Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuPhát hiện văn bản chứng thực giả là tình huống có thể gây ra nhiều rủi ro trong quá trình công chứng, chứng thực và thực hiện các giao dịch dân sự. Khi người yêu cầu xuất trình giấy tờ có dấu hiệu bất thường, công chứng viên cần thận trọng kiểm tra trước khi tiếp tục giải quyết hồ sơ.
Văn bản chứng thực có thể được sử dụng để chứng minh thông tin nhân thân, tài sản, quyền và nghĩa vụ của các bên trong nhiều thủ tục. Nếu giấy tờ đã bị làm giả, sửa chữa hoặc giả mạo thông tin, việc sử dụng văn bản này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tính an toàn pháp lý của giao dịch.
Theo Luật Công chứng 2024, việc sử dụng giấy tờ, văn bản giả mạo hoặc bị tẩy xóa, sửa chữa trái pháp luật để yêu cầu công chứng là hành vi bị nghiêm cấm. Công chứng viên cũng có trách nhiệm hành nghề khách quan, trung thực và chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động công chứng của mình.
Vậy khi nhận thấy văn bản chứng thực có dấu hiệu bị làm giả, công chứng viên sẽ xử lý như thế nào? Có được tiếp tục công chứng hay phải từ chối? Người sử dụng giấy tờ giả có thể phải chịu trách nhiệm gì? Nội dung dưới đây sẽ giúp làm rõ những vấn đề này.
>>> Xem thêm: Chứng thực chữ ký trên bản cam kết không có con chung khi làm thủ tục thừa kế
1. Dấu hiệu nhận biết văn bản chứng thực có nghi vấn giả mạo
1.1. Thông tin trên văn bản không thống nhất
Một trong những dấu hiệu đầu tiên có thể khiến công chứng viên đặt vấn đề về tính xác thực của giấy tờ là sự không thống nhất về thông tin.
Chẳng hạn, họ tên, ngày tháng năm sinh, số giấy tờ tùy thân, địa chỉ hoặc các thông tin về tài sản trên văn bản không trùng khớp với giấy tờ khác trong hồ sơ.
Sự sai lệch chưa chắc đồng nghĩa với việc văn bản đã bị làm giả. Tuy nhiên, đây là căn cứ để công chứng viên yêu cầu người yêu cầu giải thích hoặc xuất trình thêm tài liệu để kiểm tra.
1.2. Hình thức, con dấu hoặc chữ ký có dấu hiệu bất thường
Văn bản chứng thực thường có những yếu tố thể hiện việc chứng thực như lời chứng, chữ ký, con dấu hoặc các thông tin khác theo quy định.
Nếu công chứng viên nhận thấy dấu, chữ ký, cách trình bày hoặc hình thức của văn bản có điểm bất thường so với giấy tờ thông thường, hồ sơ có thể được kiểm tra kỹ hơn.
Đặc biệt, những dấu hiệu như chữ ký không tự nhiên, con dấu có biểu hiện bất thường, nội dung bị sửa chữa hoặc phần xác nhận không thống nhất có thể làm phát sinh nghi vấn về tính hợp lệ của văn bản.
1.3. Văn bản có dấu hiệu bị tẩy xóa, sửa chữa
Giấy tờ bị tẩy xóa hoặc sửa chữa có thể làm thay đổi nội dung ban đầu của văn bản.
Công chứng viên có thể chú ý đến những vị trí như số liệu, họ tên, ngày tháng, diện tích, số giấy tờ hoặc các nội dung có ý nghĩa quyết định đối với giao dịch.
Nếu việc sửa chữa không được thực hiện theo đúng quy định hoặc không có căn cứ hợp pháp, giấy tờ đó có thể không được sử dụng làm căn cứ để tiếp tục giải quyết hồ sơ.
1.4. Nội dung văn bản không phù hợp với dữ liệu hoặc giấy tờ liên quan
Một văn bản có thể có hình thức tương đối đầy đủ nhưng thông tin bên trong lại không phù hợp với các tài liệu khác.
Ví dụ, thông tin về chủ thể, tài sản hoặc thời điểm cấp giấy tờ không thống nhất với hồ sơ mà người yêu cầu xuất trình.
Trong trường hợp này, công chứng viên có thể cần thực hiện các biện pháp kiểm tra, xác minh phù hợp trước khi đưa ra quyết định xử lý hồ sơ.
1.5. Người yêu cầu không giải thích được nguồn gốc giấy tờ
Nguồn gốc của giấy tờ cũng là vấn đề cần được lưu ý.
