Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuLưu ý chứng thực chữ ký VPCC tư là vấn đề người dân nên quan tâm trước khi mang giấy tờ đến Văn phòng công chứng để thực hiện thủ tục. Nhiều người vẫn cho rằng đã đến VPCC thì mọi giấy tờ có chữ ký đều có thể được công chứng.
Thực tế, chứng thực chữ ký và công chứng là hai thủ tục có bản chất khác nhau. Từ ngày 01/11/2025, công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng có thẩm quyền thực hiện chứng thực chữ ký theo quy định về chứng thực.
Khi chứng thực chữ ký, người thực hiện chứng thực xác nhận chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu. Người ký vẫn phải chịu trách nhiệm về nội dung của văn bản.
Vì vậy, trước khi đến VPCC tư, người dân cần xác định đúng loại thủ tục, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và kiểm tra kỹ nội dung văn bản. Những lưu ý dưới đây sẽ giúp quá trình chứng thực diễn ra thuận lợi hơn.
>>> Xem thêm: Tác hại của việc dùng bản chứng thực chữ ký quá thời hạn sử dụng
1. Hiểu đúng về chứng thực chữ ký tại VPCC tư
1.1. VPCC tư có thể thực hiện chứng thực chữ ký
Không phải chỉ UBND cấp xã mới có thẩm quyền chứng thực chữ ký.
Theo quy định hiện hành, công chứng viên của Phòng công chứng và Văn phòng công chứng là người thực hiện chứng thực. Công chứng viên có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản và ký chứng thực, đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.
Đây là điểm người dân cần phân biệt với hoạt động công chứng hợp đồng, giao dịch.
Khi đến một VPCC tư, người dân có thể yêu cầu chứng thực chữ ký nếu giấy tờ và trường hợp cụ thể đáp ứng điều kiện theo quy định.
1.2. Chứng thực chữ ký không đồng nghĩa với công chứng nội dung
Chứng thực chữ ký chủ yếu xác nhận chữ ký trong giấy tờ, văn bản là của người yêu cầu chứng thực.
Việc này không đồng nghĩa với việc công chứng viên xác nhận toàn bộ nội dung văn bản là đúng. Người ký vẫn phải chịu trách nhiệm về nội dung mà mình đã ký.
Do đó, người dân không nên nhầm rằng văn bản sau khi được chứng thực chữ ký sẽ có giá trị giống một hợp đồng, giao dịch đã được công chứng.
Nếu giấy tờ thực chất là một giao dịch thuộc trường hợp phải công chứng hoặc cần hình thức pháp lý khác, cần lựa chọn đúng thủ tục ngay từ đầu.
1.3. Chứng thực chữ ký có thể không phụ thuộc nơi cư trú
Một điểm đáng chú ý là việc chứng thực chữ ký không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.
Điều này tạo thuận lợi cho người dân khi lựa chọn nơi thực hiện thủ tục.
Tuy nhiên, không nên hiểu rằng mọi loại giao dịch đều có thể thực hiện tại bất kỳ VPCC nào. Thẩm quyền chứng thực chữ ký cần được phân biệt với thẩm quyền chứng thực một số giao dịch liên quan đến nhà đất hoặc tài sản.
Vì vậy, trước khi đến VPCC, nên xác định chính xác mình đang cần chứng thực chữ ký hay thực hiện một thủ tục khác.
1.4. Không nên gọi chung mọi thủ tục tại VPCC là công chứng
Trong giao tiếp hằng ngày, nhiều người thường gọi tất cả thủ tục thực hiện tại Văn phòng công chứng là “công chứng”.
Cách gọi này có thể gây nhầm lẫn khi chuẩn bị hồ sơ.
Một văn bản có thể chỉ cần chứng thực chữ ký. Văn bản khác lại cần công chứng hợp đồng hoặc giao dịch. Mỗi thủ tục có điều kiện và phạm vi kiểm tra khác nhau.
Xác định đúng thủ tục ngay từ đầu sẽ giúp người dân tránh chuẩn bị sai hồ sơ.
