Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuGiả dấu chứng thực là một trong những thủ đoạn thường được sử dụng để làm cho giấy tờ giả trông giống hồ sơ hợp pháp. Những giấy tờ này có thể xuất hiện trong hồ sơ nhà đất, hồ sơ nhân thân hoặc giao dịch dân sự.
Nếu không kiểm tra kỹ, người tiếp nhận rất dễ bị nhầm lẫn. Một con dấu nhìn giống thật chưa đủ để xác định giấy tờ hợp pháp.
Việc kiểm tra cần dựa trên nhiều yếu tố. Người dân nên xem cả nội dung, hình thức và nguồn gốc của giấy tờ.
Đặc biệt, không nên chỉ nhìn vào con dấu để kết luận thật hay giả. Một giấy tờ hợp lệ phải có thông tin phù hợp với hồ sơ và đúng thẩm quyền.
Vậy những chiêu trò làm giả dấu chứng thực thường được nhận biết thế nào? Làm sao kiểm tra giấy tờ an toàn? Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn có thêm thông tin cần thiết.
>>> Xem thêm: Chứng thực bản sao Giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm của trung tâm.
1. Những chiêu trò làm giả dấu chứng thực thường gặp
1.1. Làm giấy tờ giả rồi đóng dấu giả
Một thủ đoạn thường gặp là tạo ra cả văn bản và dấu chứng thực giả.
Người làm giấy tờ giả có thể sao chép hình thức của một văn bản thật. Sau đó, họ đưa thêm dấu và chữ ký giả vào hồ sơ.
Những giấy tờ này thường được trình bày khá giống bản thật. Người không có kinh nghiệm rất khó nhận biết chỉ bằng mắt thường.
Vì vậy, kiểm tra hình thức chỉ là bước đầu tiên. Cần tiếp tục xác minh nguồn gốc giấy tờ.
1.2. Sử dụng dấu thật trên giấy tờ không hợp pháp
Không phải cứ có dấu thật thì giấy tờ đều hợp pháp.
Một số trường hợp có thể lợi dụng giấy tờ đã được ký hoặc đóng dấu để tạo hồ sơ sai lệch. Nội dung trên giấy có thể không phản ánh đúng giao dịch thực tế.
Do đó, người kiểm tra cần xem xét toàn bộ văn bản. Không nên chỉ dựa vào dấu để xác định tính hợp lệ.
Thông tin về cơ quan chứng thực cũng cần được đối chiếu. Đây là yếu tố quan trọng khi kiểm tra giấy tờ.
1.3. Chỉnh sửa nội dung trên giấy tờ đã chứng thực
Một cách khác là sử dụng giấy tờ thật nhưng thay đổi một phần nội dung.
Các thông tin có thể bị chỉnh sửa gồm họ tên, ngày tháng hoặc số giấy tờ. Một số trường hợp còn thay đổi nội dung giao dịch.
Đây là lý do người nhận hồ sơ cần kiểm tra toàn bộ văn bản. Không nên chỉ kiểm tra phần có dấu chứng thực.
Nếu phát hiện chữ, số hoặc bố cục có dấu hiệu bất thường, cần tạm dừng việc sử dụng giấy tờ.
1.4. Sử dụng bản sao giả để thay thế giấy tờ hợp lệ
Bản sao giả có thể được thiết kế giống bản sao chứng thực thật.
Người làm giả có thể sao chép hình thức của giấy tờ đã chứng thực. Sau đó, họ đưa bản sao này vào hồ sơ.
Một bản sao nhìn rõ và đẹp chưa chắc là bản sao hợp lệ. Người tiếp nhận cần kiểm tra cả nguồn gốc của bản sao.
Đối với hồ sơ quan trọng, việc xác minh trực tiếp là cần thiết. Cách này giúp hạn chế rủi ro từ giấy tờ giả.
2. Dấu hiệu nhận biết giấy tờ có dấu chứng thực bất thường
2.1. Kiểm tra nội dung trên văn bản
Trước tiên, cần đọc toàn bộ nội dung giấy tờ.
Hãy kiểm tra họ tên, ngày tháng và số giấy tờ. Các thông tin này cần thống nhất với tài liệu liên quan.
Nếu xuất hiện lỗi chính tả bất thường, cần lưu ý. Những thông tin bị lệch cũng là dấu hiệu cần kiểm tra thêm.
Không nên bỏ qua những chi tiết nhỏ. Một sai lệch nhỏ có thể dẫn đến vấn đề lớn trong hồ sơ.
2.2. Kiểm tra thông tin về cơ quan chứng thực
Giấy tờ chứng thực cần thể hiện thông tin phù hợp về chủ thể thực hiện.
Người kiểm tra nên xem tên cơ quan hoặc tổ chức. Địa danh và thông tin liên quan cũng cần được đối chiếu.
Nếu tên cơ quan không phù hợp với loại giấy tờ, cần thận trọng. Trường hợp này nên xác minh trước khi tiếp tục sử dụng.