Nếu người yêu cầu không thể giải thích hợp lý về nơi cấp, quá trình nhận hoặc căn cứ hình thành văn bản, công chứng viên có thể yêu cầu cung cấp thêm tài liệu.
Việc yêu cầu giải thích hoặc bổ sung thông tin nhằm bảo đảm hồ sơ có đủ cơ sở pháp lý trước khi thực hiện công chứng, không đồng nghĩa với việc mặc nhiên kết luận người yêu cầu đã sử dụng giấy tờ giả.
2. Công chứng viên xử lý thế nào khi phát hiện nghi vấn văn bản chứng thực bị làm giả?
2.1. Tạm dừng việc giải quyết hồ sơ để kiểm tra
Khi xuất hiện dấu hiệu bất thường, công chứng viên không nên tiếp tục thực hiện công chứng một cách máy móc.
Việc kiểm tra hồ sơ cần được thực hiện thận trọng nhằm xác định thông tin được cung cấp có phù hợp với các tài liệu liên quan hay không.
Tùy tính chất của hồ sơ, công chứng viên có thể yêu cầu người yêu cầu cung cấp thêm giấy tờ hoặc giải trình về những điểm chưa rõ.
2.2. Đối chiếu văn bản với các giấy tờ liên quan
Công chứng viên có thể đối chiếu thông tin trên văn bản bị nghi ngờ với các giấy tờ khác trong hồ sơ.
Các nội dung thường được kiểm tra gồm:
- Thông tin của người yêu cầu.
- Thông tin của chủ thể có liên quan.
- Số và ngày cấp giấy tờ.
- Cơ quan cấp.
- Thông tin về tài sản.
- Chữ ký, con dấu và nội dung xác nhận.
- Sự thống nhất giữa các giấy tờ trong cùng một hồ sơ.
Mục đích của việc đối chiếu là làm rõ tính xác thực của tài liệu trước khi công chứng viên quyết định có tiếp tục giải quyết hồ sơ hay không.
2.3. Yêu cầu cung cấp bản chính hoặc giấy tờ thay thế hợp lệ
Nếu người yêu cầu chỉ cung cấp bản sao hoặc tài liệu có dấu hiệu bất thường, công chứng viên có thể yêu cầu xuất trình bản chính hoặc tài liệu hợp lệ để đối chiếu theo quy định.
Việc này đặc biệt quan trọng khi giấy tờ được sử dụng làm căn cứ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc tư cách của một chủ thể trong giao dịch.
Nếu người yêu cầu không thể cung cấp tài liệu cần thiết, hồ sơ có thể chưa đủ điều kiện để tiếp tục giải quyết.
2.4. Xác minh thông tin khi cần thiết
Trong những trường hợp có căn cứ nghi ngờ, việc xác minh thông tin có thể được đặt ra tùy theo tính chất hồ sơ và quy định pháp luật.
Việc xác minh nhằm làm rõ nguồn gốc, nội dung hoặc tình trạng pháp lý của giấy tờ. Đây là bước quan trọng đối với những hồ sơ có giá trị tài sản lớn hoặc có nguy cơ ảnh hưởng đến quyền lợi của nhiều người.
Công chứng viên cần đánh giá khách quan các thông tin thu thập được trước khi đưa ra quyết định.
2.5. Từ chối công chứng nếu hồ sơ không đáp ứng điều kiện
Nếu sau quá trình kiểm tra có căn cứ cho thấy giấy tờ không hợp lệ hoặc người yêu cầu sử dụng tài liệu giả mạo, công chứng viên không thể tiếp tục thực hiện công chứng dựa trên tài liệu đó.
Luật Công chứng 2024 nghiêm cấm cá nhân, tổ chức cung cấp thông tin, tài liệu sai sự thật hoặc sử dụng giấy tờ, văn bản giả mạo, bị tẩy xóa, sửa chữa trái pháp luật để yêu cầu công chứng. Đồng thời, công chứng viên bị nghiêm cấm thực hiện công chứng đối với giao dịch có mục đích, chủ thể hoặc nội dung vi phạm pháp luật.
Việc từ chối trong trường hợp này nhằm bảo đảm an toàn pháp lý cho giao dịch và ngăn ngừa việc giấy tờ giả được sử dụng để tạo lập một giao dịch không hợp pháp.
2.6. Xử lý khi có dấu hiệu vi phạm nghiêm trọng
Nếu sự việc có dấu hiệu liên quan đến hành vi giả mạo, gian dối hoặc sử dụng giấy tờ giả để thực hiện giao dịch, vấn đề có thể vượt ra ngoài phạm vi của thủ tục công chứng thông thường.