2. Những giấy tờ cần kiểm tra trước khi chứng thực chữ ký
2.1. Chuẩn bị giấy tờ xác định nhân thân
Người yêu cầu chứng thực cần chuẩn bị giấy tờ phù hợp để xác định nhân thân.
Theo quy định hiện hành, giấy tờ có thể gồm Căn cước điện tử; Thẻ căn cước công dân, Thẻ căn cước, Giấy chứng nhận căn cước, Hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng.
Ngoài ra, trường hợp thông tin giấy tờ đã được tích hợp trên VNeID và có thể khai thác theo quy định thì người thực hiện chứng thực không yêu cầu xuất trình lại những giấy tờ, tài liệu tương ứng.
Người dân nên kiểm tra thông tin nhân thân trước khi thực hiện. Nếu có sự sai khác về họ tên hoặc thông tin cá nhân, cần trao đổi trước với nơi chứng thực.
2.2. Mang theo đúng văn bản cần ký
Bên cạnh giấy tờ nhân thân, người yêu cầu cần chuẩn bị giấy tờ hoặc văn bản mà mình sẽ ký.
Văn bản nên được kiểm tra trước về họ tên, ngày tháng, số giấy tờ và các thông tin liên quan.
Nếu văn bản có nhiều trang, cần kiểm tra toàn bộ nội dung trước khi ký. Không nên chỉ đọc trang có phần chữ ký.
Đặc biệt, người dân không nên ký vào văn bản khi còn để trống những nội dung quan trọng.
2.3. Kiểm tra xem văn bản có thuộc trường hợp được chứng thực chữ ký không
Không phải mọi loại giấy tờ đều có thể yêu cầu chứng thực chữ ký.
Người thực hiện chứng thực phải kiểm tra giấy tờ và điều kiện của người yêu cầu. Pháp luật cũng quy định các trường hợp không được chứng thực chữ ký, trong đó có giấy tờ, văn bản có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội hoặc thuộc những trường hợp bị loại trừ theo quy định.
Do đó, việc một văn bản đã được soạn sẵn không có nghĩa chắc chắn sẽ được chứng thực.
Nếu nội dung văn bản có tính chất đặc biệt, người dân nên trao đổi trước với VPCC.
2.4. Không ký trước nếu được yêu cầu ký tại nơi chứng thực
Một trong những điểm quan trọng của thủ tục chứng thực chữ ký là người yêu cầu phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Vì vậy, nếu VPCC yêu cầu ký trực tiếp tại nơi thực hiện, người dân không nên ký sẵn ở nhà.
Việc ký trước rồi mang văn bản đến yêu cầu xác nhận có thể khiến thủ tục không được thực hiện theo cách thông thường.
Nếu đã lỡ ký trước, nên thông báo rõ với người tiếp nhận để được hướng dẫn phương án phù hợp.
2.5. Kiểm tra ngôn ngữ của văn bản
Văn bản bằng tiếng nước ngoài có thể phát sinh yêu cầu kiểm tra nội dung và mục đích sử dụng.
Người dân cần xác định cơ quan hoặc tổ chức tiếp nhận hồ sơ có yêu cầu bản dịch hay không.
Đối với tài liệu có nội dung phức tạp, việc chuẩn bị bản dịch để hiểu chính xác nội dung cũng rất cần thiết.
Không nên ký vào văn bản tiếng nước ngoài chỉ vì được người khác hướng dẫn mà chưa hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của mình.
>>> Xem thêm: Cần công chứng hợp đồng, giao dịch hay giấy tờ? Văn phòng công chứng có thể là nơi bạn cần tìm
3. Những lưu ý quan trọng trong quá trình chứng thực tại VPCC tư
3.1. Đọc kỹ văn bản trước khi ký
Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản mà mình ký.
Vì vậy, đây là bước không nên bỏ qua.
Cần kiểm tra tên người ký, nội dung cam kết, thời hạn, quyền và nghĩa vụ của các bên nếu văn bản có liên quan đến nhiều chủ thể.
Nếu phát hiện thông tin chưa chính xác, nên yêu cầu chỉnh sửa trước khi ký.
3.2. Không nhờ người khác ký thay
Chứng thực chữ ký nhằm xác nhận chữ ký là của chính người yêu cầu chứng thực.
