Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuChứng thực chữ ký ủy quyền vô thời hạn là vấn đề cần được lưu ý khi lập giấy ủy quyền. Đặc biệt, văn bản có điều khoản tự động gia hạn.
Nhiều người cho rằng chứng thực chữ ký sẽ làm văn bản ủy quyền an toàn hơn. Cách hiểu này chưa hoàn toàn chính xác.
Chứng thực chữ ký chủ yếu xác nhận chữ ký thuộc về người yêu cầu. Việc chứng thực không đồng nghĩa với việc xác nhận toàn bộ nội dung văn bản. Chữ ký được chứng thực là căn cứ xác định trách nhiệm của người ký về nội dung giấy tờ.
Điều khoản gia hạn vô thời hạn có thể làm phát sinh nhiều rủi ro. Những rủi ro này càng đáng lưu ý khi phạm vi ủy quyền rộng.
Vậy văn bản ủy quyền có được ghi điều khoản tự động gia hạn không? Điều khoản này có thể gây ra những rủi ro nào? Người ký cần lưu ý gì trước khi chứng thực?
Nội dung dưới đây sẽ giúp làm rõ những vấn đề này.
>>> Xem thêm: Xử lý thế nào khi chứng thực chữ ký trên tờ khai tài sản nhưng phát hiện tài sản đang dính kê biên?
1. Chứng thực chữ ký trên văn bản ủy quyền vô thời hạn
1.1. Chứng thực chữ ký không xác nhận toàn bộ nội dung ủy quyền
Chứng thực chữ ký có phạm vi xác nhận nhất định.
Cơ quan, người có thẩm quyền chứng thực xác nhận chữ ký là của người yêu cầu. Việc này không đồng nghĩa với việc xác nhận mọi nội dung trong văn bản là đúng.
Người ký vẫn phải chịu trách nhiệm về nội dung mình đã ký.
Vì vậy, việc một văn bản đã được chứng thực không có nghĩa mọi điều khoản đều đương nhiên an toàn.
1.2. Thời hạn ủy quyền do các bên thỏa thuận
Theo Bộ luật Dân sự, thời hạn ủy quyền do các bên thỏa thuận. Thời hạn cũng có thể do pháp luật quy định.
Nếu không có thỏa thuận và pháp luật không quy định, hợp đồng ủy quyền có hiệu lực trong 01 năm. Thời hạn này được tính từ ngày xác lập việc ủy quyền.
Như vậy, pháp luật không mặc định mọi giấy ủy quyền đều chỉ có thời hạn 01 năm.
Ngược lại, các bên có thể thỏa thuận về thời hạn. Nội dung cụ thể cần được thể hiện rõ trong văn bản.
1.3. Điều khoản tự động gia hạn cần được xem xét kỹ
Một số văn bản có thể ghi rằng ủy quyền sẽ tự động gia hạn khi hết thời hạn.
Cách quy định này có thể khiến thời gian đại diện kéo dài rất lâu. Người ủy quyền có thể khó kiểm soát thời điểm chấm dứt.
Rủi ro càng lớn nếu văn bản không quy định rõ cách chấm dứt. Điều kiện gia hạn cũng cần được xác định cụ thể.
Do đó, không nên chỉ ghi chung rằng văn bản được “gia hạn vô thời hạn”.
1.4. Không nên nhầm “vô thời hạn” với “không thể chấm dứt”
Đây là vấn đề cần đặc biệt lưu ý.
Việc văn bản không xác định một ngày kết thúc cụ thể không có nghĩa quyền đại diện tồn tại trong mọi trường hợp.
Đại diện theo ủy quyền có thể chấm dứt theo nhiều căn cứ. Các trường hợp này được quy định tại Bộ luật Dân sự.
Vì vậy, cần xem xét cả thời hạn và các căn cứ chấm dứt.
2. Những rủi ro pháp lý khi ủy quyền tự động gia hạn
2.1. Khó kiểm soát thời điểm chấm dứt ủy quyền
Điều khoản tự động gia hạn có thể khiến người ủy quyền khó xác định thời điểm kết thúc.
Điều này dễ gây nhầm lẫn cho chính các bên. Người thứ ba cũng có thể gặp khó khăn khi kiểm tra quyền đại diện.
Nếu văn bản không quy định rõ, tranh chấp có thể phát sinh.
Đặc biệt, vấn đề này đáng lưu ý khi ủy quyền được sử dụng trong thời gian dài.
2.2. Người được ủy quyền có thể tiếp tục thực hiện công việc
Khi thời hạn được kéo dài, người được ủy quyền có thể tiếp tục nhân danh người ủy quyền.
