Sao y bản chính Hợp đồng thuê nhà ở, Thuê mặt bằng kinh doanh

Sao y hợp đồng thuê nhà là nhu cầu phổ biến của cá nhân, hộ gia đình và doanh nghiệp khi thực hiện các thủ tục hành chính, đăng ký kinh doanh, kê khai thuế hoặc chứng minh quyền sử dụng địa điểm. Bản sao có chứng thực giúp các bên cung cấp thông tin hợp đồng mà không phải giao nộp bản chính trong nhiều trường hợp.

Tuy nhiên, không phải hợp đồng thuê nhà nào cũng đủ điều kiện để sao y bản chính. Người yêu cầu cần phân biệt hợp đồng đã được công chứng, chứng thực với hợp đồng chỉ có chữ ký của các bên. Tình trạng bản chính và mục đích sử dụng cũng là những yếu tố quan trọng.

Vậy hợp đồng thuê nhà ở, thuê mặt bằng kinh doanh có được sao y không? Hồ sơ cần chuẩn bị gồm những gì? Trường hợp hợp đồng bị rách, mất trang hoặc có thông tin chưa rõ thì xử lý thế nào? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp cụ thể.

>>> Xem thêm: Sao y Học bạ trung học phổ thông xin học bổng du học nước ngoài

1. Sao y bản chính hợp đồng thuê nhà ở, thuê mặt bằng kinh doanh là gì?

1.1. Hiểu đúng về sao y bản chính hợp đồng thuê nhà

Sao y bản chính là cách gọi thông dụng của thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính. Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung, người có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao đúng với bản chính.

Đối với hợp đồng thuê nhà, bản sao được chứng thực phải thể hiện đầy đủ và chính xác nội dung tương ứng. Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao trước khi ký lời chứng.

Cần phân biệt hai hoạt động sau:

• Công chứng hợp đồng: Công chứng viên chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng hoặc giao dịch theo quy định.
• Chứng thực bản sao: Người có thẩm quyền xác nhận bản sao đúng với bản chính được xuất trình.

Hai thủ tục này có mục đích và giá trị pháp lý khác nhau. Việc chứng thực bản sao không đồng nghĩa với việc công nhận tính hợp pháp của toàn bộ hợp đồng.

Theo Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao được chứng thực có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu. Giá trị này được áp dụng trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

1.2. Những loại hợp đồng thuê nhà có thể phát sinh nhu cầu sao y

Trên thực tế, nhu cầu chứng thực bản sao xuất hiện ở nhiều loại hợp đồng thuê bất động sản.

Một số trường hợp phổ biến gồm:

Hợp đồng thuê nhà ở:

• Hợp đồng thuê nhà nguyên căn.
• Hợp đồng thuê căn hộ chung cư.
• Hợp đồng thuê nhà riêng hoặc nhà phố.
• Hợp đồng thuê phòng trọ, nhà ở kết hợp kinh doanh.
• Hợp đồng thuê nhà làm nơi cư trú cho người lao động.

Hợp đồng thuê mặt bằng kinh doanh:

• Hợp đồng thuê cửa hàng, ki-ốt.
• Hợp đồng thuê mặt bằng mở văn phòng.
• Hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh nhà hàng, quán cà phê.
• Hợp đồng thuê nhà làm trụ sở doanh nghiệp.
• Hợp đồng thuê mặt bằng làm kho hàng, showroom.
• Hợp đồng thuê nhà xưởng hoặc địa điểm sản xuất.

Các văn bản liên quan đến hợp đồng thuê:

• Phụ lục điều chỉnh thời hạn thuê.
• Phụ lục thay đổi giá thuê.
• Văn bản gia hạn hợp đồng.
• Văn bản sửa đổi, bổ sung thỏa thuận thuê.
• Biên bản bàn giao nhà, mặt bằng.
• Văn bản thanh lý hợp đồng.

Đối với các phụ lục và văn bản liên quan, cần kiểm tra điều kiện của từng tài liệu. Không phải mọi giấy tờ do cá nhân tự lập đều được chứng thực bản sao từ bản chính.