Do đó, người dân không nên nhờ người khác ký thay rồi yêu cầu chứng thực.
Nếu người có quyền và nghĩa vụ liên quan không thể trực tiếp thực hiện, cần xác định xem trường hợp đó có thể áp dụng hình thức ủy quyền hoặc thủ tục khác hay không.
Không nên tự ý thay đổi người ký để hoàn tất hồ sơ.
3.3. Thông báo rõ mục đích sử dụng văn bản
Mục đích sử dụng có thể ảnh hưởng đến việc lựa chọn thủ tục.
Ví dụ, cùng là một chữ ký nhưng văn bản có thể được dùng để nộp hồ sơ hành chính, nhận tiền, ủy quyền hoặc xác lập một giao dịch.
Một số trường hợp chỉ cần chứng thực chữ ký. Trường hợp khác có thể cần công chứng hoặc hình thức xác nhận khác.
Vì vậy, người dân nên nói rõ mục đích sử dụng khi trao đổi với VPCC.
3.4. Cẩn trọng với giấy ủy quyền
Giấy ủy quyền là loại văn bản thường phát sinh nhu cầu chứng thực chữ ký.
Tuy nhiên, không phải mọi giấy ủy quyền đều có thể thực hiện dưới hình thức chứng thực chữ ký.
Pháp luật có quy định riêng về những trường hợp giấy ủy quyền được chứng thực chữ ký. Chẳng hạn, Thông tư hướng dẫn từng quy định các trường hợp như ủy quyền nộp hộ, nhận hộ hồ sơ; nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp hoặc một số trường hợp khác đáp ứng điều kiện.
Nếu nội dung ủy quyền liên quan đến chuyển quyền sở hữu tài sản hoặc quyền sử dụng bất động sản, người dân cần đặc biệt thận trọng.
Không nên chỉ căn cứ vào tên gọi “giấy ủy quyền” để lựa chọn thủ tục.
3.5. Kiểm tra lời chứng và thông tin sau khi hoàn tất
Sau khi chứng thực, người dân nên kiểm tra lại văn bản.
Cần đối chiếu họ tên, thông tin cá nhân, chữ ký và phần lời chứng. Nếu văn bản có nhiều trang, nên kiểm tra cả việc đánh số trang hoặc đóng dấu giáp lai khi thuộc trường hợp phải thực hiện.
Nếu phát hiện thông tin bất thường, nên trao đổi ngay với người thực hiện chứng thực.
Không nên tự ý sửa chữa nội dung sau khi đã hoàn tất chứng thực.
3.6. Hỏi rõ chi phí và thời gian thực hiện
Trước khi làm thủ tục, người dân có thể hỏi rõ mức phí và thời gian giải quyết.
Nghị định về chứng thực hiện hành quy định về phí chứng thực và trách nhiệm niêm yết công khai các thông tin liên quan tại nơi thực hiện chứng thực.
Đối với hồ sơ có nhiều tài liệu hoặc nội dung cần kiểm tra, người dân nên trao đổi trước để chủ động thời gian.
Nếu cần chứng thực gấp, cũng nên thông báo ngay khi tiếp nhận hồ sơ.
4. Cách hạn chế rủi ro khi chứng thực chữ ký tại VPCC tư
4.1. Chọn đúng nơi có thẩm quyền thực hiện
Không nên lựa chọn địa điểm chỉ dựa vào tên gọi hoặc quảng cáo.
Người dân cần xác định đó là tổ chức hành nghề công chứng hoạt động hợp pháp và người thực hiện có thẩm quyền đối với thủ tục mình yêu cầu.
Hiện nay, công chứng viên của Phòng công chứng và Văn phòng công chứng có thẩm quyền thực hiện chứng thực chữ ký theo quy định.
Việc lựa chọn đúng nơi giúp hạn chế rủi ro khi hồ sơ được sử dụng về sau.
4.2. Không ký vào văn bản chưa hoàn thiện
Một văn bản chưa hoàn chỉnh có thể tiềm ẩn nhiều rủi ro.
Người ký không nên để trống những phần quan trọng như số tiền, thời hạn, thông tin tài sản hoặc nội dung cam kết.
