đến tài sản, chi phí phát sinh hoặc những tổn thất khác được pháp luật công nhận tùy từng trường hợp. Người yêu cầu bồi thường cần chứng minh các yếu tố cần thiết để bảo vệ yêu cầu của mình.
Việc có phải bồi thường hay không, bồi thường cho chủ thể nào và mức bồi thường bao nhiêu phải được xác định dựa trên tình tiết cụ thể của vụ việc và căn cứ pháp luật áp dụng.
3.3. Trách nhiệm nghề nghiệp đối với công chứng viên
Đối với công chứng viên, Luật Công chứng đặt ra nhiều nghĩa vụ nghề nghiệp và nguyên tắc hành nghề, trong đó có yêu cầu tuân thủ pháp luật, khách quan, trung thực và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng. Luật Công chứng 2024 cũng quy định các hành vi bị nghiêm cấm và các nghĩa vụ của công chứng viên trong quá trình hành nghề.
Nếu công chứng viên vi phạm quy định trong hoạt động nghề nghiệp, tùy tính chất và mức độ, có thể phát sinh các hình thức xử lý tương ứng theo pháp luật chuyên ngành.
Tuy nhiên, cần phân biệt trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên với trách nhiệm của người thực hiện chứng thực chữ ký theo Nghị định về chứng thực. Không nên gộp hai cơ chế pháp lý này thành một.
3.4. Trách nhiệm hình sự trong trường hợp có dấu hiệu tội phạm
Trong những trường hợp hành vi có dấu hiệu cấu thành tội phạm theo Bộ luật Hình sự, người thực hiện có thể bị xem xét trách nhiệm hình sự nếu cơ quan có thẩm quyền xác định đầy đủ các yếu tố cấu thành tội phạm.
Đây là vấn đề nghiêm trọng và không thể xác định chỉ dựa trên việc văn bản chứng thực có sai sót. Cần xem xét hành vi cụ thể, lỗi, hậu quả, mục đích và các yếu tố khác theo quy định của pháp luật hình sự.
Vì vậy, khi có dấu hiệu giả mạo, cố ý xác nhận sai hoặc sử dụng giấy tờ sai phạm trong giao dịch, người liên quan nên thu thập tài liệu và thực hiện việc xác minh theo đúng trình tự pháp luật.
4. Làm gì khi phát hiện chứng thực chữ ký sai quy định?
4.1. Kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ và giấy tờ
Khi phát hiện nghi vấn, trước tiên cần rà soát giấy tờ đã được chứng thực, bản chính, thông tin người ký và nội dung xác nhận.
Người dân nên kiểm tra ngày thực hiện, nơi thực hiện, thông tin người có thẩm quyền và các nội dung liên quan trên giấy tờ. Nếu phát hiện bất thường, nên giữ nguyên tài liệu để phục vụ việc xác minh.
Không nên tự ý tẩy xóa, sửa chữa hoặc làm lại giấy tờ trước khi xác định nguyên nhân sai sót.
4.2. Xác minh với cơ quan hoặc người có thẩm quyền
Nếu chưa rõ giấy tờ có được thực hiện đúng quy định hay không, người dân có thể liên hệ nơi thực hiện thủ tục để yêu cầu giải thích hoặc xác minh.
Trường hợp cần thiết, có thể đề nghị cung cấp thông tin liên quan đến hồ sơ và quá trình thực hiện trong phạm vi pháp luật cho phép.
Việc xác minh trực tiếp giúp phân biệt giữa lỗi kỹ thuật, sai sót trong quá trình thực hiện và trường hợp giấy tờ bị giả mạo hoặc sử dụng thông tin không đúng sự thật.
4.3. Lưu giữ chứng cứ nếu có tranh chấp hoặc thiệt hại
Nếu việc chứng thực sai quy định đã gây ra tranh chấp hoặc thiệt hại, người liên quan nên lưu giữ bản gốc giấy tờ, bản sao, biên nhận, phiếu thu, thông tin trao đổi và các tài liệu chứng minh hậu quả.