1.3. Vì sao cần sao y hợp đồng thuê nhà?

Bản sao có chứng thực thường được sử dụng để hoàn thiện hồ sơ trong nhiều tình huống.

Thứ nhất, phục vụ thủ tục đăng ký doanh nghiệp và địa điểm kinh doanh.

Doanh nghiệp có thể cần cung cấp giấy tờ về địa điểm đặt trụ sở. Hợp đồng thuê là một trong những tài liệu thể hiện căn cứ thuê địa điểm.

Thứ hai, phục vụ thủ tục thuế và kế toán.

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh có thể cần lưu trữ hợp đồng thuê trong hồ sơ kế toán. Bản sao cũng có thể được sử dụng khi giải trình các khoản chi phí thuê mặt bằng.

Thứ ba, phục vụ thủ tục hành chính.

Một số cơ quan, tổ chức có thể yêu cầu tài liệu chứng minh địa điểm thuê. Bản sao có chứng thực giúp đáp ứng yêu cầu hồ sơ tương ứng.

Thứ tư, phục vụ giao dịch với ngân hàng và đối tác.

Hợp đồng thuê có thể được sử dụng để chứng minh địa điểm hoạt động. Đây cũng là tài liệu tham khảo khi các bên đánh giá điều kiện giao dịch.

Thứ năm, phục vụ việc lưu trữ và quản lý nội bộ.

Mỗi bên có thể lưu một hoặc nhiều bản sao để sử dụng khi cần. Điều này giúp hạn chế việc mang theo bản chính thường xuyên.

1.4. Có bắt buộc công chứng hợp đồng thuê nhà trước khi sao y không?

Đây là vấn đề nhiều người thường nhầm lẫn.

Theo khoản 2 Điều 164 Luật Nhà ở năm 2023, hợp đồng thuê nhà ở không bắt buộc công chứng hoặc chứng thực. Các bên có thể tự nguyện thực hiện nếu có nhu cầu.

Đối với hợp đồng thuê mặt bằng kinh doanh, việc công chứng hoặc chứng thực cũng không phải yêu cầu bắt buộc trong mọi trường hợp. Khoản 4 Điều 44 Luật Kinh doanh bất động sản năm 2023 quy định hợp đồng kinh doanh bất động sản được công chứng hoặc chứng thực theo yêu cầu của các bên khi có ít nhất một bên là doanh nghiệp kinh doanh bất động sản.

Như vậy, cần phân biệt hai vấn đề:

• Hợp đồng thuê nhà có bắt buộc công chứng hay không?
• Hợp đồng thuê nhà có đủ điều kiện làm cơ sở chứng thực bản sao hay không?

Một hợp đồng có thể có hiệu lực theo thỏa thuận mà không cần công chứng. Tuy nhiên, điều đó không đồng nghĩa với việc hợp đồng đương nhiên đủ điều kiện sao y theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

Đây là điểm người dân và doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.

2. Điều kiện và hồ sơ sao y bản chính hợp đồng thuê nhà

2.1. Điều kiện để hợp đồng thuê nhà được chứng thực bản sao

Không phải cứ có bản chính hợp đồng là có thể yêu cầu sao y. Tài liệu phải đáp ứng điều kiện pháp luật quy định.

Theo Điều 18 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản chính làm cơ sở chứng thực bản sao gồm:

• Giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp.
• Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Vì vậy, đối với hợp đồng thuê nhà, cần xem xét nguồn gốc và hình thức của bản chính.

Trường hợp 1: Hợp đồng đã được công chứng hoặc chứng thực.

Đây là trường hợp có cơ sở rõ ràng để yêu cầu chứng thực bản sao. Người yêu cầu xuất trình bản chính hợp đồng đã hoàn thành thủ tục công chứng hoặc chứng thực.

Người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra và đối chiếu tài liệu. Nếu đáp ứng điều kiện, bản sao được chứng thực theo quy định.

Trường hợp 2: Hợp đồng đã ký nhưng chỉ có chữ ký riêng của các bên.

Đây là trường hợp cần đặc biệt lưu ý.

