Thủ tục sao y Giấy bảo lãnh ngân hàng cho hợp đồng thi công

Trong hoạt động xây dựng, giấy bảo lãnh ngân hàng là tài liệu quan trọng. Văn bản này thường được sử dụng để bảo đảm nghĩa vụ của nhà thầu. Đây cũng là giấy tờ thường xuất hiện trong hồ sơ ký kết và thực hiện hợp đồng thi công.

Khi chủ đầu tư yêu cầu bổ sung bản sao có chứng thực, nhà thầu cần chuẩn bị đúng hồ sơ. Việc sao y thư bảo lãnh ngân hàng giúp hoàn thiện tài liệu pháp lý. Đồng thời, doanh nghiệp có thể sử dụng bản sao để nộp cho các bên liên quan. Tuy nhiên, cần phân biệt việc chứng thực bản sao với xác nhận hiệu lực bảo lãnh. Hai thủ tục này có mục đích hoàn toàn khác nhau.

Vậy thủ tục thực hiện như thế nào? Cần chuẩn bị những giấy tờ gì? Đơn vị nào có thẩm quyền chứng thực? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp chi tiết.

>>> Xem thêm: Thủ tục sao y Giấy đăng ký xe máy chuyên dùng (Máy xúc, Máy đào)

1. Thư bảo lãnh ngân hàng trong hợp đồng thi công và nhu cầu sao y

1.1. Thư bảo lãnh ngân hàng là gì?

Thư bảo lãnh ngân hàng là cam kết bằng văn bản của ngân hàng. Theo đó, ngân hàng thực hiện nghĩa vụ tài chính thay khách hàng. Việc này được thực hiện khi phát sinh điều kiện bảo lãnh.

Trong lĩnh vực xây dựng, nhà thầu thường sử dụng thư bảo lãnh. Văn bản này giúp bảo đảm trách nhiệm đối với chủ đầu tư. Đây cũng là căn cứ để các bên kiểm soát nghĩa vụ hợp đồng.

Một số loại bảo lãnh thường gặp gồm:

Bảo lãnh dự thầu: Bảo đảm trách nhiệm của nhà thầu khi tham gia đấu thầu.
Bảo lãnh thực hiện hợp đồng: Bảo đảm nhà thầu thực hiện đúng cam kết.
Bảo lãnh tạm ứng: Bảo đảm việc sử dụng khoản tiền tạm ứng đúng mục đích.
Bảo lãnh bảo hành: Bảo đảm trách nhiệm khắc phục khiếm khuyết công trình.
Bảo lãnh thanh toán: Bảo đảm nghĩa vụ thanh toán theo thỏa thuận.

Mỗi loại bảo lãnh có mục đích và điều kiện thực hiện riêng. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ nội dung trước khi sử dụng.

1.2. Vì sao cần sao y thư bảo lãnh ngân hàng?

Trong quá trình triển khai dự án, doanh nghiệp thường phải cung cấp nhiều bộ hồ sơ. Một số đơn vị tiếp nhận yêu cầu bản sao có chứng thực.

Việc này giúp đối chiếu thông tin giữa các bộ hồ sơ. Đồng thời, hạn chế việc phải luân chuyển bản chính nhiều lần.

Một số trường hợp thường phát sinh nhu cầu sao y gồm:

Nộp hồ sơ hoàn thiện thủ tục ký hợp đồng thi công.
Bổ sung tài liệu theo yêu cầu của chủ đầu tư.
Hoàn thiện hồ sơ quản lý dự án và hồ sơ thanh toán.
Cung cấp tài liệu cho đơn vị tư vấn giám sát.
Lưu trữ hồ sơ pháp lý tại bộ phận kế toán, pháp chế.
Bổ sung tài liệu khi kiểm tra, thanh tra hoặc kiểm toán.
Cung cấp hồ sơ cho ngân hàng hoặc đối tác liên quan.

Đặc biệt, những dự án có nhiều bên tham gia thường cần nhiều bản sao. Doanh nghiệp nên chuẩn bị số lượng phù hợp ngay từ đầu.

1.3. Sao y thư bảo lãnh ngân hàng có ý nghĩa pháp lý như thế nào?

Về mặt pháp lý, thủ tục này được gọi là chứng thực bản sao từ bản chính.

Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP, bản sao được chứng thực có giá trị sử dụng thay bản chính để đối chiếu trong giao dịch. Trường hợp pháp luật có quy định khác thì thực hiện theo quy định đó.

Như vậy, bản sao có chứng thực giúp chứng minh nội dung bản sao phù hợp với bản chính tại thời điểm đối chiếu.

Tuy nhiên, cần hiểu rõ phạm vi xác nhận này. Cơ quan chứng thực không xác nhận ngân hàng còn nghĩa vụ bảo lãnh. Cơ quan này cũng không đánh giá khả năng thanh toán của ngân hàng.

Ngoài ra, chứng thực bản sao không làm kéo dài thời hạn bảo lãnh. Việc thư bảo lãnh còn hiệu lực phải được xác định theo nội dung cam kết.

1.4. Phân biệt sao y thư bảo lãnh và xác minh tính xác thực

Đây là vấn đề doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm.

Hai hoạt động này có mục đích khác nhau:

Chứng thực bản sao: Xác nhận bản sao đúng với bản chính được xuất trình.
Xác minh thư bảo lãnh: Kiểm tra văn bản có thực sự do ngân hàng phát hành hay không.
Kiểm tra hiệu lực: Xác định cam kết bảo lãnh còn thời hạn hay đã chấm dứt.
Xác nhận nghĩa vụ: Kiểm tra điều kiện và phạm vi trách nhiệm của ngân hàng.

Do đó, bản sao có chứng thực không thay thế việc xác minh với ngân hàng. Khi chủ đầu tư cần xác nhận hiệu lực, doanh nghiệp nên liên hệ ngân hàng phát hành.

2. Hồ sơ và điều kiện cần chuẩn bị khi sao y thư bảo lãnh ngân hàng

2.1. Bản chính thư bảo lãnh ngân hàng

Đây là tài liệu quan trọng nhất trong bộ hồ sơ.

Người yêu cầu cần xuất trình bản chính để cơ quan có thẩm quyền đối chiếu. Văn bản phải thể hiện đầy đủ nội dung và thông tin phát hành.

Thông thường, thư bảo lãnh có các thông tin sau:

Tên ngân hàng phát hành thư bảo lãnh.
Thông tin của bên được bảo lãnh.
Thông tin của bên nhận bảo lãnh.
Số và ngày phát hành thư bảo lãnh.
Nghĩa vụ được ngân hàng bảo lãnh.
Giá trị bảo lãnh và loại tiền bảo lãnh.
Điều kiện thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh.
Thời hạn hiệu lực của cam kết.
Chữ ký của người có thẩm quyền và dấu ngân hàng, nếu có.

Doanh nghiệp nên kiểm tra toàn bộ nội dung trước khi mang đi chứng thực. Đặc biệt, cần chú ý các trang phụ lục và phần sửa đổi, bổ sung.

2.2. Bản sao thư bảo lãnh cần chứng thực

Người yêu cầu có thể chuẩn bị sẵn bản photocopy. Bản sao phải thể hiện đầy đủ nội dung của bản chính.

Một số yêu cầu cần lưu ý:

Sao chụp đầy đủ tất cả các trang.
Không làm mất nội dung ở phần mép giấy.
Bảo đảm chữ ký và dấu ngân hàng hiển thị rõ.
Không tự ý chỉnh sửa hoặc bổ sung thông tin.
Sao chụp đầy đủ phụ lục đi kèm nếu cần sử dụng.
Sắp xếp các trang đúng thứ tự của văn bản gốc.

Trường hợp chưa chuẩn bị bản sao, người yêu cầu có thể xuất trình bản chính. Cơ quan thực hiện chứng thực có thể chụp từ bản chính để giải quyết.

2.3. Giấy tờ tùy thân của người yêu cầu

Người trực tiếp thực hiện thủ tục nên chuẩn bị giấy tờ nhận dạng hợp lệ.

Có thể sử dụng các giấy tờ sau:

Căn cước công dân hoặc thẻ căn cước.
Hộ chiếu còn giá trị sử dụng.
Căn cước điện tử hoặc giấy tờ hợp lệ khác theo quy định.