Tùy tính chất vụ việc, công chứng viên hoặc tổ chức hành nghề công chứng có thể thực hiện các biện pháp phù hợp theo quy định pháp luật và phối hợp với cơ quan có thẩm quyền khi cần thiết.
Công chứng viên không phải là cơ quan có thẩm quyền kết luận cuối cùng về trách nhiệm hình sự của một cá nhân. Việc xác định hành vi có cấu thành tội phạm hay không thuộc thẩm quyền của cơ quan tiến hành tố tụng theo quy định pháp luật.
>>> Xem thêm: Cần chuẩn bị giấy tờ gì trước khi thực hiện công chứng mua bán nhà đất?
3. Người sử dụng văn bản chứng thực giả có thể gặp hậu quả gì?
3.1. Hồ sơ công chứng có thể bị từ chối
Hậu quả trực tiếp thường gặp là hồ sơ không được tiếp tục giải quyết nếu giấy tờ được sử dụng không bảo đảm tính hợp pháp hoặc có căn cứ cho rằng tài liệu là giả mạo.
Điều này có thể khiến giao dịch không được công chứng tại thời điểm người yêu cầu thực hiện thủ tục.
Nếu người dân thực sự có giấy tờ hợp pháp nhưng bị thất lạc hoặc giấy tờ cũ có thông tin chưa thống nhất, nên giải quyết vấn đề về giấy tờ trước khi tiếp tục giao dịch.
3.2. Có thể phải chịu trách nhiệm hành chính
Tùy hành vi cụ thể, việc sử dụng giấy tờ giả hoặc thực hiện hành vi gian dối có thể dẫn đến trách nhiệm theo quy định pháp luật về xử lý vi phạm.
Mức độ xử lý phụ thuộc vào tính chất, hậu quả, mục đích sử dụng giấy tờ và các tình tiết liên quan.
Do đó, không nên cho người khác mượn giấy tờ hoặc sử dụng tài liệu không rõ nguồn gốc để hoàn thiện hồ sơ công chứng.
3.3. Có thể bị xem xét trách nhiệm hình sự
Trong trường hợp hành vi làm giả, sử dụng giấy tờ giả hoặc các hành vi gian dối khác có đủ dấu hiệu của tội phạm, người vi phạm có thể bị xem xét trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật hình sự.
Việc có bị truy cứu trách nhiệm hình sự hay không phải căn cứ vào hành vi thực tế, chứng cứ, hậu quả và các yếu tố cấu thành tội phạm.
Vì vậy, người dân không nên xem việc sử dụng một văn bản giả chỉ là lỗi về thủ tục hành chính.
3.4. Giao dịch có thể phát sinh tranh chấp
Nếu giấy tờ giả được sử dụng để thực hiện giao dịch, hậu quả có thể ảnh hưởng đến nhiều bên.
Ví dụ, một người sử dụng giấy tờ giả để chứng minh quyền sở hữu tài sản rồi thực hiện giao dịch với người khác. Khi hành vi bị phát hiện, giao dịch có thể phát sinh tranh chấp và các bên liên quan có nguy cơ chịu thiệt hại.
Đây cũng là lý do hoạt động công chứng đặt nặng yêu cầu kiểm tra tính xác thực và hợp pháp của hồ sơ.
3.5. Người dân cần làm gì nếu nghi ngờ giấy tờ của mình bị giả mạo?
Nếu phát hiện một văn bản mang thông tin của mình nhưng bản thân không thực hiện hoặc không biết về việc cấp văn bản đó, người dân nên nhanh chóng liên hệ với cơ quan, tổ chức được cho là đã cấp hoặc xác nhận giấy tờ.
Trong trường hợp có dấu hiệu bị giả mạo, người dân nên lưu giữ tài liệu, thông tin liên quan và thực hiện các biện pháp bảo vệ quyền lợi theo quy định.
Không nên tự ý sửa chữa, tiêu hủy hoặc làm thay đổi tình trạng của tài liệu đang có nghi vấn, vì những tài liệu này có thể cần thiết cho quá trình xác minh sau đó.
4. Những lưu ý để phòng tránh sử dụng văn bản chứng thực giả
4.1. Kiểm tra nguồn gốc giấy tờ trước khi sử dụng
Người dân nên xác định giấy tờ được cấp bởi cơ quan, tổ chức nào và có đúng với thủ tục mà mình đã thực hiện hay không.