Hợp đồng thuê nhà do các bên tự lập, ký kết nhưng chưa được công chứng hoặc chứng thực thường không thuộc nhóm giấy tờ quy định tại Điều 18.

Do đó, không thể mặc nhiên yêu cầu chứng thực bản sao từ loại hợp đồng này theo thủ tục thông thường.

Các bên có thể cân nhắc thực hiện công chứng hoặc chứng thực giao dịch phù hợp với quy định pháp luật. Sau khi hoàn thành thủ tục, có thể xem xét yêu cầu chứng thực bản sao từ văn bản tương ứng.

Trường hợp 3: Hợp đồng có xác nhận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Cần kiểm tra nội dung xác nhận và thẩm quyền của chủ thể xác nhận. Việc doanh nghiệp tự đóng dấu vào hợp đồng không đương nhiên đáp ứng điều kiện tại Điều 18.

Người yêu cầu nên xuất trình tài liệu để được kiểm tra trước khi thực hiện.

2.2. Điều kiện về tình trạng bản chính hợp đồng

Bên cạnh nguồn gốc, tình trạng vật lý của hợp đồng cũng ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng chứng thực.

Theo Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, một số bản chính không được sử dụng làm cơ sở chứng thực bản sao, bao gồm:

• Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm hoặc bớt nội dung không hợp lệ.
• Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.
• Bản chính đóng dấu mật hoặc có ghi rõ không được sao chụp.
• Bản chính có nội dung thuộc các trường hợp bị cấm theo quy định.
• Bản chính do cơ quan nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận nhưng chưa được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn.
• Giấy tờ do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Đối với hợp đồng thuê nhà bị hư hỏng, cần đánh giá mức độ thực tế.

Ví dụ, hợp đồng bị nhăn, sờn mép nhưng nội dung vẫn rõ ràng. Trường hợp này không đương nhiên bị từ chối.

Ngược lại, hợp đồng bị rách mất trang có nội dung quan trọng. Người thực hiện chứng thực có thể không đủ căn cứ đối chiếu.

Đặc biệt, các trang có thông tin về giá thuê, thời hạn thuê hoặc chữ ký cần được bảo đảm đầy đủ.

2.3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi sao y hợp đồng thuê nhà

Người yêu cầu nên chuẩn bị hồ sơ phù hợp với tình trạng tài liệu.

Thông thường, các giấy tờ cần thiết gồm:

1. Bản chính hợp đồng thuê nhà

Đây là tài liệu quan trọng nhất để đối chiếu. Người yêu cầu cần mang bản chính đã được công chứng hoặc chứng thực, nếu thuộc trường hợp tương ứng.

2. Bản sao hợp đồng cần chứng thực

Nếu đã chuẩn bị bản photocopy, cần bảo đảm bản sao đầy đủ các trang có thông tin.

Trường hợp chỉ xuất trình bản chính, người thực hiện chứng thực có thể chụp từ bản chính. Việc này phụ thuộc điều kiện phương tiện tại nơi tiếp nhận.

3. Giấy tờ tùy thân của người yêu cầu

Người đi thực hiện nên chuẩn bị giấy tờ nhận dạng phù hợp khi cần xác định thông tin.

Có thể sử dụng thẻ căn cước, thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ hợp lệ khác tùy thủ tục cụ thể.

4. Giấy tờ liên quan đến người đại diện (nếu có)

Nếu người đi thực hiện là người đại diện cho tổ chức, doanh nghiệp, nên chuẩn bị giấy tờ chứng minh tư cách đại diện khi được yêu cầu.

Đối với việc chứng thực bản sao, người yêu cầu không nhất thiết phải là người trực tiếp ký hợp đồng thuê.

2.4. Có cần mang theo giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà đất không?

Đây là câu hỏi thường gặp khi thực hiện sao y hợp đồng thuê nhà.

Về nguyên tắc, chứng thực bản sao hợp đồng được thực hiện trên cơ sở bản chính hợp đồng đủ điều kiện. Người yêu cầu không mặc nhiên phải xuất trình Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất.

Tuy nhiên, cần phân biệt giữa chứng thực bản sao và kiểm tra tính hợp pháp của giao dịch.

