Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuTrường hợp không được chứng thực là vấn đề người dân cần đặc biệt lưu ý khi thực hiện chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký hoặc chứng thực giao dịch. Không phải mọi giấy tờ, văn bản đều có thể được chứng thực ngay khi người dân có nhu cầu.
Theo quy định hiện hành, công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng cũng là một trong những người thực hiện chứng thực theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung. Nghị định 280/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/11/2025 đã tiếp tục điều chỉnh một số quy định về thẩm quyền và thủ tục chứng thực.
Trong quá trình tiếp nhận hồ sơ, nếu phát hiện giấy tờ không đáp ứng điều kiện, nội dung có vấn đề hoặc người yêu cầu không đủ điều kiện thực hiện thủ tục, người thực hiện chứng thực phải từ chối theo quy định. Vậy cụ thể những trường hợp nào công chứng viên không được phép thực hiện chứng thực? Những giấy tờ nào cần kiểm tra trước khi yêu cầu chứng thực?
>>> Xem thêm: Những giấy tờ cần chứng thực khi nộp hồ sơ xin việc.
1. Công chứng viên có được thực hiện chứng thực không?
1.1. Công chứng viên là một trong những người thực hiện chứng thực
Theo quy định hiện hành, người thực hiện chứng thực bao gồm Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã và người được ủy quyền hoặc phân công thực hiện nhiệm vụ chứng thực theo quy định. Bên cạnh đó, công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng cũng thuộc nhóm người thực hiện chứng thực theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP đã được sửa đổi.
Điều này có nghĩa công chứng viên không chỉ thực hiện hoạt động công chứng theo Luật Công chứng. Trong phạm vi được pháp luật quy định, công chứng viên còn có thể thực hiện một số việc chứng thực.
Tuy nhiên, chứng thực và công chứng là hai hoạt động pháp lý khác nhau. Người dân cần xác định đúng loại thủ tục trước khi chuẩn bị hồ sơ.
1.2. Chứng thực chữ ký khác với công chứng hợp đồng, giao dịch
Chứng thực chữ ký chủ yếu xác nhận chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Người yêu cầu vẫn phải chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản đó.
Trong khi đó, công chứng hợp đồng, giao dịch nhằm xác nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch theo quy định của Luật Công chứng.
Vì vậy, không phải cứ có chữ ký của các bên là có thể yêu cầu chứng thực chữ ký. Nếu văn bản thực chất là hợp đồng hoặc giao dịch thuộc trường hợp phải công chứng hoặc không thuộc trường hợp được chứng thực chữ ký thì công chứng viên không thể thực hiện theo thủ tục chứng thực chữ ký.
1.3. Cần phân biệt chứng thực bản sao và chứng thực chữ ký
Chứng thực bản sao từ bản chính là việc căn cứ vào bản chính để xác nhận bản sao đúng với bản chính. Trong khi đó, chứng thực chữ ký tập trung vào việc xác nhận chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
Do đó, điều kiện từ chối cũng khác nhau tùy từng loại chứng thực.
Người dân nên xác định rõ mình cần chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký hay chứng thực giao dịch. Việc xác định đúng thủ tục ngay từ đầu giúp tránh chuẩn bị sai hồ sơ.
2. Những trường hợp công chứng viên không được chứng thực chữ ký
2.1. Người yêu cầu không nhận thức và làm chủ được hành vi
Một trong những trường hợp không được chứng thực là khi tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.
Quy định này nhằm bảo đảm việc ký hoặc điểm chỉ được thực hiện một cách tự nguyện và có nhận thức đầy đủ.
Nếu công chứng viên nhận thấy người yêu cầu không đủ khả năng nhận thức, làm chủ hành vi tại thời điểm thực hiện thủ tục, việc chứng thực chữ ký không được thực hiện.
2.2. Giấy tờ tùy thân không hợp lệ hoặc giả mạo
Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình giấy tờ nhân thân phù hợp theo quy định hiện hành.
Nếu giấy tờ tùy thân được xuất trình không còn giá trị sử dụng hoặc có dấu hiệu giả mạo thì công chứng viên không được thực hiện chứng thực chữ ký.
Hiện nay, hệ thống quy định về giấy tờ nhân thân đã được cập nhật theo các quy định mới. Người dân có thể sử dụng căn cước điện tử, thẻ căn cước hoặc các giấy tờ xuất nhập cảnh, giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng theo trường hợp được pháp luật quy định.
