Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuChứng thực chữ ký online là vấn đề được nhiều người quan tâm khi các dịch vụ hành chính và giao dịch điện tử ngày càng phổ biến. Chỉ với một vài thao tác trên điện thoại hoặc máy tính, người dùng có thể dễ dàng bắt gặp những lời quảng cáo về việc chứng thực chữ ký từ xa, không cần đến trực tiếp cơ quan có thẩm quyền.
Tuy nhiên, cần phân biệt giữa việc gửi hồ sơ, đăng ký lịch hẹn hoặc nhận tư vấn trực tuyến với việc thực hiện chính thủ tục chứng thực chữ ký. Không phải cứ sử dụng nền tảng điện tử là văn bản đã được chứng thực hợp pháp.
Vậy chứng thực chữ ký online có được pháp luật công nhận hay không? Trường hợp nào có thể thực hiện một số bước của thủ tục qua môi trường điện tử? Người dân cần lưu ý gì trước những dịch vụ quảng cáo “chứng thực chữ ký online lấy ngay”? Bài viết dưới đây sẽ giúp làm rõ những vấn đề quan trọng này.
>>> Xem thêm: Chứng thực di chúc tại nhà: Ranh giới mong manh giữa tính hợp pháp và nguy cơ bị tuyên vô hiệu.
1. Chứng thực chữ ký online là gì?
1.1. Chứng thực chữ ký được hiểu như thế nào?
Chứng thực chữ ký là việc người có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Đây là một thủ tục có trình tự và điều kiện thực hiện cụ thể theo quy định pháp luật về chứng thực.
Khác với việc tự ký một văn bản điện tử hoặc gửi ảnh chữ ký qua mạng, chứng thực chữ ký liên quan đến việc xác định người yêu cầu chứng thực và việc ký trên văn bản theo đúng thủ tục.
Do đó, việc một người gửi bản scan giấy tờ hoặc ảnh chữ ký qua ứng dụng nhắn tin, email hay một nền tảng trực tuyến không đồng nghĩa với việc chữ ký trên tài liệu đó đã được chứng thực.
1.2. “Chứng thực chữ ký online” thường được quảng cáo như thế nào?
Trên môi trường internet, người dân có thể bắt gặp các quảng cáo với những nội dung như “chứng thực chữ ký tại nhà”, “chứng thực online không cần đến nơi”, “ký từ xa” hoặc “gửi giấy tờ qua mạng là có bản chứng thực”.
Những cách quảng cáo này cần được xem xét kỹ bởi chúng có thể đang sử dụng khái niệm “online” để mô tả nhiều dịch vụ khác nhau. Có trường hợp chỉ là tư vấn, tiếp nhận thông tin hoặc hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ từ xa; cũng có trường hợp quảng cáo việc hoàn thành toàn bộ thủ tục mà không cần người yêu cầu xuất hiện.
Người dân cần hỏi rõ dịch vụ thực tế bao gồm những bước nào và ai là người trực tiếp thực hiện việc chứng thực.
1.3. Gửi chữ ký qua mạng có phải là chứng thực không?
Việc chụp ảnh chữ ký, scan chữ ký hoặc gửi hình ảnh giấy tờ có chữ ký qua mạng không tự động làm phát sinh giá trị chứng thực.
Một file điện tử có hình ảnh chữ ký chỉ thể hiện rằng hình ảnh chữ ký đã được đưa vào tài liệu. Điều này khác với việc chữ ký được xác nhận theo một thủ tục chứng thực hợp pháp.
Vì vậy, nếu một cơ quan hoặc tổ chức yêu cầu văn bản có chứng thực chữ ký, người dân cần xác định chính xác yêu cầu đó để lựa chọn phương thức thực hiện phù hợp.
2. Pháp luật quy định thế nào về chứng thực chữ ký?
2.1. Việc chứng thực chữ ký phải được thực hiện theo đúng thẩm quyền
Chứng thực là hoạt động được thực hiện bởi các chủ thể có thẩm quyền theo quy định. Người yêu cầu không thể tự xác nhận chữ ký của mình rồi coi đó là văn bản đã được chứng thực.