Nếu người yêu cầu thực hiện thủ tục thay doanh nghiệp, nên chuẩn bị thêm giấy tờ chứng minh tư cách đại diện khi cần thiết.

2.4. Giấy tờ liên quan đến doanh nghiệp

Đối với hồ sơ phục vụ hợp đồng thi công, doanh nghiệp nên chuẩn bị thêm một số tài liệu.

Các giấy tờ có thể bao gồm:

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Giấy giới thiệu của doanh nghiệp.
Văn bản ủy quyền cho người đi thực hiện thủ tục.
Giấy tờ tùy thân của người được giới thiệu hoặc ủy quyền.

Không phải mọi trường hợp đều bắt buộc xuất trình toàn bộ giấy tờ trên. Thành phần hồ sơ phụ thuộc tư cách người yêu cầu và yêu cầu tiếp nhận cụ thể.

2.5. Trường hợp thư bảo lãnh được phát hành dưới dạng điện tử

Hiện nay, một số ngân hàng sử dụng phương thức phát hành bảo lãnh điện tử. Doanh nghiệp cần phân biệt bản in từ tệp điện tử với bản chính giấy.

Nếu thư bảo lãnh được ký số, cần kiểm tra tính toàn vẹn của tệp. Đồng thời, phải xác định phương thức xác thực chữ ký điện tử.

Bản in thông thường không mặc nhiên trở thành bản chính của văn bản điện tử. Vì vậy, không nên tự ý in tệp rồi yêu cầu chứng thực như giấy tờ bản chính.

Doanh nghiệp nên thực hiện các bước sau:

Kiểm tra hình thức phát hành với ngân hàng.
Xác định phương thức xác thực chữ ký số.
Liên hệ đơn vị tiếp nhận để xác định yêu cầu hồ sơ.
Đề nghị ngân hàng cấp bản giấy nếu cần thiết.
Trao đổi với tổ chức chứng thực về khả năng tiếp nhận tài liệu điện tử.

Việc chuẩn bị đúng định dạng giúp tránh phải thực hiện lại thủ tục.

>>> Xem thêm: Với những thửa đất chưa từng được cấp giấy chứng nhận, việc rà soát hồ sơ nguồn gốc là bước không thể xem nhẹ; dịch vụ làm sổ đỏ lần đầu đáng để bạn tham khảo

3. Thủ tục sao y thư bảo lãnh ngân hàng cho hợp đồng thi công

3.1. Xác định cơ quan có thẩm quyền chứng thực

Theo quy định hiện hành, người dân và doanh nghiệp có thể thực hiện chứng thực bản sao tại các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Trong đó, có hai địa chỉ thường được lựa chọn:

Ủy ban nhân dân cấp xã: Thực hiện chứng thực bản sao theo thẩm quyền.
Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng: Công chứng viên thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính theo quy định.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn địa điểm thuận tiện. Tuy nhiên, cần kiểm tra khả năng tiếp nhận loại tài liệu cụ thể.

Đối với thư bảo lãnh ngân hàng, bản chính phải đáp ứng điều kiện chứng thực. Văn bản không được thuộc trường hợp bị từ chối theo quy định.

3.2. Bước 1: Chuẩn bị và kiểm tra hồ sơ

Trước khi đến địa điểm chứng thực, doanh nghiệp cần rà soát tài liệu.

Người yêu cầu nên kiểm tra:

Bản chính thư bảo lãnh ngân hàng.
Bản photocopy cần chứng thực.
Giấy tờ tùy thân hợp lệ.
Giấy giới thiệu hoặc ủy quyền nếu cần.
Số lượng bản sao cần sử dụng.

Đặc biệt, cần kiểm tra tình trạng của bản chính. Văn bản không được tẩy xóa hoặc sửa chữa trái quy định.

Nếu phát hiện sai sót, doanh nghiệp nên đề nghị ngân hàng xử lý trước. Không nên tự ý sửa nội dung thư bảo lãnh.

3.3. Bước 2: Nộp hồ sơ tại đơn vị thực hiện chứng thực

Người yêu cầu mang hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền.

Tại đây, người tiếp nhận sẽ kiểm tra các giấy tờ. Bản chính được sử dụng để đối chiếu với bản sao.

Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, người yêu cầu sẽ được hướng dẫn bổ sung. Trường hợp tài liệu không đủ điều kiện, cơ quan có thể từ chối chứng thực theo quy định.

3.4. Bước 3: Đối chiếu nội dung bản chính và bản sao

Đây là bước quan trọng nhất của thủ tục.

Người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra tính thống nhất giữa hai văn bản.

Các nội dung cần đối chiếu bao gồm:

Tên và thông tin ngân hàng phát hành.
Số hiệu và ngày phát hành thư bảo lãnh.
Thông tin bên được bảo lãnh.
Thông tin bên nhận bảo lãnh.
Giá trị và loại tiền bảo lãnh.
Nội dung nghĩa vụ được bảo đảm.
Thời hạn và điều kiện thực hiện bảo lãnh.
Chữ ký, con dấu và các thông tin khác.

Nếu bản sao phù hợp với bản chính và tài liệu đủ điều kiện, thủ tục sẽ được tiếp tục.

3.5. Bước 4: Ký lời chứng, đóng dấu và hoàn tất

Sau khi kiểm tra, người có thẩm quyền thực hiện chứng thực.

Trên bản sao sẽ có lời chứng theo mẫu quy định. Người thực hiện ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu.

Đối với bản sao có từ hai trang trở lên, lời chứng được ghi tại trang cuối. Nếu bản sao có từ hai tờ trở lên, phải đóng dấu giáp lai theo quy định.

Mỗi bản sao được chứng thực sẽ được ghi nhận theo quy định. Người yêu cầu nhận lại tài liệu sau khi hoàn tất thủ tục.

3.6. Bước 5: Kiểm tra và bàn giao bản sao cho chủ đầu tư

Sau khi nhận kết quả, doanh nghiệp nên kiểm tra lại toàn bộ tài liệu.

Một số nội dung cần rà soát gồm:

Lời chứng có đầy đủ thông tin hay không.
Chữ ký và dấu chứng thực có rõ ràng không.
Các trang đã được đóng dấu giáp lai chưa.
Số lượng bản sao có đúng yêu cầu không.
Các trang có bị thiếu hoặc đảo thứ tự không.

Sau đó, doanh nghiệp có thể bàn giao tài liệu cho chủ đầu tư. Nên lưu lại một bộ hồ sơ để phục vụ công tác quản lý.

4. Những lưu ý quan trọng khi sao y thư bảo lãnh ngân hàng

4.1. Kiểm tra thời hạn hiệu lực của thư bảo lãnh

Thời hạn hiệu lực là yếu tố đặc biệt quan trọng trong hợp đồng thi công.

Một thư bảo lãnh có thể được chứng thực đúng quy định. Tuy nhiên, cam kết vẫn có thể hết hiệu lực theo nội dung đã phát hành.

Doanh nghiệp cần kiểm tra:

Ngày phát hành thư bảo lãnh.
Ngày bắt đầu có hiệu lực.
Ngày kết thúc hiệu lực.
Điều kiện gia hạn bảo lãnh.
Các trường hợp chấm dứt nghĩa vụ bảo lãnh.

Nếu thời hạn không đáp ứng tiến độ dự án, doanh nghiệp nên làm việc với ngân hàng.

4.2. Kiểm tra thông tin giữa thư bảo lãnh và hợp đồng thi công

Sai lệch thông tin có thể ảnh hưởng đến việc tiếp nhận hồ sơ.

Doanh nghiệp cần đối chiếu thư bảo lãnh với hợp đồng thi công.

Đặc biệt, cần chú ý các thông tin sau:

Tên và mã số doanh nghiệp của nhà thầu.
Tên chủ đầu tư hoặc bên nhận bảo lãnh.
Tên dự án và gói thầu.
Giá trị nghĩa vụ được bảo lãnh.
Nội dung và phạm vi bảo lãnh.
Thời hạn thực hiện hợp đồng.
Điều kiện yêu cầu ngân hàng thực hiện nghĩa vụ.

Nếu phát hiện sai lệch, cần đề nghị ngân hàng điều chỉnh. Không nên chỉ dựa vào bản sao để xử lý sai sót của bản chính.

4.3. Không nhầm lẫn giữa chứng thực bản sao và xác nhận của ngân hàng

Đây là sai lầm doanh nghiệp cần tránh.

