Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuSao y bản chính và chứng thực là hai cách gọi thường xuất hiện khi người dân cần tạo bản sao từ giấy tờ gốc để sử dụng trong hồ sơ hành chính, giao dịch dân sự, hồ sơ ngân hàng hoặc các thủ tục pháp lý khác. Trên thực tế, nhiều người cho rằng “sao y bản chính” và “chứng thực bản sao” là hai thủ tục hoàn toàn khác nhau, nhưng cách hiểu này chưa thật sự chính xác.
Theo quy định hiện hành, thuật ngữ pháp lý được sử dụng là “chứng thực bản sao từ bản chính”. Việc chứng thực được thực hiện trên cơ sở đối chiếu bản sao với bản chính để xác nhận bản sao phù hợp với bản chính. Công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng cũng có thẩm quyền thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính theo quy định.
Vậy “sao y bản chính” thực chất là gì? Chứng thực bản sao có khác với sao y bản chính không? Khi thực hiện tại Văn phòng công chứng, người dân cần chuẩn bị những giấy tờ gì và nên lựa chọn hình thức nào? Nội dung dưới đây sẽ giúp làm rõ những vấn đề này.
>>> Xem thêm: Chứng thực bản sao Thẻ bảo hiểm y tế, Thẻ căn cước công dân của người bệnh.
1. Sao y bản chính và chứng thực bản sao có gì khác nhau?
1.1. Sao y bản chính là gì?
“Sao y bản chính” là cách gọi phổ biến trong thực tế để chỉ việc tạo bản sao từ một tài liệu gốc và xác nhận bản sao đó phù hợp với bản chính.
Tuy nhiên, trong quy định về chứng thực, thuật ngữ chính thức được sử dụng là “chứng thực bản sao từ bản chính”. Theo quy định, đây là việc cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
Do đó, khi người dân nói “đi sao y giấy tờ”, “sao y căn cước”, “sao y sổ hồng” hoặc “sao y bằng tốt nghiệp”, thông thường họ đang đề cập đến việc chứng thực bản sao từ bản chính.
1.2. Chứng thực bản sao là gì?
Chứng thực bản sao từ bản chính là thủ tục trong đó người có thẩm quyền kiểm tra bản chính và bản sao, sau đó xác nhận bản sao phù hợp với bản chính.
Điểm quan trọng của thủ tục này là người thực hiện chứng thực không xác nhận nội dung giao dịch hay tính đúng sai của toàn bộ thông tin bên trong giấy tờ theo nghĩa rộng. Trọng tâm của việc chứng thực bản sao là xác nhận sự phù hợp giữa bản sao được xuất trình và bản chính dùng để đối chiếu.
Theo quy định hiện hành, người yêu cầu chứng thực chịu trách nhiệm về tính hợp lệ, hợp pháp của bản chính; người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính.
1.3. Vậy sao y bản chính và chứng thực bản sao có phải hai thủ tục khác nhau?
Về bản chất, trong trường hợp người dân sử dụng cụm từ “sao y bản chính” để chỉ việc chứng thực bản sao từ bản chính thì đây không phải hai thủ tục độc lập.
Có thể hiểu đơn giản:
“Sao y bản chính” là cách gọi phổ biến trong đời sống và trong giao tiếp khi thực hiện thủ tục.
“Chứng thực bản sao từ bản chính” là thuật ngữ pháp lý được sử dụng trong các quy định về chứng thực.
Vì vậy, khi đến Văn phòng công chứng và yêu cầu “sao y bản chính”, người dân thường đang yêu cầu công chứng viên thực hiện thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính.
2. Sự khác nhau giữa chứng thực bản sao và sao y bản chính tại VPCC
2.1. Khác nhau về cách gọi
Điểm khác biệt đầu tiên chủ yếu nằm ở cách sử dụng thuật ngữ.
“Sao y bản chính” là cách gọi quen thuộc, dễ hiểu và thường được người dân sử dụng khi có nhu cầu làm bản sao giấy tờ.
