Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuChứng thực chữ ký đại lý hộ kinh doanh là thủ tục có thể phát sinh khi chủ hộ kinh doanh ủy quyền cho người khác đại diện ký kết hợp đồng đại lý. Việc ủy quyền giúp hộ kinh doanh chủ động hơn trong hoạt động kinh doanh.
Tuy nhiên, giấy ủy quyền không chỉ cần có chữ ký của người ủy quyền. Nội dung văn bản cũng cần thể hiện rõ phạm vi đại diện và công việc được thực hiện.
Đặc biệt, cần xác định đúng người có quyền đại diện cho hộ kinh doanh. Người được ủy quyền cũng cần biết rõ mình được phép thực hiện những công việc nào.
Vậy giấy ủy quyền đại diện hộ kinh doanh ký hợp đồng đại lý có được chứng thực chữ ký không? Hồ sơ cần chuẩn bị những gì? Nội dung giấy ủy quyền cần lưu ý ra sao?
Bài viết dưới đây sẽ giúp làm rõ các vấn đề quan trọng trước khi thực hiện thủ tục.
>>> Xem thêm: Rủi ro khi chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền quyết định tài sản chung của nhóm bạn hùn vốn
1. Chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền đại diện hộ kinh doanh
1.1. Chủ hộ kinh doanh có thể ủy quyền cho người khác
Trong hoạt động kinh doanh, chủ hộ có thể cần người khác thay mình thực hiện một số công việc. Một trong những công việc đó là ký kết hợp đồng đại lý.
Việc ủy quyền cần được thể hiện bằng văn bản. Văn bản nên ghi rõ người ủy quyền và người được ủy quyền.
Nội dung cũng cần xác định cụ thể công việc được giao. Điều này giúp hạn chế tranh chấp sau này.
Nếu giấy ủy quyền thuộc trường hợp được chứng thực chữ ký, người yêu cầu có thể thực hiện thủ tục theo quy định.
1.2. Chứng thực chữ ký nhằm xác nhận người ký
Chứng thực chữ ký có mục đích xác nhận chữ ký trên giấy tờ là của người yêu cầu chứng thực.
Việc chứng thực chữ ký không đồng nghĩa với việc xác nhận toàn bộ nội dung ủy quyền là đúng.
Người ký vẫn chịu trách nhiệm về nội dung do mình xác lập. Vì vậy, cần đọc kỹ giấy ủy quyền trước khi ký.
Đối với giấy ủy quyền liên quan đến hoạt động kinh doanh, nội dung càng cần được kiểm tra cẩn thận.
1.3. Người ký giấy ủy quyền phải đúng chủ thể
Đối với hộ kinh doanh, cần xác định người có quyền thực hiện việc ủy quyền.
Thông tin của chủ hộ cần được thể hiện chính xác trên giấy ủy quyền. Các thông tin này cũng cần thống nhất với giấy tờ xác định nhân thân.
Nếu người ký không phải chủ hộ, cần kiểm tra căn cứ đại diện của người đó.
Việc xác định đúng chủ thể giúp hạn chế rủi ro khi hợp đồng đại lý được ký sau đó.
1.4. Cần phân biệt ủy quyền với ký kết hợp đồng đại lý
Giấy ủy quyền và hợp đồng đại lý là hai loại văn bản khác nhau.
Giấy ủy quyền xác định phạm vi đại diện của người được ủy quyền. Hợp đồng đại lý lại ghi nhận quyền và nghĩa vụ giữa các bên trong quan hệ đại lý.
Do đó, chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền không thay thế việc kiểm tra hợp đồng đại lý.
Người được ủy quyền chỉ nên ký hợp đồng trong phạm vi được giao.
2. Điều kiện chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền
2.1. Người yêu cầu phải có giấy tờ xác định nhân thân
Người yêu cầu chứng thực cần cung cấp giấy tờ để xác định danh tính theo quy định.
Thông tin trên giấy tờ cần phù hợp với người trực tiếp ký giấy ủy quyền.
Nếu có thay đổi thông tin cá nhân, người yêu cầu nên kiểm tra trước khi thực hiện.
Việc chuẩn bị đúng giấy tờ giúp quá trình chứng thực thuận lợi hơn.
2.2. Người ký phải minh mẫn và tự nguyện
Người yêu cầu chứng thực phải nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.
Việc ký giấy ủy quyền cũng phải được thực hiện trên cơ sở tự nguyện.
Nếu người ký không đủ khả năng nhận thức hoặc không làm chủ được hành vi, thủ tục có thể không được thực hiện.
