Có cần công chứng học bạ, bằng cấp khi đi xin việc?
Công chứng học bạ là bước thường gặp trong quá trình hoàn thiện hồ sơ xin việc, đặc biệt đối với sinh viên mới ra trường hoặc người lao động tham gia thi tuyển công chức, viên chức, doanh nghiệp lớn. Vậy công chứng học bạ, bằng cấp có thực sự bắt buộc? Căn cứ pháp luật nào quy định việc này? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau.
1. Quy định pháp luật liên quan đến công chứng học bạ
1.1. Khái niệm công chứng học bạ, bằng cấp
Theo Luật Công chứng 2014, công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của bản sao từ bản chính hoặc nội dung của hợp đồng, giao dịch dân sự.
Trong đó, công chứng học bạ, bằng cấp thường là việc chứng thực bản sao từ bản chính của các loại giấy tờ như:
Học bạ THPT
Bằng tốt nghiệp THPT, Đại học, Cao đẳng
Bảng điểm, chứng chỉ ngoại ngữ, tin học, nghiệp vụ
Việc chứng thực này thường do Phòng Tư pháp cấp huyện hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã/phường thực hiện theo Điều 2, Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao và chứng thực giấy tờ.
Công chứng: Do văn phòng công chứng hoặc tổ chức hành nghề công chứng thực hiện.
Chứng thực: Do cơ quan hành chính Nhà nước (UBND, Phòng Tư pháp) thực hiện.
Tuy nhiên, trong thực tế, thuật ngữ “công chứng học bạ” được dùng phổ biến để chỉ cả hai hình thức này.
2. Có bắt buộc công chứng học bạ khi xin việc không?
>>>Xem thêm: Tại sao nhiều người chọn dịch vụ công chứng giấy tờ online? Lý do sẽ khiến bạn ngạc nhiên!
2.1. Pháp luật không bắt buộc trong mọi trường hợp cần phải công chứng học bạ & bằng cấp
Hiện nay, không có quy định pháp luật nào bắt buộc người lao động phải công chứng học bạ, bằng cấp khi xin việc tại doanh nghiệp tư nhân hoặc đơn vị sử dụng lao động thông thường. Tuy nhiên:
Một số cơ quan Nhà nước, tổ chức nhà nước khi tuyển dụng (công chức, viên chức, giáo viên,…) có thể yêu cầu hồ sơ nộp kèm bản sao có chứng thực.
Nhiều doanh nghiệp FDI, tập đoàn lớn cũng yêu cầu hồ sơ xin việc có bản sao học bạ, bằng cấp đã được chứng thực để đảm bảo tính xác thực.
“Khi giao kết hợp đồng lao động, người sử dụng lao động có quyền yêu cầu người lao động cung cấp thông tin về trình độ học vấn, kỹ năng nghề, chứng chỉ,…”
Do đó, trong thực tế, người sử dụng lao động có quyền yêu cầu người lao động nộp bản sao có chứng thực của học bạ, bằng cấp để kiểm tra, lưu hồ sơ.
3. Khi nào nên công chứng học bạ, bằng cấp?
>>>Xem thêm: Công chứng tại nhà có thực sự đảm bảo an toàn pháp lý như đến trực tiếp?
3.1. Trường hợp nên công chứng
Ứng tuyển vào cơ quan nhà nước (thi tuyển công chức, viên chức)
Đăng ký học liên thông, cao học hoặc du học nước ngoài
Xin việc tại các doanh nghiệp lớn yêu cầu hồ sơ nghiêm ngặt
Nộp hồ sơ xin việc trực tuyến hoặc qua bưu điện, cần bản sao có giá trị pháp lý
3.2. Trường hợp không cần công chứng
Doanh nghiệp nhỏ không yêu cầu chứng thực
Phỏng vấn ban đầu, chỉ yêu cầu mang bản gốc để đối chiếu
Trường hợp 1: Minh vừa tốt nghiệp đại học và nộp hồ sơ ứng tuyển vào một ngân hàng. Ngân hàng yêu cầu nộp hồ sơ gồm: Sơ yếu lý lịch, bằng tốt nghiệp, bảng điểm, và bản sao có chứng thực các loại giấy tờ trên. Minh đã đến UBND phường công chứng học bạ và bằng cấp để bổ sung hồ sơ. Đây là trường hợp bắt buộc phải công chứng để hoàn tất yêu cầu của nhà tuyển dụng.
Trường hợp 2: Lan xin việc tại một công ty khởi nghiệp trong lĩnh vực marketing. Nhà tuyển dụng chỉ yêu cầu gửi scan bằng cấp qua email, không cần bản sao chứng thực. Trong vòng phỏng vấn trực tiếp, Lan mang bản gốc để đối chiếu là đủ.
5. Thời hạn sử dụng của bản sao công chứng học bạ
Theo Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao từ bản chính được cấp có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ khi pháp luật có quy định khác. Không có thời hạn cụ thể nhưng trên thực tế, nhiều cơ quan yêu cầu bản sao không quá 6 tháng tính đến thời điểm nộp hồ sơ.
Chuẩn bị bản gốc các loại giấy tờ cần công chứng (học bạ, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ…)
Đến UBND xã/phường hoặc Phòng Tư pháp quận/huyện hoặc văn phòng công chứng
Xuất trình CMND/CCCD bản chính
Nhận bản sao có chứng thực kèm dấu đỏ
Lệ phí công chứng thường từ 2.000 – 5.000 đồng/trang, tùy cơ quan và số lượng trang.
Kết luận
Công chứng học bạ không bắt buộc trong mọi trường hợp, nhưng rất cần thiết khi bạn nộp hồ sơ vào các cơ quan nhà nước, đơn vị nghiêm ngặt hoặc sử dụng hồ sơ ở nước ngoài. Để tránh bị loại hồ sơ vì thiếu giấy tờ hợp lệ, người lao động nên chủ động công chứng học bạ, bằng cấp từ sớm.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