2.3. Giấy tờ có nội dung trái pháp luật hoặc đạo đức xã hội
Công chứng viên không được chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản có nội dung thuộc trường hợp pháp luật cấm.
Nhóm nội dung này có thể bao gồm nội dung trái pháp luật, trái đạo đức xã hội, tuyên truyền hoặc kích động chiến tranh, xuyên tạc lịch sử dân tộc, xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân hoặc tổ chức, hoặc vi phạm quyền công dân.
Trong trường hợp này, dù người ký hoàn toàn có năng lực và giấy tờ nhân thân hợp lệ, việc chứng thực vẫn không được thực hiện.
2.4. Văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch không thuộc trường hợp được chứng thực chữ ký
Chứng thực chữ ký không được sử dụng để thay thế thủ tục công chứng đối với các hợp đồng, giao dịch.
Theo quy định, giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch về nguyên tắc không thuộc trường hợp chứng thực chữ ký, ngoại trừ những trường hợp pháp luật cho phép. Một ví dụ là chứng thực chữ ký trong giấy ủy quyền đáp ứng các điều kiện luật định như không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.
Do đó, người dân không nên tự chuyển một hợp đồng mua bán, tặng cho hoặc giao dịch tài sản thành giấy xác nhận chữ ký để yêu cầu chứng thực.
>>> Xem thêm: Chỉ cần chuẩn bị sai một loại giấy tờ, việc công chứng mua bán nhà đất có thể bị ảnh hưởng
3. Những trường hợp không được chứng thực bản sao
3.1. Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa không hợp lệ
Khi chứng thực bản sao, công chứng viên phải đối chiếu bản sao với bản chính.
Nếu bản chính có dấu hiệu tẩy xóa, sửa chữa, thêm hoặc bớt nội dung không hợp lệ thì bản chính đó không được sử dụng làm cơ sở để chứng thực bản sao.
Đây là yêu cầu nhằm bảo đảm bản sao được chứng thực phải phản ánh chính xác nội dung của giấy tờ gốc.
3.2. Bản chính bị hư hỏng hoặc không xác định được nội dung
Bản chính bị hư hỏng, cũ nát đến mức không thể xác định được nội dung cũng thuộc trường hợp không được dùng làm cơ sở chứng thực bản sao.
Nếu công chứng viên không thể đối chiếu chính xác nội dung bản sao với bản chính thì việc chứng thực không thể thực hiện.
Trong trường hợp này, người dân cần tìm cách xác lập hoặc cấp lại giấy tờ hợp lệ trước khi yêu cầu chứng thực bản sao.
3.3. Bản chính có dấu mật hoặc hạn chế sao chụp
Một số tài liệu có đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc có ghi rõ không được sao chụp.
Đối với những tài liệu này, bản chính không được sử dụng làm cơ sở để chứng thực bản sao theo quy định.
Người dân cần kiểm tra kỹ nội dung và tình trạng của bản chính trước khi yêu cầu chứng thực.
3.4. Bản chính có nội dung thuộc trường hợp bị cấm
Nếu bản chính có nội dung trái pháp luật, trái đạo đức xã hội hoặc thuộc các trường hợp nội dung bị pháp luật hạn chế, cấm sử dụng làm cơ sở chứng thực thì công chứng viên không được chứng thực bản sao.
Quy định này giúp ngăn việc chứng thực làm phát sinh giá trị sử dụng cho những tài liệu có nội dung không phù hợp với pháp luật.
3.5. Giấy tờ do nước ngoài cấp nhưng chưa được hợp pháp hóa lãnh sự khi thuộc trường hợp phải hợp pháp hóa
Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận nhưng chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định cũng có thể không được sử dụng làm cơ sở chứng thực bản sao trong trường hợp pháp luật yêu cầu hợp pháp hóa.
Do đó, đối với giấy tờ nước ngoài, người dân nên kiểm tra trước yêu cầu về hợp pháp hóa lãnh sự, miễn hợp pháp hóa lãnh sự và các thủ tục liên quan.
4. Lưu ý để tránh bị từ chối chứng thực
4.1. Kiểm tra giấy tờ trước khi đến văn phòng
Trước khi yêu cầu chứng thực, người dân nên kiểm tra tình trạng của bản chính và giấy tờ nhân thân.