Khi thực hiện thủ tục, người có thẩm quyền sẽ kiểm tra những điều kiện cần thiết của người yêu cầu và giấy tờ liên quan trước khi thực hiện chứng thực.
Vì vậy, khi tìm hiểu một dịch vụ trực tuyến, người dân cần đặc biệt quan tâm đến chủ thể thực hiện chứng thực thay vì chỉ nhìn vào tên dịch vụ hoặc hình thức giao dịch qua internet.
2.2. Người yêu cầu chứng thực cần lưu ý về việc ký trước mặt người có thẩm quyền
Đối với thủ tục chứng thực chữ ký, việc xác định đúng người ký là một yếu tố quan trọng. Trong trường hợp pháp luật yêu cầu, người yêu cầu phải thực hiện việc ký trước mặt người có thẩm quyền chứng thực.
Điều này nhằm giúp người thực hiện chứng thực xác định chữ ký trên văn bản là của chính người yêu cầu.
Do đó, nếu một dịch vụ quảng cáo rằng người dân chỉ cần gửi chữ ký mẫu, ảnh chữ ký hoặc file tài liệu mà không cần thực hiện thủ tục theo yêu cầu, cần thận trọng và tìm hiểu căn cứ pháp lý trước khi sử dụng.
2.3. Chứng thực trực tiếp khác với xác thực điện tử
Xác thực danh tính, ký điện tử hoặc sử dụng các phương thức xác nhận trên nền tảng số là những khái niệm có thể liên quan đến giao dịch điện tử, nhưng không nên mặc nhiên đồng nhất với chứng thực chữ ký theo thủ tục chứng thực.
Một chữ ký điện tử có thể được sử dụng trong những giao dịch được pháp luật cho phép và có cơ chế xác thực phù hợp. Trong khi đó, chứng thực chữ ký là một thủ tục pháp lý có chủ thể, thẩm quyền và trình tự riêng.
Do đó, khi một hồ sơ yêu cầu “chứng thực chữ ký”, người dân cần kiểm tra xem cơ quan tiếp nhận có chấp nhận chữ ký điện tử hoặc hình thức xác thực khác hay không.
2.4. Có thể thực hiện một số bước hỗ trợ qua mạng không?
Việc sử dụng phương tiện điện tử để trao đổi thông tin, tư vấn, chuẩn bị hồ sơ hoặc đăng ký lịch làm việc có thể giúp người dân tiết kiệm thời gian.
Tuy nhiên, những bước hỗ trợ trực tuyến này không đồng nghĩa với việc toàn bộ thủ tục chứng thực chữ ký được hoàn tất online.
Người dân nên hỏi rõ đâu là bước có thể thực hiện từ xa và đâu là bước bắt buộc phải trực tiếp thực hiện theo quy định. Đây là cách tránh hiểu nhầm giữa “hỗ trợ hồ sơ online” và “chứng thực online”.
>>> Xem thêm: Một lựa chọn văn phòng công chứng đúng có thể giúp thủ tục của bạn diễn ra thuận lợi ngay từ bước đầu
3. Những rủi ro khi sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký online không rõ nguồn gốc
3.1. Văn bản có thể không được cơ quan tiếp nhận chấp nhận
Rủi ro đầu tiên là tài liệu nhận được không đáp ứng yêu cầu của nơi tiếp nhận hồ sơ.
Nếu người dân trả tiền cho một dịch vụ được quảng cáo là chứng thực online nhưng thực tế chỉ nhận ảnh chữ ký hoặc tự tạo xác nhận trên tài liệu, văn bản đó có thể không được công nhận khi sử dụng.
Khi đó, người dân có thể phải thực hiện lại thủ tục, mất thêm thời gian và chi phí, đồng thời ảnh hưởng đến tiến độ của hồ sơ đang giải quyết.