Đây có thể là cơ sở để cơ quan có thẩm quyền xác minh sự việc hoặc để người bị ảnh hưởng thực hiện quyền khiếu nại, tố cáo, yêu cầu giải quyết tranh chấp hoặc yêu cầu bồi thường theo quy định.
Việc thu thập chứng cứ càng đầy đủ càng giúp quá trình xác minh được thực hiện rõ ràng hơn.
4.4. Xác định đúng cơ quan cần liên hệ
Tùy tính chất vụ việc, cơ quan tiếp nhận và giải quyết có thể khác nhau. Trường hợp liên quan đến hoạt động chứng thực, người dân có thể tìm hiểu cơ quan có thẩm quyền quản lý, kiểm tra hoặc giải quyết theo quy định hiện hành.
Nếu vụ việc liên quan đến hoạt động công chứng, cần phân biệt với thủ tục chứng thực để xác định đúng cơ chế giải quyết. Luật Công chứng 2024 quy định Bộ Tư pháp và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện quản lý nhà nước về công chứng theo phạm vi được giao.
Việc gửi đúng cơ quan giúp hạn chế tình trạng hồ sơ bị chuyển vòng hoặc mất thêm thời gian để xác định thẩm quyền.
4.5. Chủ động tư vấn trước khi sử dụng giấy tờ có vấn đề
Nếu giấy tờ đã được sử dụng trong giao dịch, hồ sơ tài sản, vay vốn hoặc thủ tục hành chính, người dân nên kiểm tra tình trạng pháp lý trước khi tiếp tục sử dụng.
Đặc biệt, khi nghi ngờ chữ ký hoặc việc chứng thực không hợp lệ, không nên tự ý sửa chữa giấy tờ hoặc tiếp tục cung cấp tài liệu cho bên thứ ba mà chưa xác minh.
Việc được tư vấn đúng ngay từ đầu giúp xác định bản chất của sai sót, quyền và nghĩa vụ của các bên cũng như hướng xử lý phù hợp với từng trường hợp cụ thể.
>>> Xem thêm: Một câu hỏi được nhiều người quan tâm: chi phí công chứng mua bán nhà đất được tính thế nào?
Kết luận
Trách nhiệm công chứng viên chứng thực chữ ký cần được xem xét trên cơ sở phân biệt rõ hoạt động công chứng và chứng thực chữ ký, đồng thời xác định chính xác chủ thể thực hiện, thẩm quyền, trình tự thủ tục và hậu quả của sai phạm. Không phải mọi trường hợp xác nhận chữ ký sai quy định đều mặc nhiên thuộc trách nhiệm của công chứng viên; việc xác định trách nhiệm phải dựa trên quy định pháp luật và tình tiết thực tế của từng vụ việc.
Khi phát hiện giấy tờ có dấu hiệu chứng thực không đúng quy định, người dân nên giữ lại hồ sơ, xác minh với nơi thực hiện và lưu giữ các tài liệu chứng minh nếu phát sinh thiệt hại hoặc tranh chấp. Việc phân biệt đúng giữa công chứng và chứng thực cũng giúp người dân lựa chọn đúng thủ tục ngay từ đầu, hạn chế những rủi ro pháp lý không đáng có.
Nếu cần được tư vấn về thủ tục công chứng, chứng thực chữ ký, kiểm tra hồ sơ hoặc làm rõ quy trình thực hiện giấy tờ, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp theo quy định.
>>> Xem thêm: Dịch sai một thuật ngữ chuyên ngành có thể gây hậu quả lớn, vì vậy đừng xem nhẹ khâu dịch thuật
>>> Xem thêm: Trước khi gửi hồ sơ, đừng quên rà soát yêu cầu công chứng dịch thuật
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com