Công chứng giấy tờ định cư – Những lỗi dễ mắc khi chuẩn bị hồ sơ
Công chứng giấy tờ định cư là bước không thể thiếu trong quá trình làm hồ sơ định cư tại các quốc gia như Mỹ, Canada, Úc, Đức… Tuy nhiên, nhiều người do thiếu kinh nghiệm hoặc hiểu chưa đúng quy định pháp luật đã gặp phải các lỗi đáng tiếc khiến hồ sơ bị chậm trễ, thậm chí bị từ chối. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu đúng về việc công chứng giấy tờ định cư, các lỗi thường gặp và cách khắc phục.
1. Khái niệm và căn cứ pháp lý về công chứng giấy tờ định cư
1.1. Công chứng giấy tờ định cư là gì?
Công chứng giấy tờ định cư là việc xác nhận tính xác thực của bản sao từ bản chính hoặc chứng nhận chữ ký trong các tài liệu, giấy tờ phục vụ mục đích xin visa định cư, bảo lãnh định cư hoặc di trú sang nước ngoài.
Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký
Thông tư 01/2020/TT-BTP hướng dẫn Luật Công chứng
Theo Điều 77 Luật Công chứng 2014, văn bản công chứng được sử dụng hợp pháp tại nước ngoài nếu có hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chứng nhận lãnh sự, trừ khi điều ước quốc tế có quy định khác.
2. Những lỗi thường gặp khi công chứng giấy tờ định cư
>>> Xem thêm: Không cần ra khỏi nhà, bạn vẫn có thể hoàn thành công chứng giấy tờ nhanh chóng, an toàn.
2.1. Sử dụng bản sao không đúng quy định
Nhiều người dùng bản sao photo thay vì bản sao công chứng để nộp hồ sơ. Tuy nhiên, theo quy định tại Điều 18 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chỉ bản sao được chứng thực từ bản chính mới có giá trị pháp lý để nộp ra cơ quan nước ngoài.
Ví dụ thực tế: Chị Hương (TP.HCM) nộp hồ sơ xin visa định cư Canada bằng bản sao tự photo giấy khai sinh, không có công chứng. Kết quả, hồ sơ bị yêu cầu bổ sung khiến chị mất thêm 2 tuần xử lý.
Một lỗi phổ biến là dịch giấy tờ không có công chứng bản dịch hoặc dịch sai thuật ngữ pháp lý. Để hợp lệ, bản dịch phải được thực hiện tại văn phòng công chứng hoặc tổ chức có đăng ký hành nghề dịch thuật và có chữ ký công chứng viên.
2.3. Không thống nhất thông tin trong các giấy tờ
Thông tin như họ tên, ngày sinh, nơi sinh bị sai lệch giữa các giấy tờ là nguyên nhân khiến hồ sơ định cư bị nghi ngờ không rõ ràng. Việc này dẫn đến yêu cầu giải trình hoặc từ chối xét duyệt.
2.4. Không hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ
Nhiều người tưởng rằng chỉ cần công chứng tại Việt Nam là đủ. Trên thực tế, phần lớn các quốc gia yêu cầu giấy tờ phải được hợp pháp hóa lãnh sự (hoặc chứng nhận bởi Đại sứ quán nước đó tại Việt Nam) thì mới có giá trị tại nước ngoài.
3. Hướng dẫn quy trình công chứng giấy tờ định cư đúng chuẩn
>>> Xem thêm: Khách hàng doanh nghiệp có thể dùng dịch vụ công chứng tại nhà?
3.1. Bước 1: Chuẩn bị bản chính giấy tờ
Đảm bảo giấy tờ đầy đủ, đúng tên, rõ ràng, không bị rách nát, mờ thông tin. Nếu giấy tờ đã cũ, nên xin cấp lại để tránh bị từ chối công chứng.
3.2. Bước 2: Dịch thuật công chứng
Thực hiện tại phòng công chứng hoặc tổ chức dịch thuật chuyên nghiệp.
Bản dịch cần có dấu giáp lai giữa bản dịch và bản gốc, chữ ký của người dịch, dấu của công chứng viên.
3.3. Bước 3: Công chứng bản sao từ bản chính
Đem bản chính và bản photo đến văn phòng công chứng.
Nhân viên công chứng sẽ đối chiếu và chứng thực bản sao từ bản chính theo quy định pháp luật.
3.4. Bước 4: Hợp pháp hóa lãnh sự (nếu cần)
Thực hiện tại Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao (hoặc Sở Ngoại vụ TP.HCM).
Sau đó, đem giấy tờ đến Đại sứ quán/Lãnh sự quán nước cần định cư để chứng nhận.
>>> Xem thêm: Phí công chứng và những điều bạn cần lưu ý để tránh phát sinh chi phí không mong muốn.
4. Lưu ý khi chọn đơn vị công chứng giấy tờ định cư
Nên chọn văn phòng công chứng có kinh nghiệm xử lý hồ sơ định cư.
Kiểm tra kỹ quy trình dịch thuật và công chứng có đáp ứng đúng chuẩn pháp lý quốc tế hay không.
Luôn yêu cầu hóa đơn, bảng kê chi tiết từng loại giấy tờ để tiện đối chiếu và lưu hồ sơ.
Công chứng giấy tờ định cư tưởng chừng đơn giản nhưng lại tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu không nắm rõ quy định pháp lý. Những lỗi nhỏ trong khâu chuẩn bị hồ sơ có thể làm chậm cả quá trình định cư, thậm chí bị từ chối. Do đó, bạn nên tìm đến các đơn vị chuyên nghiệp, am hiểu pháp luật và có kinh nghiệm hỗ trợ hồ sơ định cư.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