3.2. Nguy cơ lộ thông tin cá nhân
Để thực hiện dịch vụ trực tuyến, người dân có thể được yêu cầu gửi CCCD, hộ chiếu, giấy tờ tài sản, hợp đồng hoặc các tài liệu chứa thông tin cá nhân.
Nếu gửi cho một cá nhân hoặc đơn vị không xác định rõ danh tính, các thông tin này có thể bị lưu trữ hoặc sử dụng ngoài mục đích ban đầu.
Vì vậy, trước khi gửi bất kỳ tài liệu nào, cần xác minh đơn vị cung cấp dịch vụ và hỏi rõ mục đích sử dụng, phạm vi tiếp nhận cũng như cách xử lý giấy tờ.
3.3. Nguy cơ gặp giấy tờ giả mạo
Một số dịch vụ có thể quảng cáo rằng họ có thể “làm chứng thực” mà không cần người yêu cầu trực tiếp thực hiện thủ tục. Trong trường hợp này, người dân có nguy cơ nhận được giấy tờ có dấu, chữ ký hoặc lời chứng được tạo ra không đúng quy định.
Hình thức của một văn bản không phải là căn cứ duy nhất để xác định văn bản đó hợp pháp. Khi cần thiết, thông tin trên giấy tờ phải được xác minh với nơi có liên quan.
Nếu phát hiện dấu hiệu bất thường, người dân không nên tiếp tục sử dụng văn bản trước khi xác minh rõ.
3.4. Khó xác định trách nhiệm khi giao dịch qua tài khoản không rõ danh tính
Khi giao dịch với một cá nhân không có thông tin pháp lý rõ ràng, việc liên hệ hoặc yêu cầu giải quyết vấn đề sau này có thể gặp khó khăn.
Đặc biệt, nếu người dân chuyển tiền trước nhưng không nhận được kết quả như cam kết, việc xác định bên cung cấp dịch vụ và nội dung thỏa thuận sẽ phức tạp hơn.
Do đó, không nên chỉ căn cứ vào đánh giá trên mạng hoặc lời giới thiệu của người khác để giao giấy tờ và thanh toán cho một dịch vụ chưa được xác minh.
4. Cách kiểm tra trước khi thực hiện chứng thực chữ ký
4.1. Xác định chính xác thủ tục mình đang cần
Trước khi tìm dịch vụ, người dân nên xác định mình cần chứng thực chữ ký, chứng thực bản sao hay công chứng hợp đồng, giao dịch.
Ba loại thủ tục này có mục đích và yêu cầu khác nhau. Việc xác định đúng thủ tục giúp người dân tránh tìm nhầm dịch vụ hoặc trả tiền cho một hình thức xử lý không phù hợp.
Nếu chưa rõ, có thể liên hệ nơi tiếp nhận hồ sơ để hỏi chính xác loại giấy tờ cần nộp.
4.2. Kiểm tra nơi có thẩm quyền thực hiện
Sau khi xác định thủ tục, người dân nên tìm hiểu nơi có thẩm quyền thực hiện chứng thực theo quy định.
Thông tin về địa chỉ, tên đơn vị, người thực hiện và quy trình cần được kiểm tra rõ ràng. Nếu dịch vụ chỉ cung cấp một số điện thoại hoặc tài khoản mạng xã hội mà không cho biết nơi thực hiện cụ thể, cần đặc biệt thận trọng.
Việc xác minh trước giúp hạn chế nguy cơ giao giấy tờ cho dịch vụ không hợp pháp.
4.3. Không gửi ảnh giấy tờ và chữ ký cho bên không rõ nguồn gốc
CCCD và các giấy tờ có thông tin cá nhân không nên được gửi tùy tiện cho những tài khoản hoặc cá nhân chưa được xác minh.
Trong trường hợp cần gửi tài liệu để được tư vấn, người dân nên hỏi rõ mục đích sử dụng và chỉ cung cấp những thông tin thực sự cần thiết.