2.3. Kiểm tra chữ ký của người có thẩm quyền
Chữ ký là một nội dung cần được kiểm tra trên văn bản chứng thực.
Người kiểm tra có thể đối chiếu chữ ký với các giấy tờ liên quan nếu có căn cứ phù hợp.
Tuy nhiên, không nên chỉ dựa vào hình dáng chữ ký. Chữ ký có thể được sao chép hoặc làm giả.
Cách kiểm tra đáng tin cậy hơn là xác minh với nơi đã thực hiện chứng thực.
2.4. Kiểm tra dấu và vị trí thể hiện trên giấy
Dấu chứng thực cần được xem xét cùng toàn bộ văn bản.
Người kiểm tra có thể chú ý đến độ rõ của chữ và thông tin trên dấu. Những chi tiết bất thường nên được xác minh thêm.
Tuy nhiên, hình thức con dấu không phải căn cứ duy nhất. Công nghệ chỉnh sửa tài liệu hiện nay có thể tạo ra hình ảnh rất giống bản thật.
Vì vậy, việc xác minh nguồn gốc vẫn là bước quan trọng hơn.
2.5. Đối chiếu giữa bản sao và giấy tờ liên quan
Một hồ sơ thường không chỉ có một loại giấy tờ.
Người kiểm tra nên đối chiếu các thông tin giữa những tài liệu liên quan. Họ tên, ngày sinh hoặc số giấy tờ cần có sự thống nhất.
Nếu các thông tin mâu thuẫn nhau, cần xác minh lại. Không nên tiếp tục sử dụng hồ sơ khi chưa làm rõ.
2.6. Không đánh giá giấy tờ chỉ bằng mắt thường
Giấy tờ giả ngày càng được trình bày tinh vi. Vì vậy, mắt thường không phải lúc nào cũng đủ để xác định thật hay giả.
Một bản sao có thể có dấu rất giống bản thật. Chữ ký cũng có thể được mô phỏng.
Trong trường hợp có nghi ngờ, người dân nên yêu cầu kiểm tra nguồn gốc. Đây là cách an toàn hơn so với tự phán đoán.
>>> Xem thêm: Muốn người khác thay mình thực hiện công việc một cách hợp pháp? Hãy tìm hiểu công chứng ủy quyền
3. Cách kiểm tra giấy tờ chứng thực thật – giả
3.1. Kiểm tra bản chính khi có thể
Bản chính là căn cứ quan trọng để đối chiếu bản sao.
Nếu thủ tục cho phép, người tiếp nhận nên yêu cầu xuất trình bản chính. Nội dung bản sao cần được so sánh với giấy tờ gốc.
Cần kiểm tra đầy đủ các trang và thông tin liên quan. Không nên chỉ đối chiếu một phần văn bản.
Nếu bản chính có dấu hiệu bất thường, cần tạm dừng việc tiếp nhận. Sau đó, nên xác minh thêm thông tin.
3.2. Liên hệ nơi đã thực hiện chứng thực
Đây là cách kiểm tra có giá trị khi nghi ngờ giấy tờ.
Người có nhu cầu xác minh có thể liên hệ cơ quan hoặc tổ chức đã thực hiện chứng thực. Nội dung cần xác minh phải phù hợp với thẩm quyền và quy định về cung cấp thông tin.
Không nên tự ý yêu cầu cung cấp thông tin thuộc phạm vi bảo mật. Việc xác minh cần thực hiện đúng quy định.
Nếu thông tin không được xác nhận, cần thận trọng với giấy tờ đang cầm trên tay.
3.3. Kiểm tra thông tin trên giấy tờ điện tử nếu có
Một số thủ tục hiện nay có thể phát sinh dữ liệu điện tử hoặc thông tin được lưu trên hệ thống.
Khi hồ sơ có mã hoặc phương thức xác minh hợp lệ, người tiếp nhận có thể sử dụng kênh được cơ quan có thẩm quyền hướng dẫn.
Không nên tự truy cập các website không rõ nguồn gốc. Việc cung cấp thông tin cá nhân cho trang web lạ có thể tạo thêm rủi ro.
3.4. Đối chiếu với hồ sơ gốc
Đối với giao dịch quan trọng, nên kiểm tra cả hồ sơ gốc.
Ví dụ, hồ sơ nhà đất có thể cần đối chiếu nhiều loại giấy tờ. Không nên chỉ dựa vào một bản sao chứng thực.
Thông tin giữa các giấy tờ cần có sự thống nhất. Nếu có điểm khác nhau, cần xác định nguyên nhân.
Việc kiểm tra càng kỹ càng giúp giảm nguy cơ sử dụng giấy tờ giả.
3.5. Nhờ người có chuyên môn kiểm tra
Một số giấy tờ có nội dung phức tạp. Người dân có thể gặp khó khăn khi tự kiểm tra.
Khi đó, có thể nhờ công chứng viên hoặc người có chuyên môn xem xét hồ sơ. Người kiểm tra có thể giúp phát hiện những điểm cần xác minh thêm.
