Thủ tục công chứng giấy ủy quyền nhận tiền thay công ty
Trong hoạt động doanh nghiệp, việc ủy quyền nhận tiền thay công ty diễn ra thường xuyên, đặc biệt trong các trường hợp nhận tiền hoàn thuế, tiền bảo hiểm, tiền thanh toán hợp đồng hoặc khoản bồi thường. Tuy nhiên, để giấy ủy quyền có giá trị pháp lý, nhiều tổ chức yêu cầu phải công chứng nhằm đảm bảo tính xác thực và phòng tránh tranh chấp. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục công chứng giấy ủy quyền nhận tiền thay công ty theo quy định pháp luật mới nhất, kèm ví dụ minh họa thực tế giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng.
>>> Xem thêm: Bạn đang tìmvăn phòng công chứng uy tín, làm việc nhanh gọn và tận tâm?
1. Căn cứ pháp lý về công chứng giấy ủy quyền nhận tiền thay công ty
Các quy định pháp luật hiện hành điều chỉnh việc công chứng giấy ủy quyền gồm:
Luật Công chứng 2014, được sửa đổi, bổ sung năm 2024.
Bộ luật Dân sự 2015, đặc biệt là Điều 562 (về hợp đồng ủy quyền) và Điều 563 (về phạm vi ủy quyền).
Luật Doanh nghiệp 2020, quy định về người đại diện theo pháp luật, người được ủy quyền thực hiện nghĩa vụ của công ty.
Nghị định 23/2015/NĐ-CP về chứng thực và cấp bản sao từ bản chính (áp dụng khi cần chứng thực chữ ký của người đại diện).
Căn cứ Điều 2 Luật Công chứng 2014, công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, hợp pháp, tự nguyện của hợp đồng, giao dịch. Do đó, khi công ty lập giấy ủy quyền cho cá nhân nhận tiền thay, việc công chứng giúp văn bản có hiệu lực chứng cứ cao và được chấp nhận bởi ngân hàng, cơ quan nhà nước, hoặc đối tác.
2. Chủ thể được quyền lập và công chứng giấy ủy quyền nhận tiền thay công ty
2.1. Bên ủy quyền
Là người đại diện theo pháp luật của công ty (theo Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020).
Trường hợp công ty có nhiều người đại diện, phải xác định rõ ai là người được quyền ký giấy ủy quyền trong phạm vi cụ thể (quy định trong Điều lệ công ty).
2.2. Bên được ủy quyền
Có thể là nhân viên trong công ty hoặc cá nhân bên ngoài được công ty thuê/ủy quyền nhận tiền thay.
Phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo Điều 20 Bộ luật Dân sự 2015.
2.3. Giấy tờ cần chuẩn bị trước khi công chứng
Giấy ủy quyền nhận tiền thay công ty (soạn sẵn hoặc yêu cầu công chứng viên soạn).
Giấy đăng ký doanh nghiệp hoặc bản sao hợp lệ của Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật (CMND/CCCD/hộ chiếu).
Giấy tờ của người được ủy quyền.
Tài liệu chứng minh quyền, nghĩa vụ liên quan đến số tiền được nhận (ví dụ: quyết định chi trả, văn bản thanh toán, hợp đồng…).
>>> Xem thêm: Dịch vụ sổ đỏ:Cánh tay đắc lực cho người mua bán bất động sản
3. Thủ tục công chứng giấy ủy quyền nhận tiền thay công ty
3.1. Bước 1: Nộp hồ sơ tại tổ chức hành nghề công chứng
Doanh nghiệp hoặc người đại diện nộp hồ sơ tại Văn phòng công chứng hoặc Phòng công chứng gần nơi đặt trụ sở hoặc nơi cư trú của người đại diện.
Công chứng viên tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, đối chiếu tư cách pháp lý của công ty và người ký.
3.2. Bước 2: Soạn thảo và ký kết giấy ủy quyền
Nếu công ty đã chuẩn bị trước nội dung ủy quyền, công chứng viên sẽ kiểm tra tính hợp pháp của văn bản.
Nếu chưa có mẫu, công chứng viên soạn thảo giấy ủy quyền theo yêu cầu của công ty, đảm bảo rõ các nội dung:
Thông tin bên ủy quyền và bên được ủy quyền.
Căn cứ pháp lý về quyền ký (theo giấy phép kinh doanh hoặc điều lệ).
Số tiền, nguồn tiền, mục đích nhận.
Thời hạn, phạm vi ủy quyền.
Cam kết của hai bên.
3.3. Bước 3: Ký và công chứng
Người đại diện công ty ký trước mặt công chứng viên.
Công chứng viên ký, đóng dấu và ghi vào sổ công chứng theo quy định tại Điều 47 Luật Công chứng 2014.
3.4. Bước 4: Nhận kết quả
Sau khi hoàn tất, người nộp hồ sơ nhận bản chính giấy ủy quyền có chứng nhận của công chứng viên.
Thời gian thực hiện: thường trong ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ.
4. Ví dụ minh họa thực tế
Ví dụ: Công ty TNHH Xây dựng An Phát được Ban Quản lý Dự án Thành phố chi trả 5 tỷ đồng tiền nghiệm thu công trình. Do giám đốc đang ở nước ngoài, công ty lập giấy ủy quyền cho kế toán trưởng bà Nguyễn Thị Mai được quyền đến kho bạc nhận tiền.
Khi đến Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ (TP.HCM), bà Mai xuất trình:
Giấy đăng ký doanh nghiệp, giấy tờ tùy thân của giám đốc và bà Mai.
Quyết định ủy quyền của giám đốc.
Hợp đồng thi công và thông báo chi trả của Ban Quản lý.
Công chứng viên kiểm tra hồ sơ, lập giấy ủy quyền và tiến hành công chứng trong khoảng 30 phút. Giấy ủy quyền này sau đó được kho bạc chấp nhận để giải ngân cho công ty.
>>> Xem thêm: Khám phá ngay Dịch vụ công chứng chuyên nghiệp được nhiều khách hàng tin tưởng nhất.
5. Kết luận
Việc công chứng giấy ủy quyền nhận tiền thay công ty là bước quan trọng đảm bảo giao dịch tài chính của doanh nghiệp được thực hiện hợp pháp và an toàn. Công chứng không chỉ giúp xác thực quyền hạn của người được ủy quyền mà còn bảo vệ công ty khỏi rủi ro pháp lý trong các giao dịch có giá trị lớn. Doanh nghiệp nên chủ động thực hiện thủ tục này tại các văn phòng công chứng uy tín, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ để quy trình được nhanh chóng và hợp lệ.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