Phạm vi này phụ thuộc vào nội dung văn bản. Nếu phạm vi ủy quyền rộng, rủi ro cũng có thể tăng lên.
Người ủy quyền có thể phát sinh nghĩa vụ từ hành vi của người đại diện. Điều này xảy ra khi hành vi nằm trong phạm vi đại diện.
Do đó, cần giới hạn rõ công việc được ủy quyền.
2.3. Khó xử lý khi người ủy quyền thay đổi ý chí
Nhu cầu của người ủy quyền có thể thay đổi theo thời gian.
Người ủy quyền có thể không còn muốn người khác tiếp tục đại diện. Tuy nhiên, điều khoản gia hạn tự động có thể khiến việc kiểm soát trở nên phức tạp hơn.
Bộ luật Dân sự quy định đại diện theo ủy quyền có thể chấm dứt theo thỏa thuận. Người được đại diện hoặc người đại diện cũng có thể đơn phương chấm dứt trong trường hợp luật định.
Vì vậy, nên quy định rõ cơ chế chấm dứt ngay từ đầu.
2.4. Có thể phát sinh tranh chấp với người thứ ba
Một giao dịch có thể liên quan đến nhiều bên.
Người thứ ba thường cần biết người ký có còn quyền đại diện hay không.
Nếu văn bản có điều khoản gia hạn phức tạp, việc xác định thời hạn có thể khó khăn.
Tranh chấp có thể phát sinh nếu các bên hiểu khác nhau về hiệu lực của ủy quyền.
2.5. Rủi ro tăng khi ủy quyền liên quan đến tài sản
Các văn bản liên quan đến tài sản cần được kiểm tra đặc biệt cẩn thận.
Ví dụ, nội dung có thể liên quan đến quản lý tài sản hoặc thực hiện giao dịch.
Nếu quyền đại diện kéo dài, khả năng phát sinh giao dịch ngoài dự kiến cũng tăng.
Người ủy quyền nên giới hạn rõ tài sản và công việc được ủy quyền.
>>> Xem thêm: Muốn tiết kiệm thời gian? Hãy chuẩn bị hồ sơ và chọn đúng văn phòng công chứng
3. Điều kiện và lưu ý khi chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền
3.1. Không phải mọi giấy ủy quyền đều được chứng thực chữ ký
Pháp luật phân biệt chứng thực chữ ký với chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Theo quy định về chứng thực, giấy tờ có nội dung là hợp đồng, giao dịch thuộc trường hợp không chứng thực chữ ký. Một số trường hợp ngoại lệ được pháp luật quy định riêng.
Vì vậy, cần xác định đúng bản chất của văn bản.
Không nên chỉ dựa vào tên gọi “Giấy ủy quyền”.
3.2. Giấy ủy quyền phải thuộc trường hợp được chứng thực chữ ký
Thông tư 01/2020/TT-BTP hướng dẫn các trường hợp chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền.
Việc ủy quyền phải đáp ứng các điều kiện nhất định. Trong đó có yêu cầu về thù lao và trách nhiệm bồi thường.
Nội dung cũng không được liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản. Nội dung không được liên quan đến quyền sử dụng bất động sản.
Do đó, cần kiểm tra nội dung trước khi ký.
3.3. Cần đọc kỹ điều khoản gia hạn
Người ký nên đọc toàn bộ văn bản trước khi thực hiện.
Đặc biệt, cần chú ý phần thời hạn ủy quyền.
Nếu có câu “tự động gia hạn”, cần xác định điều kiện gia hạn. Cũng cần xác định số lần gia hạn và thời điểm chấm dứt.
Không nên ký nếu chưa hiểu rõ ý nghĩa của điều khoản này.
3.4. Nên giới hạn phạm vi ủy quyền
Phạm vi ủy quyền càng rộng thì rủi ro càng lớn.
Văn bản nên ghi rõ người được ủy quyền được thực hiện công việc nào.
Nếu chỉ cần nộp hồ sơ, nhận giấy tờ hoặc thực hiện một công việc cụ thể, nên ghi đúng phạm vi đó.
Không nên trao quyền rộng hơn nhu cầu thực tế.
3.5. Nên quy định cơ chế chấm dứt rõ ràng
Văn bản nên xác định rõ thời điểm chấm dứt.
Các bên cũng có thể thỏa thuận về trường hợp chấm dứt trước hạn.
Việc này giúp giảm tranh chấp sau này.
Nếu có điều khoản tự động gia hạn, cần quy định rõ cách thông báo không gia hạn.