Các thông tin như họ tên, ngày tháng năm sinh, số giấy tờ và nội dung văn bản cần thống nhất. Nếu phát hiện sai lệch, nên xử lý trước khi thực hiện thủ tục.
Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ giúp hạn chế việc phải đi lại nhiều lần.
4.2. Không nên nhầm lẫn giữa công chứng và chứng thực
Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ không được tiếp nhận theo yêu cầu là xác định sai loại thủ tục.
Ví dụ, chứng thực chữ ký không phải là hình thức thay thế cho công chứng hợp đồng mua bán nhà đất. Tương tự, chứng thực bản sao chỉ xác nhận bản sao phù hợp với bản chính, không xác nhận tính hợp pháp của toàn bộ nội dung giao dịch.
Nếu chưa xác định được thủ tục phù hợp, người dân nên trao đổi trước với tổ chức hành nghề công chứng để được hướng dẫn.
4.3. Người yêu cầu phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực
Đối với chứng thực chữ ký, nguyên tắc là người yêu cầu phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực, trừ trường hợp pháp luật có quy định đặc biệt.
Công chứng viên sẽ kiểm tra giấy tờ, xác định người yêu cầu và thực hiện thủ tục theo quy định.
Vì vậy, người dân không nên ký sẵn rồi gửi giấy tờ nhờ người khác mang đến chứng thực, nếu trường hợp đó không thuộc ngoại lệ được pháp luật cho phép.
4.4. Chuẩn bị giấy tờ nhân thân theo quy định mới
Khi thực hiện chứng thực, người dân cần sử dụng giấy tờ nhân thân còn giá trị và phù hợp với quy định hiện hành.
Ngoài các loại giấy tờ theo quy định, một số thông tin, giấy tờ đã được tích hợp trên VNeID có thể được sử dụng theo cơ chế khai thác thông tin được pháp luật cho phép. Nghị định 280/2025/NĐ-CP cũng quy định trường hợp người yêu cầu đã xuất trình thông tin tương ứng từ VNeID thì người thực hiện chứng thực không yêu cầu xuất trình lại bản chính hoặc bản sao đối với thông tin đã được tích hợp theo quy định.
4.5. Nên hỏi trước nếu giấy tờ có tình trạng đặc biệt
Những hồ sơ có giấy tờ nước ngoài, giấy tờ cũ, giấy tờ bị hư hỏng, văn bản có nhiều người ký hoặc nội dung liên quan đến tài sản nên được kiểm tra trước.
Việc trao đổi trước giúp xác định chính xác loại thủ tục cần thực hiện. Đồng thời, khách hàng cũng có thể biết trước những giấy tờ cần chuẩn bị.
Nếu hồ sơ không đủ điều kiện chứng thực, công chứng viên có trách nhiệm từ chối thực hiện theo quy định thay vì xác nhận một giấy tờ không đáp ứng điều kiện pháp luật.
>>> Xem thêm: Bạn muốn biết quy trình công chứng diễn ra thế nào? Hãy bắt đầu từ một văn phòng công chứng uy tín
Kết luận
Việc xác định đúng trường hợp không được chứng thực giúp người dân chủ động hơn khi chuẩn bị hồ sơ và tránh mất thời gian đi lại. Công chứng viên có thể từ chối chứng thực khi người yêu cầu không đủ điều kiện, giấy tờ tùy thân không hợp lệ, nội dung văn bản thuộc trường hợp bị cấm hoặc bản chính không đáp ứng điều kiện để chứng thực.
Đặc biệt, người dân cần phân biệt rõ chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký và công chứng hợp đồng, giao dịch. Mỗi thủ tục có điều kiện, phạm vi và giá trị pháp lý khác nhau theo quy định hiện hành.
Nếu cần kiểm tra hồ sơ hoặc chưa xác định được giấy tờ của mình có thuộc trường hợp không được chứng thực hay không, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thủ tục phù hợp theo quy định pháp luật.
>>> Xem thêm: Đừng để một bản dịch chậm làm lỡ lịch trình của bạn; dịch thuật lấy ngay có thể giải quyết bài toán thời gian
>>> Xem thêm: Bạn có biết loại giấy tờ nào thường cần công chứng dịch thuật không?
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com