Do đó, người ký cần trực tiếp thực hiện theo hướng dẫn của người có thẩm quyền.
2.3. Nội dung giấy ủy quyền phải rõ ràng
Giấy ủy quyền nên ghi rõ công việc mà người được ủy quyền có thể thực hiện.
Nếu mục đích là ký hợp đồng đại lý, nội dung cần thể hiện rõ phạm vi này.
Có thể xác định tên đối tác, loại hợp đồng hoặc thời hạn ủy quyền nếu cần thiết.
Nội dung càng cụ thể thì việc thực hiện sau này càng dễ kiểm soát.
2.4. Phạm vi ủy quyền cần được xác định cụ thể
Người được ủy quyền chỉ nên thực hiện những công việc nằm trong phạm vi được giao.
Nếu giấy ủy quyền chỉ cho phép ký một loại hợp đồng, không nên tự mở rộng sang công việc khác.
Trường hợp có quyền sửa đổi hoặc ký phụ lục, nội dung này cũng nên được quy định rõ.
Việc ghi cụ thể giúp hạn chế tranh chấp về thẩm quyền đại diện.
2.5. Giấy ủy quyền không được thuộc trường hợp không được chứng thực
Không phải mọi văn bản ủy quyền đều có thể chứng thực chữ ký.
Người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra giấy tờ và nội dung liên quan. Nếu thuộc trường hợp không được chứng thực, yêu cầu có thể bị từ chối.
Vì vậy, người dân nên xác định đúng loại văn bản trước khi chuẩn bị hồ sơ.
Nếu nội dung phức tạp, nên trao đổi trước với đơn vị có chuyên môn.
>>> Xem thêm: Nếu chưa từng công chứng, bạn nên tìm hiểu trước về văn phòng công chứng
3. Hồ sơ và thủ tục chứng thực chữ ký đại diện hộ kinh doanh
3.1. Chuẩn bị giấy ủy quyền
Trước tiên, chủ hộ kinh doanh cần chuẩn bị giấy ủy quyền.
Văn bản nên ghi đầy đủ thông tin của người ủy quyền và người được ủy quyền.
Nội dung cần nêu rõ công việc được giao. Thời hạn ủy quyền cũng nên được xác định nếu cần.
Nếu ủy quyền để ký hợp đồng đại lý, cần ghi rõ phạm vi ký kết.
3.2. Chuẩn bị giấy tờ của người ủy quyền
Người ký giấy ủy quyền cần chuẩn bị giấy tờ xác định nhân thân.
Thông tin trên giấy tờ cần thống nhất với nội dung giấy ủy quyền.
Nếu người ký là chủ hộ kinh doanh, nên chuẩn bị thêm thông tin liên quan đến hộ kinh doanh khi cần thiết.
Các giấy tờ này giúp xác định đúng chủ thể thực hiện việc ủy quyền.
3.3. Kiểm tra thông tin của người được ủy quyền
Thông tin của người được ủy quyền cũng cần được ghi chính xác.
Họ tên và thông tin nhận dạng nên được kiểm tra trước khi hoàn thiện văn bản.
Điều này đặc biệt quan trọng khi người được ủy quyền sẽ trực tiếp ký hợp đồng với đối tác.
Sai thông tin có thể gây khó khăn trong quá trình sử dụng giấy ủy quyền.
3.4. Ký giấy ủy quyền trước người có thẩm quyền
Người yêu cầu cần thực hiện việc ký theo đúng hướng dẫn.
Trong trường hợp thủ tục yêu cầu ký trước người thực hiện chứng thực, không nên ký sẵn tại nhà.
Người có thẩm quyền sẽ kiểm tra giấy tờ và các điều kiện liên quan.
Sau khi đủ điều kiện, thủ tục chứng thực chữ ký được thực hiện theo quy định.
3.5. Kiểm tra lại giấy ủy quyền sau khi chứng thực
Sau khi nhận kết quả, người dân nên kiểm tra toàn bộ giấy ủy quyền.
Cần kiểm tra họ tên và thông tin của các bên.
Phạm vi ủy quyền cũng cần được đối chiếu với nhu cầu thực tế.
Nếu phát hiện sai sót, nên trao đổi ngay với nơi thực hiện chứng thực.
3.6. Sử dụng giấy ủy quyền khi ký hợp đồng đại lý
Sau khi hoàn tất thủ tục, người được ủy quyền có thể sử dụng giấy ủy quyền trong phạm vi được giao.
Khi ký hợp đồng đại lý, cần kiểm tra đúng tên hộ kinh doanh và thông tin của đối tác.