Trong khi đó, “chứng thực bản sao từ bản chính” là thuật ngữ pháp lý dùng để xác định chính xác hoạt động được thực hiện.
Do đó, nếu khách hàng đến VPCC và đề nghị “sao y bản chính”, nhân viên có thể hiểu nhu cầu thực tế là chứng thực bản sao từ bản chính và hướng dẫn khách hàng thực hiện thủ tục tương ứng.
2.2. Khác nhau về cơ quan, người có thẩm quyền thực hiện
Chứng thực bản sao từ bản chính có thể được thực hiện bởi các chủ thể có thẩm quyền theo quy định pháp luật về chứng thực.
Theo quy định hiện hành, công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính. Việc chứng thực được ký xác nhận và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng theo quy định.
Điều này có nghĩa người dân có thể đến Văn phòng công chứng để thực hiện việc chứng thực bản sao từ bản chính mà không nhất thiết phải quay về nơi cư trú hoặc nơi cấp giấy tờ. Việc chứng thực bản sao từ bản chính không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.
2.3. Khác nhau với việc “sao y” văn bản do cơ quan, tổ chức tự thực hiện
Cần phân biệt chứng thực bản sao từ bản chính với việc cơ quan, tổ chức tự sao văn bản của mình.
Trong hoạt động hành chính, “sao y bản chính” còn có thể được sử dụng để chỉ việc một cơ quan, tổ chức tự thực hiện sao văn bản do mình ban hành và xác nhận bản sao theo thể thức, thẩm quyền của cơ quan đó. Đây là trường hợp khác với việc cá nhân mang giấy tờ đến Văn phòng công chứng để chứng thực bản sao.
Vì vậy, không phải cứ có cụm từ “SAO Y BẢN CHÍNH” trên một tài liệu thì tài liệu đó đều là bản sao được chứng thực tại VPCC.
Khi cần sử dụng bản sao giấy tờ cá nhân, bằng cấp, giấy chứng nhận, giấy tờ nhà đất hoặc các tài liệu khác, người dân nên xác định rõ nơi tiếp nhận hồ sơ yêu cầu loại bản sao nào.
2.4. Giá trị sử dụng của bản sao được chứng thực
Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Đây là một trong những giá trị pháp lý quan trọng khiến thủ tục chứng thực bản sao được sử dụng phổ biến trong thực tế.
Tuy nhiên, bản sao chứng thực không đồng nghĩa với việc người sử dụng có thể dùng thay bản chính trong mọi trường hợp.
Nếu một thủ tục pháp luật yêu cầu phải xuất trình bản chính, hoặc cơ quan tiếp nhận có căn cứ pháp lý yêu cầu kiểm tra bản chính, người dân vẫn phải thực hiện theo yêu cầu đó.
>>> Xem thêm: Bạn sắp mua nhà? Đừng bỏ qua bước công chứng mua bán nhà đất
3. Thủ tục sao y bản chính, chứng thực bản sao tại Văn phòng công chứng
3.1. Hồ sơ cần chuẩn bị
Khi có nhu cầu chứng thực bản sao tại Văn phòng công chứng, người yêu cầu cần chuẩn bị bản chính của giấy tờ cần sao và bản sao nếu đã có.
Một số loại giấy tờ thường được yêu cầu sao y, chứng thực bản sao gồm:
- CCCD, thẻ căn cước hoặc giấy tờ tùy thân hợp lệ.
- Giấy khai sinh.
- Bằng tốt nghiệp, chứng chỉ.
- Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn.
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở.
- Giấy đăng ký xe và các giấy tờ liên quan.
- Các loại giấy tờ, văn bản khác theo nhu cầu sử dụng.
Tùy từng trường hợp, người thực hiện chứng thực có thể yêu cầu xuất trình giấy tờ cần thiết để kiểm tra theo quy định. Người yêu cầu cũng cần chịu trách nhiệm về nội dung và tính hợp pháp của bản chính được sử dụng làm cơ sở chứng thực.