3.6. Cần cân nhắc văn bản công chứng nếu giao dịch có tính chất phức tạp
Một số ủy quyền có nội dung đơn giản có thể được chứng thực chữ ký.
Tuy nhiên, không phải mọi quan hệ ủy quyền đều phù hợp với hình thức này.
Nếu văn bản có nội dung phức tạp hoặc liên quan đến giao dịch tài sản, cần xác định đúng hình thức pháp lý.
Trong trường hợp cần công chứng, người dân nên lập văn bản theo đúng thủ tục công chứng.
4. Cách hạn chế rủi ro khi lập và chứng thực văn bản ủy quyền
4.1. Không nên ghi thời hạn một cách chung chung
Thời hạn càng rõ thì càng dễ kiểm soát.
Văn bản nên ghi ngày bắt đầu và thời điểm kết thúc nếu phù hợp.
Nếu gắn với một công việc cụ thể, có thể xác định thời hạn theo công việc được ủy quyền.
Cách này giúp các bên dễ xác định quyền đại diện.
4.2. Hạn chế điều khoản tự động gia hạn vô thời hạn
Điều khoản gia hạn liên tục có thể làm tăng rủi ro.
Người ủy quyền có thể khó theo dõi việc đại diện trong thời gian dài.
Nếu cần gia hạn, nên quy định cơ chế gia hạn rõ ràng.
Các bên có thể lập văn bản mới khi nhu cầu ủy quyền tiếp tục phát sinh.
4.3. Quy định rõ quyền và nghĩa vụ của người được ủy quyền
Văn bản nên ghi cụ thể công việc được thực hiện.
Cần xác định giới hạn quyền của người được ủy quyền.
Nếu có quyền ký hoặc nhận tiền, nội dung này càng cần được quy định rõ.
Việc giới hạn phạm vi giúp giảm nguy cơ phát sinh tranh chấp.
4.4. Kiểm tra căn cứ chấm dứt ủy quyền
Người lập văn bản không nên chỉ quan tâm đến ngày hết hạn.
Cần xem xét cả các trường hợp chấm dứt đại diện.
Theo Bộ luật Dân sự, đại diện theo ủy quyền có thể chấm dứt khi công việc hoàn thành. Một số trường hợp khác cũng có thể làm chấm dứt đại diện.
Việc kiểm tra trước giúp các bên chủ động hơn.
4.5. Không cho rằng chứng thực làm điều khoản trở nên tuyệt đối
Đây là lưu ý quan trọng.
Chứng thực chữ ký xác nhận chữ ký của người yêu cầu. Chứng thực không biến mọi điều khoản trong văn bản thành nội dung không thể tranh chấp.
Người ký vẫn chịu trách nhiệm về nội dung văn bản.
Vì vậy, cần kiểm tra nội dung trước khi yêu cầu chứng thực.
4.6. Nên kiểm tra văn bản trước khi ký
Trước khi ký, cần đọc toàn bộ văn bản.
Đặc biệt, hãy kiểm tra thời hạn và phạm vi ủy quyền.
Cũng cần xem kỹ điều khoản gia hạn và chấm dứt.
Nếu có nội dung chưa rõ, nên yêu cầu giải thích trước khi ký.
>>> Xem thêm: Từ hợp đồng đến giấy tờ tùy thân, mọi thứ đều cần được kiểm tra trước khi công chứng mua bán nhà đất
Kết luận
Chứng thực chữ ký ủy quyền vô thời hạn có thể tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu văn bản không quy định rõ phạm vi, thời hạn và cơ chế chấm dứt. Chứng thực chữ ký chỉ xác nhận chữ ký của người yêu cầu. Người ký vẫn chịu trách nhiệm về nội dung văn bản.
Pháp luật cho phép các bên thỏa thuận về thời hạn ủy quyền. Tuy nhiên, điều khoản tự động gia hạn cần được xây dựng thận trọng. Đặc biệt, không nên để phạm vi ủy quyền quá rộng hoặc thiếu cơ chế chấm dứt.
Trước khi ký, người dân nên kiểm tra kỹ toàn bộ văn bản. Nếu nội dung phức tạp, cần xác định đúng hình thức chứng thực hoặc công chứng.
Nếu cần được tư vấn về chứng thực chữ ký ủy quyền vô thời hạn, kiểm tra nội dung giấy ủy quyền hoặc xác định hình thức công chứng, chứng thực phù hợp, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Gấp đến đâu cũng cần đúng; đó là lý do dịch thuật lấy ngay cần được lựa chọn cẩn thận
>>> Xem thêm: Có một chi tiết nhỏ khiến nhiều người phải đi lại nhiều lần: Công chứng dịch thuật chưa đúng yêu cầu
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com