Nếu có dấu hiệu cần xác minh về chủ thể, tài sản hoặc quyền cho thuê, các bên có thể cần cung cấp thêm giấy tờ liên quan.

Một số tài liệu có thể hữu ích gồm:

• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở.
• Hợp đồng ủy quyền quản lý, cho thuê nhà.
• Văn bản đồng ý của chủ sở hữu hoặc đồng sở hữu.
• Giấy tờ chứng minh tư cách đại diện của doanh nghiệp.

Việc chuẩn bị thêm tài liệu giúp các bên thuận tiện khi cần xác minh thông tin. Tuy nhiên, không nên nhầm đây là thành phần bắt buộc của mọi hồ sơ chứng thực bản sao.

>>> Xem thêm: Một món quà tài sản có giá trị lâu dài cần được hoàn thiện bằng hồ sơ đúng quy định; hãy tham khảo dịch vụ sang tên sổ đỏ cho con

3. Thủ tục, thời gian và chi phí sao y hợp đồng thuê nhà

3.1. Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện chứng thực

Theo Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung, thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính thuộc về:

• Chủ tịch UBND cấp xã và người được ủy quyền, phân công thực hiện theo quy định.
• Công chứng viên của Phòng công chứng.
• Công chứng viên của Văn phòng công chứng.
• Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

Như vậy, người dân có thể lựa chọn tổ chức hành nghề công chứng thuận tiện để thực hiện chứng thực bản sao.

Đặc biệt, theo quy định về thẩm quyền chứng thực bản sao, việc này không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu.

Điều đó giúp cá nhân và doanh nghiệp linh hoạt hơn khi cần hoàn thiện hồ sơ.

3.2. Các bước thực hiện sao y bản chính hợp đồng thuê nhà

Quy trình chứng thực bản sao thường được thực hiện qua các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị bản chính và bản sao hợp đồng

Người yêu cầu kiểm tra lại hợp đồng trước khi đến thực hiện. Cần bảo đảm các trang được sắp xếp đúng thứ tự.

Nếu hợp đồng có nhiều phụ lục, nên xác định rõ tài liệu nào cần sao y. Điều này giúp hạn chế thiếu sót trong hồ sơ.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại nơi có thẩm quyền

Người yêu cầu xuất trình bản chính và bản sao cần chứng thực.

Nếu chưa có bản sao, có thể xuất trình bản chính để đề nghị chụp. Cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực sẽ xem xét điều kiện phương tiện.

Bước 3: Kiểm tra và đối chiếu tài liệu

Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính. Sau đó, tiến hành đối chiếu với bản sao.

Nội dung cần được bảo đảm chính xác và đầy đủ. Bản chính cũng không được thuộc các trường hợp bị từ chối theo Điều 22.

Bước 4: Ghi lời chứng và hoàn tất chứng thực

Nếu hồ sơ đáp ứng điều kiện, người có thẩm quyền thực hiện các thủ tục cần thiết.

Cụ thể, người thực hiện chứng thực sẽ ghi lời chứng, ký tên và đóng dấu. Việc chứng thực cũng được ghi vào sổ theo quy định.

Đối với bản sao có từ hai trang trở lên, lời chứng được ghi vào trang cuối. Nếu bản sao có từ hai tờ trở lên, phải đóng dấu giáp lai.

Bước 5: Nhận bản sao có chứng thực

Người yêu cầu kiểm tra lại số lượng và nội dung bản sao. Cần bảo đảm không thiếu trang hoặc nhầm lẫn tài liệu.

Sau khi nhận kết quả, nên lưu trữ cẩn thận để phục vụ các giao dịch tiếp theo.

3.3. Thời gian giải quyết yêu cầu chứng thực

Theo Điều 7 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực được quy định như sau:

• Giải quyết ngay trong ngày tiếp nhận hồ sơ.
• Nếu tiếp nhận sau 15 giờ, có thể trả kết quả vào ngày làm việc tiếp theo.
• Trường hợp hồ sơ phức tạp, số lượng nhiều hoặc khó đối chiếu, thời gian có thể được kéo dài theo Điều 21.

