Từ chối công chứng giấy tờ là vấn đề thực tiễn thường phát sinh trong hoạt động công chứng tại các văn phòng công chứng hoặc phòng công chứng nhà nước. Khi người dân mang giấy tờ đến công chứng nhưng bị từ chối, câu hỏi đặt ra là: việc từ chối này có đúng quy định pháp luật không? Dưới đây là phân tích chi tiết theo quy định hiện hành.
1. Khái quát về công chứng và điều kiện để được công chứng
1.1. Công chứng là gì?
Theo khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014, công chứng là:
“Việc công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại…”
1.2. Điều kiện để giấy tờ được công chứng
Để được công chứng hợp pháp, giấy tờ cần bảo đảm:
Có đầy đủ thông tin, không tẩy xóa, chỉnh sửa
Người yêu cầu công chứng có đầy đủ năng lực hành vi dân sự
Nội dung không trái pháp luật, đạo đức xã hội
Đúng mẫu, đúng ngôn ngữ, đúng thẩm quyền công chứng
2. Có được từ chối công chứng giấy tờ không hợp lệ?
2.1. Căn cứ pháp lý về quyền từ chối công chứng giấy tờ
>>> Xem thêm: Bí mật giúp bạn công chứng giấy tờ thành công ngay lần đầu.
Theo khoản 4 Điều 40 Luật Công chứng 2014, công chứng viên có quyền từ chối công chứng nếu thấy nội dung, hình thức hợp đồng hoặc giao dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, hoặc không đủ điều kiện công chứng.
Ngoài ra, khoản 1 Điều 7 Luật Công chứng 2014 quy định nguyên tắc hành nghề công chứng như sau:
“Công chứng viên phải từ chối công chứng trong trường hợp pháp luật quy định việc công chứng đó là không hợp pháp.”
=> Như vậy, việc từ chối công chứng giấy tờ không hợp lệ là hoàn toàn có căn cứ pháp luật, không những là quyền mà còn là nghĩa vụ bắt buộc đối với công chứng viên.
2.2. Các trường hợp điển hình có thể bị từ chối công chứng giấy tờ
>>> Xem thêm: Giữa hàng loạt lựa chọn, vì sao nhiều người tại TP.HCM ưu tiên công chứng tại nhà hơn đến văn phòng?
Trường hợp 1: Anh A mang giấy ủy quyền đi công chứng nhưng giấy tờ được in trên một tờ A4 không có chữ ký của người ủy quyền, không có công chứng trước đó. Công chứng viên từ chối công chứng vì đây không phải giấy ủy quyền hợp pháp. Trường hợp này là đúng quy định.
Trường hợp 2: Bà B đến công chứng hợp đồng tặng cho đất. Tuy nhiên, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ghi tên chung vợ chồng bà nhưng ông chồng không đi cùng, cũng không có văn bản ủy quyền. Công chứng viên từ chối vì thiếu đồng sở hữu là đúng quy định.
Trường hợp 3: Ông C yêu cầu công chứng viên xác nhận cho hợp đồng mua bán tài sản giữa ông và cháu ruột chưa thành niên (8 tuổi), không có người giám hộ. Công chứng viên từ chối vì người chưa đủ năng lực hành vi không thể tự giao kết hợp đồng, việc công chứng có thể bị vô hiệu sau này.
4. Người dân cần làm gì khi bị từ chối công chứng giấy tờ?
Có đủ giấy tờ tùy thân và giấy tờ chứng minh quyền sở hữu
4.2. Liên hệ công chứng viên để được tư vấn cụ thể
Trong nhiều trường hợp, việc bị từ chối có thể do thiếu giấy tờ phụ, hiểu sai quy định hoặc cần bổ sung người đồng sở hữu, người giám hộ… Việc trao đổi cụ thể với công chứng viên giúp giải quyết nhanh chóng.
4.3. Khiếu nại nếu bị từ chối không có căn cứ
Nếu người dân cho rằng việc từ chối công chứng là trái luật, có thể gửi khiếu nại đến:
Trưởng văn phòng công chứng (đối với tổ chức hành nghề công chứng tư)
Việc từ chối công chứng giấy tờ không hợp lệ là quy định cần thiết nhằm bảo đảm tính minh bạch, an toàn pháp lý trong các giao dịch dân sự. Người dân nên hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của mình, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ hợp lệ để không gặp trở ngại khi thực hiện công chứng
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