Chứng thực bản sao chỉ xác nhận sự phù hợp giữa bản sao và bản chính. Thủ tục này không xác nhận tính xác thực của cam kết bảo lãnh từ phía ngân hàng.

Nếu chủ đầu tư yêu cầu xác minh, doanh nghiệp cần liên hệ ngân hàng phát hành.

Có thể đề nghị ngân hàng xác nhận:

Số hiệu thư bảo lãnh.
Thời điểm phát hành.
Giá trị bảo lãnh.
Thông tin bên nhận bảo lãnh.
Tình trạng hiệu lực của cam kết.

Việc xác minh riêng giúp hạn chế rủi ro trong quá trình thực hiện hợp đồng.

4.4. Chuẩn bị số lượng bản sao phù hợp

Một dự án xây dựng có thể liên quan đến nhiều đơn vị. Mỗi đơn vị có thể yêu cầu một bộ hồ sơ riêng.

Vì vậy, doanh nghiệp nên xác định số lượng cần sử dụng trước khi chứng thực.

Việc chuẩn bị đủ bản sao giúp tiết kiệm thời gian. Đồng thời, hạn chế việc phải quay lại thực hiện nhiều lần.

4.5. Lựa chọn đơn vị chứng thực thuận tiện và đáng tin cậy

Khi lựa chọn địa điểm chứng thực, doanh nghiệp nên quan tâm đến một số tiêu chí:

Có thẩm quyền thực hiện chứng thực bản sao.
Quy trình tiếp nhận hồ sơ rõ ràng.
Kiểm tra tài liệu cẩn thận.
Hướng dẫn cụ thể khi hồ sơ có sai sót.
Có khả năng tiếp nhận số lượng tài liệu phù hợp.
Thời gian giải quyết thuận tiện cho doanh nghiệp.

Đặc biệt, những doanh nghiệp đang triển khai nhiều dự án cần ưu tiên đơn vị hỗ trợ nhanh chóng. Điều này giúp hạn chế ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thiện hồ sơ.

4.6. Lưu giữ bản chính và bản sao sau khi hoàn tất

Thư bảo lãnh ngân hàng là tài liệu có giá trị quan trọng. Doanh nghiệp cần bảo quản cẩn thận sau khi thực hiện thủ tục.

Bản chính nên được lưu trữ tại bộ phận phụ trách hợp đồng hoặc pháp chế. Bản sao được sử dụng theo đúng mục đích.

Ngoài ra, doanh nghiệp nên lập danh mục theo dõi. Các thông tin cần quản lý gồm số hiệu, ngân hàng phát hành và thời hạn bảo lãnh.

Cách quản lý này giúp doanh nghiệp chủ động theo dõi nghĩa vụ. Đồng thời, hạn chế thất lạc tài liệu trong quá trình triển khai dự án.

>>> Xem thêm: Bạn cần công chứng hợp đồng nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu? Hãy tìm hiểu thông tin tại văn phòng công chứng!

Kết luận

Thủ tục sao y thư bảo lãnh ngân hàng là một công việc cần thiết trong quá trình hoàn thiện hồ sơ thi công. Việc chuẩn bị đúng bản chính và bản sao giúp quá trình chứng thực diễn ra thuận lợi. Doanh nghiệp cũng cần phân biệt rõ chứng thực bản sao với xác minh hiệu lực bảo lãnh. Đây là yếu tố quan trọng để hạn chế rủi ro pháp lý khi thực hiện hợp đồng.

Nếu đang cần chứng thực thư bảo lãnh ngân hàng hoặc các tài liệu phục vụ hoạt động doanh nghiệp, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, hướng dẫn hồ sơ và hỗ trợ thực hiện thủ tục nhanh chóng, thuận tiện.

>>> Xem thêm: Từ văn phòng đến tận nhà, sự linh hoạt của dịch vụ công chứng mang đến nhiều lựa chọn thuận tiện

>>> Xem thêm: Giấy tờ cần sao y nhưng chưa rõ bắt đầu từ đâu? Hãy tìm hiểu quy định về chứng thực

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
Xem thêm…

Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
Hotline: 0966.22.7979
Email: ccnguyenhue165@gmail.com

Câu hỏi thường gặp