Theo Điều 21, thời gian có thể kéo dài thêm không quá hai ngày làm việc. Thời gian dài hơn có thể được áp dụng nếu có thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu.

Đối với hợp đồng thuê nhà nhiều trang, nhiều phụ lục hoặc cần chứng thực số lượng lớn, nên chủ động sắp xếp thời gian.

3.4. Chi phí sao y hợp đồng thuê nhà được tính như thế nào?

Chi phí chứng thực bản sao được thực hiện theo quy định về phí chứng thực hiện hành.

Người yêu cầu cần phân biệt phí chứng thực với chi phí photocopy hoặc in ấn tài liệu.

Theo quy định về phí chứng thực, mức thu tại UBND cấp xã và cơ quan đại diện được áp dụng theo biểu phí hiện hành. Đối với tổ chức hành nghề công chứng, cần tham khảo mức thu được niêm yết tại đơn vị.

Ngoài ra, có thể phát sinh chi phí khi yêu cầu chụp, in hoặc đánh máy tài liệu.

Tổng chi phí thực tế có thể phụ thuộc vào:

• Số lượng trang hợp đồng cần chứng thực.
• Số lượng bản sao cần sử dụng.
• Số lượng phụ lục kèm theo.
• Nhu cầu photocopy và in ấn.
• Các yêu cầu hỗ trợ khác của khách hàng.

Để tránh phát sinh không cần thiết, người yêu cầu nên xác định trước số bản cần sử dụng.

3.5. Sao y hợp đồng thuê nhà nhiều trang, nhiều phụ lục có được không?

Hợp đồng thuê nhà có thể gồm nhiều trang và nhiều phụ lục. Đây là tình huống khá phổ biến đối với hợp đồng thuê dài hạn.

Người yêu cầu cần lưu ý một số vấn đề:

Thứ nhất, bảo đảm đầy đủ các trang hợp đồng.

Không nên chỉ sao y trang đầu và trang ký tên. Các điều khoản quan trọng thường nằm ở những trang nội dung phía sau.

Thứ hai, kiểm tra phụ lục hợp đồng.

Nếu phụ lục là bộ phận của hợp đồng, cần xác định rõ phạm vi tài liệu cần sao y. Không nên tự ý bỏ qua phụ lục liên quan đến quyền và nghĩa vụ của các bên.

Thứ ba, kiểm tra số trang và dấu giáp lai.

Đối với tài liệu nhiều tờ, cần bảo đảm việc đóng dấu giáp lai theo quy định.

Thứ tư, xác định rõ số lượng bản sao.

Nếu doanh nghiệp cần nộp hồ sơ tại nhiều cơ quan, nên chuẩn bị đủ số lượng ngay từ đầu.

4. Những lưu ý quan trọng khi sao y hợp đồng thuê nhà và các trường hợp đặc biệt

4.1. Hợp đồng thuê nhà bị rách, mất trang hoặc nhòe chữ có sao y được không?

Tình trạng bản chính là yếu tố quan trọng khi xem xét chứng thực.

Không phải cứ hợp đồng bị rách là bị từ chối. Điều quan trọng là khả năng xác định nội dung và đối chiếu chính xác.

Có thể xem xét một số tình huống sau:

Trường hợp hợp đồng bị rách mép hoặc góc giấy.

Nếu phần bị rách không ảnh hưởng đến nội dung, chữ ký và các thông tin cần thiết, tài liệu vẫn có thể được xem xét.

Trường hợp hợp đồng bị nhòe chữ.

Nếu các thông tin quan trọng không thể đọc được, việc đối chiếu sẽ gặp khó khăn. Người thực hiện chứng thực có thể từ chối theo Điều 22.

Trường hợp hợp đồng bị mất một hoặc nhiều trang.

Đây là tình huống có rủi ro cao. Bản chính không còn đầy đủ nội dung để đối chiếu.

Người yêu cầu nên liên hệ bên còn lưu giữ bản hợp đồng đầy đủ. Các bên cũng có thể xem xét lập lại văn bản theo quy định phù hợp.