3.2. Quy trình thực hiện tại VPCC
Quy trình cơ bản thường bắt đầu bằng việc người dân xuất trình bản chính và bản sao cần chứng thực.
Người tiếp nhận hoặc công chứng viên kiểm tra giấy tờ, đối chiếu nội dung bản sao với bản chính. Nếu bản chính và bản sao đáp ứng điều kiện theo quy định, công chứng viên thực hiện việc chứng thực.
Sau khi hoàn tất, bản sao được chứng thực có xác nhận theo quy định và được trả cho người yêu cầu.
Trường hợp khách hàng cần nhiều bản sao, có thể đề nghị thực hiện cùng lúc để phục vụ nhiều hồ sơ khác nhau. Số lượng bản nên được xác định dựa trên nhu cầu thực tế và yêu cầu của nơi tiếp nhận hồ sơ.
3.3. Trường hợp nào có thể bị từ chối chứng thực?
Không phải mọi bản chính đều có thể được sử dụng để chứng thực bản sao.
Người thực hiện chứng thực có trách nhiệm kiểm tra giấy tờ và có thể từ chối trong những trường hợp pháp luật quy định. Chẳng hạn, bản chính có dấu hiệu bị tẩy xóa, sửa chữa trái quy định, bị hư hỏng đến mức không xác định được nội dung hoặc có vấn đề về tính hợp pháp có thể ảnh hưởng đến việc chứng thực.
Người yêu cầu cũng không nên tự ý chỉnh sửa, bổ sung nội dung trên bản chính trước khi mang đi chứng thực.
Nếu giấy tờ có dấu hiệu bất thường, khách hàng nên trao đổi trực tiếp với nơi thực hiện chứng thực để được kiểm tra và hướng dẫn phương án phù hợp.
3.4. Thời gian và số lượng bản sao
Thời gian thực hiện phụ thuộc vào loại giấy tờ, số lượng bản sao và tình trạng của bản chính.
Đối với giấy tờ rõ ràng, nội dung đầy đủ và không có vấn đề cần xác minh, việc chứng thực thường được xử lý thuận tiện. Nếu khách hàng cần nhiều bản, nên thông báo ngay từ đầu để được hướng dẫn và thực hiện đồng thời.
Người dân cũng nên kiểm tra kỹ từng bản sao sau khi nhận kết quả, đặc biệt là họ tên, số giấy tờ, ngày tháng năm sinh, thông tin tài sản hoặc các thông tin quan trọng khác.
3.5. Chi phí chứng thực bản sao tại VPCC
Chi phí chứng thực bản sao được thực hiện theo mức phí, lệ phí chứng thực áp dụng theo quy định hiện hành. Ngoài khoản phí chứng thực, trong một số trường hợp có thể phát sinh chi phí sao chụp nếu khách hàng yêu cầu Văn phòng công chứng hỗ trợ sao chụp giấy tờ.
Vì vậy, trước khi thực hiện nhiều bản sao, khách hàng nên trao đổi về số lượng bản cần làm và chi phí dự kiến.
Đối với trường hợp có nhu cầu sao y nhiều loại giấy tờ cùng lúc, việc chuẩn bị sẵn bản chính và xác định số lượng bản sao cần thiết sẽ giúp quá trình thực hiện nhanh chóng hơn.
4. Những lưu ý quan trọng khi sao y, chứng thực bản sao tại VPCC
4.1. Xác định đúng loại giấy tờ cần chứng thực
Trước khi đến Văn phòng công chứng, người dân nên kiểm tra yêu cầu của cơ quan hoặc tổ chức tiếp nhận hồ sơ.
Không phải mọi thủ tục đều yêu cầu bản sao chứng thực. Một số trường hợp có thể chỉ cần bản sao thông thường hoặc dữ liệu điện tử theo quy định.
Việc xác định chính xác yêu cầu ngay từ đầu giúp tránh phát sinh chi phí và thời gian thực hiện lại hồ sơ.