Đối với chữ ký, càng không nên cung cấp mẫu chữ ký với mục đích để bên khác tự đưa vào văn bản hoặc hoàn thiện hồ sơ thay mình khi chưa xác định rõ quy trình pháp lý.
4.4. Kiểm tra yêu cầu của cơ quan, tổ chức tiếp nhận
Một trong những cách đơn giản để tránh sử dụng nhầm dịch vụ là hỏi trực tiếp nơi tiếp nhận hồ sơ.
Người dân có thể xác định văn bản cần chữ ký thông thường, chữ ký điện tử, chứng thực chữ ký hay công chứng. Đồng thời, cần hỏi về thời hạn của giấy tờ và những yêu cầu khác nếu có.
Khi biết chính xác đầu ra cần thiết, người dân sẽ dễ dàng kiểm tra xem dịch vụ mình đang tìm hiểu có thực sự đáp ứng đúng yêu cầu hay không.
4.5. Ưu tiên thực hiện thủ tục theo đúng quy trình
Nếu thủ tục yêu cầu người ký có mặt và thực hiện ký trước người có thẩm quyền, người dân nên tuân thủ đúng quy trình thay vì tìm cách bỏ qua bước này.
Có thể sử dụng hình thức liên hệ trực tuyến để hỏi trước về hồ sơ, thời gian làm việc hoặc đặt lịch nếu đơn vị thực hiện có hỗ trợ. Tuy nhiên, các bước bắt buộc về mặt pháp lý vẫn cần được thực hiện theo quy định.
Cẩn trọng ngay từ bước đầu sẽ giúp hạn chế nguy cơ hồ sơ không được chấp nhận hoặc phát sinh tranh chấp về sau.
4.6. Cảnh giác với lời quảng cáo “chứng thực 100% online”
Những lời quảng cáo khẳng định có thể chứng thực mọi loại chữ ký hoàn toàn qua mạng, không cần xác minh người ký hoặc không cần thực hiện bất kỳ bước trực tiếp nào cần được kiểm tra kỹ.
Người dân nên yêu cầu bên cung cấp giải thích rõ căn cứ pháp lý, chủ thể thực hiện và quy trình cụ thể trước khi giao giấy tờ.
Nếu không thể xác minh được các thông tin này, lựa chọn an toàn hơn về mặt thủ tục là không tiếp tục giao dịch và tìm hiểu trực tiếp tại nơi có thẩm quyền.
>>> Xem thêm: Khi tài sản có giá trị lớn, đừng thực hiện công chứng mua bán nhà đất một cách vội vàng
Kết luận
Chứng thực chữ ký online cần được phân biệt với các hoạt động tư vấn, tiếp nhận thông tin, đăng ký lịch hoặc hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ qua internet. Việc gửi ảnh chữ ký, file tài liệu hoặc giấy tờ qua mạng không mặc nhiên đồng nghĩa với việc chữ ký đã được chứng thực hợp pháp.
Để hạn chế rủi ro, người dân nên xác định chính xác thủ tục cần thực hiện, kiểm tra nơi có thẩm quyền, không tùy tiện cung cấp giấy tờ cá nhân hoặc mẫu chữ ký và xác nhận trước yêu cầu của cơ quan tiếp nhận hồ sơ. Đặc biệt, cần thận trọng với những dịch vụ quảng cáo có thể hoàn tất chứng thực mà bỏ qua các bước pháp lý cần thiết.
Nếu cần được tư vấn về chứng thực chữ ký, hồ sơ cần chuẩn bị hoặc quy trình thực hiện, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp theo quy định.
>>> Xem thêm: Một bộ hồ sơ quốc tế có thể cần nhiều bản dịch; dịch thuật đa ngôn ngữ giúp đơn giản hóa công việc này
>>> Xem thêm: Một lựa chọn thiếu cẩn trọng có thể khiến bạn phải làm lại toàn bộ công chứng dịch thuật
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com