4.2. Hợp đồng thuê nhà hết thời hạn có được sao y không?

Hợp đồng hết thời hạn không đồng nghĩa với việc bản chính tự động mất khả năng chứng thực bản sao.

Cần phân biệt giữa tình trạng hiệu lực của hợp đồng và điều kiện chứng thực bản sao.

Nếu hợp đồng đáp ứng điều kiện theo Điều 18 và không thuộc trường hợp bị từ chối tại Điều 22, có thể xem xét thực hiện chứng thực.

Tuy nhiên, bản sao được chứng thực không làm phát sinh lại hiệu lực của hợp đồng đã hết hạn.

Nếu các bên đã gia hạn, cần kiểm tra thêm phụ lục hoặc văn bản gia hạn tương ứng.

4.3. Có thể sao y hợp đồng thuê nhà bằng bản photocopy không?

Nguyên tắc quan trọng của chứng thực bản sao là phải có bản chính làm cơ sở đối chiếu.

Vì vậy, người yêu cầu không thể chỉ mang một bản photocopy thông thường để yêu cầu chứng thực.

Theo Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, người yêu cầu phải xuất trình bản chính và bản sao cần chứng thực.

Nếu chỉ xuất trình bản chính, cơ quan, tổ chức có thể chụp từ bản chính để thực hiện. Trường hợp này áp dụng khi có đủ điều kiện phương tiện.

Do đó, người dân nên giữ gìn bản chính hợp đồng. Không nên chỉ lưu bản chụp hoặc bản photocopy thông thường.

4.4. CMND 9 số cũ bị rách góc có được tiếp nhận sao y bản chính không?

Đây là trường hợp nhiều người gặp phải khi sử dụng giấy tờ tùy thân cũ.

Cần phân biệt hai vấn đề: giá trị sử dụng của CMND và điều kiện chứng thực bản sao từ bản chính.

Về giá trị sử dụng của CMND 9 số:

Theo Điều 46 Luật Căn cước năm 2023, CMND còn thời hạn sử dụng đến sau ngày 31/12/2024 chỉ được sử dụng đến hết ngày 31/12/2024.

Như vậy, kể từ ngày 01/01/2025, CMND không còn giá trị sử dụng làm giấy tờ tùy thân theo quy định.

Về khả năng chứng thực bản sao từ CMND bị rách góc:

Theo Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản chính bị hư hỏng, cũ nát đến mức không xác định được nội dung không được dùng làm cơ sở chứng thực.

Vì vậy, cần đánh giá mức độ rách của CMND.

• Rách góc nhưng thông tin vẫn rõ: Nếu số CMND, họ tên, ngày sinh và các thông tin cần thiết vẫn xác định được, việc rách góc không đương nhiên là căn cứ từ chối.
• Rách mất thông tin quan trọng: Nếu phần bị rách làm mất số CMND, họ tên hoặc thông tin cần thiết, việc chứng thực có thể bị từ chối.
• Thẻ bong tróc, hư hỏng nghiêm trọng: Nếu không thể xác định nội dung hoặc đối chiếu chính xác, bản chính không đủ điều kiện chứng thực.

Tuy nhiên, cần đặc biệt lưu ý: việc chứng thực bản sao không làm khôi phục giá trị sử dụng của CMND đã hết hiệu lực.

Nếu cần sử dụng giấy tờ tùy thân trong giao dịch hoặc thủ tục hành chính hiện nay, người dân nên xuất trình thẻ căn cước hoặc giấy tờ hợp lệ khác.

4.5. Những sai sót cần tránh khi sao y hợp đồng thuê mặt bằng kinh doanh

Đối với doanh nghiệp, hợp đồng thuê mặt bằng thường liên quan đến nhiều thủ tục khác nhau.

Một số sai sót có thể khiến hồ sơ bị yêu cầu bổ sung:

Không kiểm tra tư cách của bên cho thuê.

Người ký hợp đồng cần có quyền cho thuê hoặc tư cách đại diện hợp pháp. Trường hợp tài sản thuộc sở hữu chung, cần lưu ý quyền của các đồng sở hữu.

