Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuTừ chối chứng thực có thể xảy ra khi giấy tờ hoặc người yêu cầu không đáp ứng điều kiện theo quy định. Nhiều người nghĩ rằng cứ có bản chính là được chứng thực. Tuy nhiên, thực tế không đơn giản như vậy.
UBND cấp xã có thẩm quyền thực hiện nhiều thủ tục chứng thực. Trong đó có chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký. Khi hồ sơ thuộc trường hợp không được chứng thực, cán bộ có thẩm quyền phải từ chối thực hiện.
Có những lý do từ chối khá dễ nhận biết. Một số trường hợp khác lại thường bị bỏ qua. Ví dụ, bản chính bị hư hỏng hoặc có ghi rõ không được sao chụp.
Vậy UBND cấp xã được từ chối chứng thực trong những trường hợp nào? Người dân cần làm gì khi bị trả hồ sơ? Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn.
>>> Xem thêm: Chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền nộp hồ sơ đăng ký nhãn hiệu tại Cục SHTT.
1. Khi nào UBND cấp xã được quyền từ chối chứng thực?
1.1. UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực những gì?
UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực nhiều loại giấy tờ và văn bản.
Một trong những nội dung phổ biến là chứng thực bản sao từ bản chính. Cơ quan này cũng có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản.
Ngoài ra, UBND cấp xã còn thực hiện một số việc chứng thực hợp đồng, giao dịch. Thẩm quyền cụ thể phụ thuộc vào từng loại giao dịch.
Theo quy định hiện hành, người thực hiện chứng thực phải bảo đảm tính trung thực và khách quan. Họ cũng phải chịu trách nhiệm về việc chứng thực của mình.
1.2. Không phải hồ sơ nào cũng được tiếp nhận để chứng thực
Việc chứng thực phải dựa trên điều kiện luật định.
Đối với bản sao, người dân phải xuất trình bản chính phù hợp. Bản sao cũng phải phản ánh đúng nội dung của bản chính.
Nếu bản chính thuộc trường hợp không được dùng để chứng thực, thủ tục sẽ không được thực hiện.
Đối với chứng thực chữ ký, người yêu cầu cũng phải đáp ứng các điều kiện riêng. Nội dung giấy tờ cần phù hợp với quy định về chứng thực chữ ký.
1.3. Khi từ chối, cơ quan chứng thực phải giải thích lý do
Người dân có quyền yêu cầu giải thích lý do khi hồ sơ bị từ chối.
Theo quy định, nếu từ chối chứng thực, người thực hiện phải giải thích rõ lý do bằng văn bản.
Quy định này giúp người dân biết chính xác vấn đề nằm ở đâu. Từ đó, người dân có thể bổ sung hoặc sửa đổi hồ sơ nếu phù hợp.
Trường hợp nộp hồ sơ không đúng cơ quan có thẩm quyền, người thực hiện chứng thực cũng có trách nhiệm hướng dẫn người dân.
2. 5 trường hợp UBND cấp xã có thể từ chối chứng thực bản sao
2.1. Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa hoặc thêm bớt nội dung
Đây là trường hợp khá phổ biến.
Bản chính có dấu hiệu bị tẩy xóa sẽ không được dùng làm căn cứ chứng thực. Quy định cũng áp dụng với trường hợp nội dung bị sửa chữa hoặc thêm, bớt không hợp lệ.
Ví dụ, ngày tháng trên giấy tờ bị sửa bằng cách viết đè. Một phần nội dung cũng có thể bị xóa hoặc thay đổi.
Trong trường hợp này, cán bộ chứng thực không thể xác định chắc chắn tính nguyên vẹn của bản chính. Việc từ chối là có căn cứ theo quy định.
Người dân nên liên hệ cơ quan đã cấp giấy tờ nếu cần xác minh. Không nên tự ý sửa lại giấy tờ để tiếp tục yêu cầu chứng thực.
2.2. Bản chính quá cũ, hư hỏng hoặc không còn rõ nội dung
Một giấy tờ bị rách chưa chắc đã bị từ chối.
Vấn đề quan trọng là nội dung trên bản chính có còn xác định được hay không.
Nếu giấy tờ quá cũ hoặc hư hỏng nghiêm trọng, thông tin có thể không còn rõ. Khi đó, giấy tờ không đủ điều kiện làm căn cứ chứng thực bản sao.