Đối với giấy tờ được người khác cung cấp, không nên chỉ dựa vào hình thức bên ngoài để kết luận tài liệu là hợp pháp.
Khi có nghi vấn, nên kiểm tra lại với cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền.
4.2. Không sử dụng giấy tờ có dấu hiệu tẩy xóa, sửa chữa
Giấy tờ có thông tin bị tẩy xóa hoặc sửa chữa bất thường không nên tiếp tục sử dụng để thực hiện giao dịch khi chưa xác định rõ tính hợp pháp.
Người dân nên yêu cầu cơ quan có thẩm quyền hướng dẫn cách xử lý hoặc cấp lại giấy tờ nếu thuộc trường hợp cần cấp lại.
Điều này giúp tránh nguy cơ hồ sơ bị từ chối hoặc phát sinh trách nhiệm pháp lý không đáng có.
4.3. Không mua bán hoặc sử dụng giấy tờ không rõ nguồn gốc
Trên thực tế, người dân có thể được giới thiệu những dịch vụ làm giấy tờ nhanh hoặc cung cấp tài liệu không rõ nguồn gốc.
Việc sử dụng các tài liệu này tiềm ẩn rủi ro rất lớn. Người yêu cầu công chứng phải chịu trách nhiệm về thông tin, tài liệu do mình cung cấp và không được sử dụng giấy tờ giả mạo để yêu cầu công chứng.
Do đó, mọi giấy tờ sử dụng trong hồ sơ nên được lấy từ nguồn hợp pháp và có thể kiểm tra được.
4.4. Công chứng viên không có nghĩa vụ chấp nhận mọi giấy tờ khách hàng xuất trình
Công chứng viên có trách nhiệm bảo đảm tính khách quan, trung thực và an toàn pháp lý của hoạt động công chứng.
Nếu hồ sơ có dấu hiệu bất thường, công chứng viên có thể yêu cầu làm rõ, bổ sung tài liệu hoặc từ chối giải quyết khi không đáp ứng điều kiện theo quy định.
Điều này không có nghĩa mọi trường hợp bị yêu cầu bổ sung hồ sơ đều là giấy tờ giả. Việc kiểm tra nhằm xác định hồ sơ có đủ căn cứ để thực hiện công chứng hay chưa.
4.5. Nên kiểm tra hồ sơ trước khi thực hiện giao dịch quan trọng
Đối với các giao dịch liên quan đến nhà đất, tài sản có giá trị lớn hoặc quyền lợi của nhiều người, việc kiểm tra hồ sơ trước khi ký kết đặc biệt quan trọng.
Người dân nên chuẩn bị bản chính giấy tờ, kiểm tra thông tin cá nhân và tài sản, đồng thời cung cấp đầy đủ tài liệu liên quan cho công chứng viên.
Nếu có bất kỳ điểm nào chưa rõ, nên trao đổi trực tiếp trước khi ký văn bản để hạn chế rủi ro phát sinh về sau.
>>> Xem thêm: Muốn tiết kiệm thời gian? Hãy chuẩn bị hồ sơ và chọn đúng văn phòng công chứng
Kết luận
Phát hiện văn bản chứng thực giả trong quá trình công chứng là vấn đề cần được xử lý thận trọng nhằm bảo đảm tính an toàn pháp lý của giao dịch. Khi có dấu hiệu bất thường, công chứng viên có thể kiểm tra, đối chiếu, yêu cầu bổ sung hoặc xác minh thông tin; nếu hồ sơ không đáp ứng điều kiện hoặc có căn cứ về việc sử dụng giấy tờ giả mạo thì không thể tiếp tục thực hiện công chứng dựa trên tài liệu đó. Luật Công chứng 2024 hiện hành cũng nghiêm cấm việc sử dụng giấy tờ, văn bản giả mạo hoặc bị tẩy xóa, sửa chữa trái pháp luật để yêu cầu công chứng.
Nếu cần kiểm tra hồ sơ, xác định tính phù hợp của giấy tờ trước khi thực hiện giao dịch hoặc cần được tư vấn về thủ tục công chứng, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp theo quy định pháp luật.
>>> Xem thêm: Những hồ sơ đặc thù thường cần người xử lý am hiểu nhiều ngôn ngữ qua dịch thuật đa ngôn ngữ
>>> Xem thêm: Khi một bản giấy tờ phải vượt qua rào cản ngôn ngữ, công chứng dịch thuật có thể là chìa khóa
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com