Đối với giao dịch có giá trị lớn, bước kiểm tra này càng cần được chú trọng.
Không nên quyết định giao tiền chỉ dựa trên một bản sao có dấu chứng thực.
3.6. Báo cơ quan có thẩm quyền khi nghi ngờ giấy tờ giả
Nếu có căn cứ nghi ngờ giấy tờ bị làm giả, người dân không nên tiếp tục sử dụng.
Có thể lưu giữ tài liệu liên quan để phục vụ việc xác minh. Sau đó, cần liên hệ cơ quan có thẩm quyền để được hướng dẫn.
Việc tự ý sửa chữa hoặc tiêu hủy tài liệu có thể làm mất thông tin cần thiết cho quá trình kiểm tra.
4. Những lưu ý để tránh rủi ro từ dấu chứng thực giả
4.1. Không giao dịch chỉ dựa vào một bản sao
Một bản sao chứng thực không phải lúc nào cũng đủ để đánh giá toàn bộ giao dịch.
Đặc biệt, giao dịch nhà đất cần kiểm tra nhiều yếu tố khác. Người tham gia nên xác minh quyền của người giao dịch và tình trạng pháp lý của tài sản.
Bản sao chỉ là một phần trong hồ sơ. Không nên xem đây là căn cứ duy nhất.
4.2. Kiểm tra giấy tờ trước khi ký hoặc giao tiền
Thời điểm kiểm tra rất quan trọng.
Người dân nên xác minh hồ sơ trước khi ký hợp đồng. Việc này càng cần thiết trước khi giao tiền hoặc chuyển tài sản.
Nếu phát hiện điểm bất thường, nên dừng giao dịch. Sau đó, hãy làm rõ thông tin trước khi tiếp tục.
4.3. Không sử dụng dịch vụ làm giả giấy tờ
Việc làm hoặc sử dụng tài liệu giả có thể dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng.
Người dân không nên thuê người tạo dấu, chữ ký hoặc giấy tờ giả. Cũng không nên sử dụng giấy tờ dù biết hoặc nghi ngờ đó là giấy tờ không hợp pháp.
Khi cần bổ sung hồ sơ, nên thực hiện đúng thủ tục. Nếu thiếu giấy tờ, hãy tìm phương án hợp pháp để thay thế.
4.4. Cẩn trọng với lời quảng cáo “check dấu” không rõ nguồn gốc
Trên mạng có thể xuất hiện nhiều dịch vụ nhận kiểm tra giấy tờ.
Không phải dịch vụ nào cũng có thẩm quyền xác minh. Người dân nên thận trọng với những lời quảng cáo cam kết kiểm tra mọi loại dấu.
Đặc biệt, không nên gửi ảnh giấy tờ chứa nhiều thông tin cá nhân cho nguồn không đáng tin cậy.
4.5. Xác minh trực tiếp khi hồ sơ có giá trị lớn
Với hồ sơ quan trọng, xác minh trực tiếp thường an toàn hơn.
Người dân có thể liên hệ nơi thực hiện chứng thực. Đồng thời, cần kiểm tra các giấy tờ liên quan trong cùng bộ hồ sơ.
Cách làm này giúp hạn chế rủi ro từ một tài liệu bị giả mạo. Nó cũng giúp phát hiện sự không thống nhất giữa các giấy tờ.
4.6. Phân biệt nghi ngờ giả mạo và sai sót hành chính
Không phải mọi lỗi trên giấy tờ đều đồng nghĩa với việc làm giả.
Một văn bản có thể có lỗi đánh máy hoặc sai sót cần được điều chỉnh. Vì vậy, không nên vội kết luận giấy tờ giả chỉ dựa trên một dấu hiệu.
Khi có nghi vấn, cần xác minh từ nguồn phù hợp. Kết luận về tính xác thực nên dựa trên thông tin được kiểm tra.
>>> Xem thêm: Nếu lần đầu mua bất động sản, bạn càng không nên bỏ qua thông tin về công chứng mua bán nhà đất
Kết luận
Giả dấu chứng thực có thể khiến giấy tờ trông giống hồ sơ hợp pháp. Tuy nhiên, chỉ nhìn vào con dấu là chưa đủ để xác định thật hay giả. Người dân nên kiểm tra nội dung, chữ ký, thông tin cơ quan và nguồn gốc văn bản.
Đối với giấy tờ quan trọng, cần ưu tiên xác minh với nơi có thẩm quyền. Đặc biệt, nên kiểm tra hồ sơ trước khi ký hợp đồng hoặc giao tiền. Không nên sử dụng giấy tờ khi còn nghi ngờ về tính xác thực.
Nếu cần kiểm tra hồ sơ, tìm hiểu thủ tục chứng thực hoặc cần được hướng dẫn cách đối chiếu giấy tờ, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Bạn đang tìm nơi công chứng đáng tin cho giao dịch quan trọng? Hãy xem thông tin văn phòng công chứng trước
>>> Xem thêm: Giấy tờ càng quan trọng, bạn càng nên chú ý đến chất lượng công chứng dịch thuật
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com