Ví dụ, một phần giấy khai sinh bị rách mất thông tin quan trọng. Bản chính cũng có thể bị nhòe đến mức không đọc được nội dung.
Trong trường hợp này, người dân nên xin cấp bản sao hoặc giấy tờ mới theo thủ tục phù hợp.
2.3. Bản chính có dấu mật hoặc ghi rõ không được sao chụp
Đây là trường hợp nhiều người không để ý.
Một số tài liệu được cơ quan có thẩm quyền đóng dấu mật. Những tài liệu này không được sử dụng làm căn cứ để chứng thực bản sao.
Trường hợp khác là giấy tờ không đóng dấu mật. Tuy nhiên, trên giấy lại ghi rõ không được sao chụp.
Khi gặp những giấy tờ như vậy, UBND cấp xã phải từ chối chứng thực bản sao.
Quy định này nhằm bảo đảm việc bảo vệ thông tin thuộc phạm vi hạn chế sao chụp.
2.4. Bản chính có nội dung thuộc trường hợp pháp luật không cho phép sao chụp
Nội dung của giấy tờ cũng có thể là lý do bị từ chối.
Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định một số nội dung không được dùng làm cơ sở chứng thực. Trong đó có nội dung trái pháp luật hoặc trái đạo đức xã hội.
Quy định còn đề cập đến nội dung tuyên truyền, kích động chiến tranh. Các nội dung xuyên tạc lịch sử cũng thuộc trường hợp này.
Ngoài ra, giấy tờ có nội dung xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín hoặc vi phạm quyền công dân cũng không được dùng làm căn cứ chứng thực.
Đây là lý do từ chối mà người dân thường ít gặp. Tuy nhiên, cơ quan chứng thực vẫn phải tuân thủ khi hồ sơ thuộc trường hợp này.
2.5. Giấy tờ nước ngoài chưa được hợp pháp hóa lãnh sự
Giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp có yêu cầu riêng.
Nếu giấy tờ thuộc trường hợp phải hợp pháp hóa lãnh sự, người dân cần thực hiện thủ tục này trước.
Một số trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế. Trường hợp khác có thể được miễn theo nguyên tắc có đi có lại.
Nếu không thuộc trường hợp miễn mà giấy tờ chưa được hợp pháp hóa, UBND cấp xã không có cơ sở để chứng thực bản sao.
Người dân nên kiểm tra yêu cầu hợp pháp hóa trước khi chuẩn bị hồ sơ. Việc này giúp tránh phải đi lại nhiều lần.
>>> Xem thêm: Cần ủy quyền cho người thân thực hiện thủ tục? Đừng bỏ qua thông tin về công chứng ủy quyền
3. Những trường hợp từ chối chứng thực chữ ký cũng cần biết
3.1. Người yêu cầu không nhận thức và làm chủ được hành vi
Chứng thực chữ ký không chỉ kiểm tra giấy tờ.
Người yêu cầu cũng phải đáp ứng điều kiện tại thời điểm chứng thực.
Nếu người yêu cầu không nhận thức và làm chủ được hành vi, việc chứng thực chữ ký sẽ không được thực hiện.
Quy định này nhằm bảo đảm chữ ký được xác lập trong trạng thái tự nguyện và có nhận thức.
3.2. Giấy tờ tùy thân hết giá trị hoặc giả mạo
Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải xuất trình giấy tờ tùy thân phù hợp.
Nếu giấy tờ không còn giá trị sử dụng, thủ tục có thể bị từ chối.
Trường hợp giấy tờ có dấu hiệu giả mạo cũng không được dùng làm căn cứ chứng thực.
Vì vậy, người dân nên kiểm tra giấy tờ tùy thân trước khi đi làm thủ tục.
3.3. Nội dung giấy tờ thuộc trường hợp không được chứng thực
Nội dung văn bản cũng là yếu tố cần kiểm tra.
Nếu giấy tờ có nội dung thuộc trường hợp quy định tại khoản 4 Điều 22, việc chứng thực chữ ký sẽ không được thực hiện.
Điều này cho thấy chứng thực chữ ký không có nghĩa là mọi loại giấy tờ đều được ký và chứng thực.
Người dân nên kiểm tra nội dung văn bản trước khi đến UBND cấp xã.
3.4. Văn bản thực chất là hợp đồng hoặc giao dịch
Không phải văn bản nào có chữ ký của cá nhân cũng được chứng thực chữ ký.