Bỏ sót phụ lục điều chỉnh hợp đồng.

Giá thuê, diện tích hoặc thời hạn thuê có thể đã thay đổi. Nếu chỉ sao y hợp đồng ban đầu, hồ sơ có thể không phản ánh đầy đủ thỏa thuận hiện tại.

Sử dụng hợp đồng đã hết hạn để chứng minh địa điểm hoạt động hiện tại.

Bản sao vẫn có thể phản ánh chính xác bản chính. Tuy nhiên, tài liệu này không chứng minh hợp đồng đã được gia hạn.

Nhầm lẫn giữa sao y và công chứng hợp đồng.

Chứng thực bản sao chỉ xác nhận sự phù hợp giữa bản sao và bản chính. Thủ tục này không thay thế việc công chứng hoặc chứng thực giao dịch khi pháp luật yêu cầu.

Không xác định yêu cầu của cơ quan tiếp nhận hồ sơ.

Một số thủ tục chỉ yêu cầu bản sao thông thường. Một số trường hợp khác yêu cầu bản sao có chứng thực hoặc xuất trình bản chính để đối chiếu.

Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra yêu cầu cụ thể trước khi thực hiện. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.

4.6. Nên lựa chọn đơn vị nào để sao y hợp đồng thuê nhà?

Khi lựa chọn nơi thực hiện, người dân nên quan tâm đến thẩm quyền và chất lượng phục vụ.

Một đơn vị có kinh nghiệm sẽ giúp kiểm tra tình trạng tài liệu. Đồng thời, khách hàng có thể được hướng dẫn xử lý những trường hợp hồ sơ chưa đáp ứng điều kiện.

Một số tiêu chí nên cân nhắc gồm:

• Có thẩm quyền thực hiện chứng thực bản sao.
• Kiểm tra và đối chiếu tài liệu cẩn thận.
• Hướng dẫn rõ ràng về hồ sơ cần chuẩn bị.
• Công khai chi phí và thời gian giải quyết.
• Hỗ trợ xử lý hợp đồng nhiều trang, nhiều phụ lục.
• Có khả năng hỗ trợ khách hàng khi cần tư vấn thêm về công chứng.

Đối với doanh nghiệp có nhu cầu sao y nhiều hợp đồng, nên ưu tiên đơn vị có quy trình tiếp nhận rõ ràng. Điều này giúp việc hoàn thiện hồ sơ được thuận tiện hơn.

>>> Xem thêm: Sự an tâm trong giao dịch không đến từ may mắn mà bắt đầu bằng việc chuẩn bị kỹ lưỡng và lựa chọn văn phòng công chứng phù hợp

Kết luận

Việc sao y hợp đồng thuê nhà giúp cá nhân và doanh nghiệp thuận tiện hơn khi hoàn thiện hồ sơ hành chính, thuế, kế toán và các giao dịch liên quan. Tuy nhiên, người yêu cầu cần phân biệt rõ giữa hợp đồng tự ký và hợp đồng đã được công chứng, chứng thực. Không phải mọi hợp đồng thuê nhà đều đủ điều kiện làm cơ sở chứng thực bản sao.

Bên cạnh đó, tình trạng bản chính, số lượng trang và các phụ lục cũng cần được kiểm tra kỹ lưỡng. Đặc biệt, đối với giấy tờ cũ như CMND 9 số bị rách góc, cần xem xét riêng khả năng xác định nội dung và giá trị sử dụng của giấy tờ.

Nếu đang cần sao y hợp đồng thuê nhà ở, hợp đồng thuê mặt bằng kinh doanh hoặc các tài liệu liên quan, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn điều kiện, hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ và hỗ trợ thực hiện thủ tục nhanh chóng, chính xác, đúng quy định pháp luật.

>>> Xem thêm: Khi sự thuận tiện đi cùng tính chuyên nghiệp, dịch vụ công chứng trở thành người bạn đồng hành hữu ích

>>> Xem thêm: Đừng để những thắc mắc về bản sao, bản chính khiến bạn bối rối khi cần chứng thực

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
3. Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
4. Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
5. Xem thêm…

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com