Người ký cũng cần thể hiện rõ tư cách đại diện theo ủy quyền.
Không nên ký vượt quá phạm vi được ghi trong giấy ủy quyền.
4. Những lưu ý khi ủy quyền ký hợp đồng đại lý cho hộ kinh doanh
4.1. Xác định rõ thời hạn ủy quyền
Thời hạn là nội dung nên được quan tâm khi lập giấy ủy quyền.
Nếu giấy ủy quyền chỉ phục vụ một hợp đồng, có thể xác định thời hạn phù hợp với giao dịch.
Trường hợp ủy quyền trong thời gian dài, cần quy định rõ thời điểm bắt đầu và kết thúc.
Việc này giúp người được ủy quyền biết giới hạn thời gian thực hiện.
4.2. Ghi rõ loại hợp đồng được ký
Nếu mục đích là ký hợp đồng đại lý, nên ghi cụ thể nội dung này.
Không nên sử dụng cách diễn đạt quá chung chung nếu phạm vi công việc có thể phát sinh nhiều cách hiểu.
Trường hợp người được ủy quyền được ký nhiều hợp đồng, nên mô tả rõ phạm vi.
Điều này giúp hạn chế tranh chấp về quyền đại diện.
4.3. Làm rõ quyền sửa đổi và ký phụ lục
Một số hợp đồng đại lý có thể được sửa đổi sau khi ký.
Nếu người được ủy quyền được phép ký phụ lục, nội dung này nên được ghi nhận.
Tương tự, quyền sửa đổi các điều khoản cũng cần được xác định rõ.
Không nên mặc nhiên hiểu rằng quyền ký hợp đồng bao gồm mọi quyền liên quan.
4.4. Không ký vượt quá phạm vi được ủy quyền
Người được ủy quyền cần tuân thủ đúng nội dung giấy ủy quyền.
Không nên tự ý ký thêm hợp đồng khác. Cũng không nên thay đổi phạm vi giao dịch khi chưa có sự cho phép phù hợp.
Nếu phát sinh công việc mới, nên lập văn bản ủy quyền bổ sung khi cần thiết.
Việc này giúp bảo đảm quyền lợi của hộ kinh doanh và các bên liên quan.
4.5. Kiểm tra yêu cầu của đối tác trước khi ký
Đối tác có thể yêu cầu cung cấp giấy ủy quyền trước khi ký hợp đồng.
Một số trường hợp có thể yêu cầu bản chứng thực hoặc giấy tờ liên quan khác.
Vì vậy, chủ hộ nên hỏi rõ yêu cầu của đối tác từ đầu.
Việc chuẩn bị đúng hồ sơ giúp hạn chế việc phải bổ sung sau khi giao dịch đã được lên kế hoạch.
4.6. Cần xem xét tính chất của giao dịch
Không phải mọi giấy ủy quyền đều có nội dung giống nhau.
Có trường hợp chỉ ủy quyền ký một hợp đồng cụ thể. Trường hợp khác có thể ủy quyền thực hiện nhiều công việc liên quan.
Nếu giao dịch có giá trị lớn, nên kiểm tra kỹ nội dung trước khi ký.
Đặc biệt, cần chú ý quyền và nghĩa vụ mà người được ủy quyền có thể xác lập cho hộ kinh doanh.
>>> Xem thêm: Giao dịch càng lớn, việc chuẩn bị cho công chứng mua bán nhà đất càng cần cẩn trọng
Kết luận
Chứng thực chữ ký đại lý hộ kinh doanh là thủ tục có thể phát sinh khi chủ hộ ủy quyền cho người khác đại diện ký kết hợp đồng đại lý. Người yêu cầu cần xác định đúng chủ thể, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và xây dựng nội dung ủy quyền rõ ràng.
Giấy ủy quyền nên quy định cụ thể phạm vi công việc. Thời hạn, loại hợp đồng và quyền ký phụ lục cũng cần được xem xét. Người được ủy quyền không nên thực hiện vượt quá phạm vi được giao.
Nếu cần tư vấn về chứng thực chữ ký đại lý hộ kinh doanh, giấy ủy quyền hoặc hồ sơ đại diện ký kết hợp đồng, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Những hồ sơ đặc thù thường cần người xử lý am hiểu nhiều ngôn ngữ qua dịch thuật đa ngôn ngữ
>>> Xem thêm: Trước ngày nộp hồ sơ, hãy dành vài phút xem mình đã hiểu đúng về công chứng dịch thuật hay chưa
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com