Nếu văn bản có nội dung là hợp đồng hoặc giao dịch, có thể phải thực hiện theo thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Pháp luật có một số ngoại lệ. Một trong số đó là trường hợp chứng thực chữ ký trong giấy ủy quyền đáp ứng điều kiện luật định.
Vì vậy, việc xác định đúng bản chất văn bản rất quan trọng.
4. Làm gì khi bị UBND cấp xã từ chối chứng thực?
4.1. Yêu cầu giải thích rõ lý do
Khi bị từ chối, người dân không nên chỉ nhận lại hồ sơ.
Bạn có quyền yêu cầu cơ quan chứng thực giải thích lý do. Theo quy định, lý do từ chối phải được giải thích bằng văn bản.
Văn bản này giúp người dân xác định căn cứ từ chối. Đây cũng là cơ sở để thực hiện bước tiếp theo nếu cần.
4.2. Kiểm tra lại bản chính và nội dung hồ sơ
Sau khi biết lý do, người dân nên kiểm tra lại giấy tờ.
Nếu bản chính bị tẩy xóa, cần xác định nguồn gốc của sai sót. Nếu giấy tờ bị hư hỏng, có thể cần xin cấp lại hoặc bản sao mới.
Trường hợp hồ sơ thiếu giấy tờ, người dân có thể bổ sung theo hướng dẫn.
Việc xử lý đúng nguyên nhân sẽ giúp hồ sơ có khả năng được tiếp nhận lại.
4.3. Có thể yêu cầu chứng thực tại nơi có thẩm quyền khác
Đối với chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký, pháp luật có quy định về thẩm quyền của nhiều cơ quan, tổ chức.
Người dân có thể lựa chọn nơi thuận tiện trong phạm vi pháp luật cho phép.
Tuy nhiên, việc đổi địa điểm không giải quyết được lỗi của bản chính. Nếu giấy tờ thuộc trường hợp không được chứng thực, nơi khác cũng có thể từ chối.
Vì vậy, cần xử lý nguyên nhân trước khi nộp lại hồ sơ.
4.4. Không nên tự sửa giấy tờ để được chứng thực
Tự ý sửa chữa bản chính là việc cần tránh.
Việc sửa giấy tờ có thể khiến hồ sơ tiếp tục bị từ chối. Trong một số trường hợp, giấy tờ có dấu hiệu giả mạo còn có thể được lập biên bản và chuyển cơ quan có thẩm quyền xử lý.
Người thực hiện chứng thực có quyền tạm giữ giấy tờ thuộc trường hợp được cấp sai thẩm quyền, giả mạo hoặc có nội dung thuộc khoản 4 Điều 22.
4.5. Chuẩn bị đúng loại giấy tờ ngay từ đầu
Trước khi đến UBND cấp xã, người dân nên kiểm tra yêu cầu của thủ tục.
Cần xác định rõ mình cần chứng thực bản sao hay chứng thực chữ ký. Hai thủ tục này có điều kiện khác nhau.
Bản chính cũng cần được kiểm tra trước. Những dấu hiệu như tẩy xóa, hư hỏng hoặc hạn chế sao chụp cần được lưu ý.
Chuẩn bị đúng ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế tình trạng phải quay lại nhiều lần.
>>> Xem thêm: Một giao dịch an toàn bắt đầu từ việc hiểu đúng các bước công chứng mua bán nhà đất
Kết luận
Từ chối chứng thực không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với việc cán bộ giải quyết hồ sơ sai. Pháp luật đã quy định cụ thể nhiều trường hợp không được chứng thực. Trong đó có bản chính bị tẩy xóa, hư hỏng, có dấu mật hoặc ghi rõ không được sao chụp. Giấy tờ nước ngoài chưa được hợp pháp hóa lãnh sự cũng có thể không được dùng làm căn cứ chứng thực.
Khi hồ sơ bị trả lại, người dân nên yêu cầu giải thích rõ lý do bằng văn bản. Sau đó, cần xác định nguyên nhân và chuẩn bị lại hồ sơ cho phù hợp.
Nếu cần kiểm tra giấy tờ hoặc muốn được tư vấn về thủ tục chứng thực, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Từ di chúc, ủy quyền đến hợp đồng, mỗi thủ tục có thể cần một văn phòng công chứng phù hợp
>>> Xem thêm: Không chỉ du học, nhiều thủ tục trong nước cũng phát sinh nhu cầu công chứng dịch thuật
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com