Nếu đối tác yêu cầu ký trước rồi mới bổ sung nội dung, cần hết sức thận trọng.
Chữ ký của mình có thể được sử dụng trên một văn bản có nội dung khác với dự kiến ban đầu.
4.3. Không nhầm giữa chứng thực chữ ký và công chứng giao dịch
Đây là một trong những lưu ý quan trọng nhất.
Chứng thực chữ ký tập trung vào việc xác nhận chữ ký của người yêu cầu. Trong khi đó, công chứng giao dịch có phạm vi kiểm tra và giá trị pháp lý khác.
Nếu văn bản liên quan đến mua bán, chuyển nhượng, tặng cho hoặc giao dịch tài sản, cần xác định chính xác hình thức pháp lý mà pháp luật yêu cầu.
Việc chọn sai thủ tục có thể khiến hồ sơ không được cơ quan tiếp nhận chấp nhận.
4.4. Kiểm tra yêu cầu của nơi tiếp nhận hồ sơ
Không nên chỉ hỏi VPCC rằng “có chứng thực được không”.
Quan trọng hơn là phải xác định văn bản sau khi chứng thực có đáp ứng yêu cầu của nơi tiếp nhận hay không.
Một số cơ quan có thể yêu cầu thêm bản sao, bản dịch hoặc giấy tờ liên quan.
Vì vậy, nếu văn bản được chứng thực để nộp cho cơ quan, tổ chức khác, nên kiểm tra yêu cầu của nơi tiếp nhận trước.
4.5. Chủ động hỏi khi chưa hiểu thủ tục
Nếu chưa xác định được mình cần công chứng hay chứng thực chữ ký, người dân nên hỏi trước.
Việc hỏi đúng ngay từ đầu giúp hạn chế phải đi lại nhiều lần.
Đặc biệt, các hồ sơ liên quan đến tài sản, ủy quyền, thừa kế hoặc giao dịch có giá trị lớn nên được kiểm tra kỹ trước khi ký.
Không nên ký trước chỉ vì cho rằng thủ tục chứng thực chữ ký đơn giản.
4.6. Lưu lại văn bản sau khi chứng thực
Sau khi hoàn tất, người dân nên giữ bản đã được chứng thực cẩn thận.
Nếu hồ sơ được sử dụng cho nhiều mục đích, cần xác định có cần thêm bản sao hay bản chứng thực khác hay không.
Không nên tự ý tẩy xóa, sửa chữa hoặc thay đổi nội dung trên văn bản đã chứng thực.
Khi cần sử dụng lại, nên kiểm tra tình trạng văn bản và yêu cầu của nơi tiếp nhận trước khi nộp.
>>> Xem thêm: Một bước chuẩn bị đúng có thể giúp quá trình công chứng mua bán nhà đất thuận lợi hơn
Kết luận
Lưu ý chứng thực chữ ký VPCC tư không chỉ nằm ở việc chuẩn bị CCCD hoặc văn bản cần ký. Người dân cần xác định đúng thủ tục, kiểm tra thẩm quyền của nơi thực hiện, đọc kỹ nội dung và thực hiện ký theo đúng hướng dẫn. Đặc biệt, cần phân biệt rõ chứng thực chữ ký với công chứng hợp đồng, giao dịch để tránh lựa chọn sai hình thức.
Trước khi chứng thực, nên kiểm tra mục đích sử dụng văn bản và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận. Với giấy ủy quyền, tài liệu liên quan đến tài sản hoặc văn bản có nội dung phức tạp, việc kiểm tra trước càng cần thiết. Người ký cũng cần nhớ rằng mình chịu trách nhiệm về nội dung văn bản đã ký.
Nếu cần được tư vấn về chứng thực chữ ký, hồ sơ chứng thực tại Văn phòng công chứng hoặc cần xác định nên chứng thực hay công chứng văn bản, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Càng nhiều ngôn ngữ, bài toán xử lý tài liệu càng phức tạp; dịch thuật đa ngôn ngữ là giải pháp đáng tham khảo
>>> Xem thêm: Đừng chỉ quan tâm bản dịch nhanh hay chậm, tính chính xác trong công chứng dịch thuật cũng rất quan trọng
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com