4.2. Mang theo bản chính để đối chiếu
Đây là yêu cầu quan trọng khi thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính.
Bản sao không thể được chứng thực nếu không có cơ sở để đối chiếu với bản chính, trừ những trường hợp pháp luật có quy định riêng về loại giấy tờ hoặc phương thức thực hiện.
Do đó, khách hàng nên kiểm tra kỹ và mang đầy đủ bản chính khi đến VPCC.
4.3. Sao y bản chính không phải là công chứng hợp đồng
“Sao y” hoặc chứng thực bản sao chỉ xác nhận bản sao phù hợp với bản chính. Thủ tục này không xác nhận nội dung của một hợp đồng, giao dịch là hợp pháp theo cơ chế của công chứng hợp đồng, giao dịch.
Ví dụ, khi mua bán căn hộ chung cư, việc chứng thực bản sao Giấy chứng nhận chỉ là một thủ tục đối với giấy tờ. Nếu hợp đồng mua bán thuộc trường hợp phải công chứng thì các bên vẫn phải thực hiện công chứng hợp đồng theo quy định.
Đây là điểm người dân cần đặc biệt lưu ý để tránh nhầm lẫn giữa chứng thực giấy tờ và công chứng giao dịch.
4.4. Bản sao chứng thực không có thời hạn chung trong mọi trường hợp
Pháp luật về chứng thực không quy định một thời hạn sử dụng chung cho tất cả bản sao đã được chứng thực.
Tuy nhiên, cơ quan hoặc tổ chức tiếp nhận hồ sơ có thể đặt ra yêu cầu riêng đối với thời điểm cấp bản sao hoặc thời gian chứng thực.
Vì vậy, nếu hồ sơ có yêu cầu bản sao được chứng thực trong một khoảng thời gian nhất định, người dân nên thực hiện gần thời điểm nộp hồ sơ để hạn chế nguy cơ phải làm lại.
4.5. Nên thực hiện tại nơi có thẩm quyền và thuận tiện
Khi có nhu cầu sao y giấy tờ, người dân nên lựa chọn cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền thực hiện chứng thực phù hợp với quy định.
Văn phòng công chứng là một trong những địa điểm mà công chứng viên có thẩm quyền thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính. Việc lựa chọn nơi thực hiện thuận tiện sẽ giúp khách hàng tiết kiệm thời gian, đặc biệt khi cần chứng thực nhiều loại giấy tờ hoặc nhiều bản sao.
Ngoài ra, khách hàng nên liên hệ trước để được hướng dẫn về hồ sơ, số lượng bản sao và các yêu cầu cụ thể trước khi đến thực hiện.
>>> Xem thêm: Một văn phòng công chứng uy tín sẽ giúp bạn chủ động hơn khi làm thủ tục
Kết luận
Sao y bản chính và chứng thực trong cách hiểu thông thường thường được sử dụng để chỉ việc tạo bản sao và xác nhận bản sao phù hợp với bản chính. Về thuật ngữ pháp lý, “chứng thực bản sao từ bản chính” là cách gọi chính xác hơn. Khi thực hiện tại Văn phòng công chứng, công chứng viên có thẩm quyền đối chiếu bản sao với bản chính và thực hiện chứng thực theo quy định.
Để tránh nhầm lẫn, người dân nên phân biệt rõ chứng thực bản sao với việc sao văn bản của cơ quan, tổ chức và công chứng hợp đồng, giao dịch. Nếu chưa xác định được loại giấy tờ hoặc hình thức xác nhận cần sử dụng, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra giấy tờ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Càng nhiều ngôn ngữ, bài toán xử lý tài liệu càng phức tạp; dịch thuật đa ngôn ngữ là giải pháp đáng tham khảo
>>> Xem thêm: Đừng chỉ quan tâm bản dịch nhanh hay chậm, tính chính xác trong công chứng dịch thuật cũng rất quan trọng
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com