Khi nộp hồ sơ xin việc, du học, xét tuyển hoặc bổ nhiệm chức danh, hầu hết đơn vị tiếp nhận đều yêu cầu bản sao công chứng bằng tốt nghiệp. Tuy nhiên, nhiều trường hợp người dân mang hồ sơ đến cơ quan công chứng nhưng bị trả về vì giấy tờ không đạt yêu cầu. Việc hiểu rõ các quy định liên quan đến công chứng bằng tốt nghiệp và những lỗi thường gặp sẽ giúp tránh mất thời gian đi lại. Bài viết dưới đây phân tích chi tiết từng nguyên nhân phổ biến và hướng xử lý đúng quy định pháp luật.

>>> Xem thêm: Những giấy tờ cần mang theo khi đi công chứng tại văn phòng công chứng

1. Bằng tốt nghiệp như thế nào mới được phép công chứng?

Theo “Luật Công chứng 2014”, bản gốc của bằng tốt nghiệp chỉ được sao y công chứng khi đáp ứng các tiêu chí:

• Có dấu đỏ và chữ ký của cơ quan giáo dục cấp bằng.

• Không tẩy xóa, không chỉnh sửa thủ công.

• Nội dung không bị mờ đến mức không đọc được.

• Không nghi ngờ là giấy tờ giả.

Công chứng viên được quyền từ chối nếu bản gốc không đủ điều kiện xác thực.

>>> Xem thêm: Thủ tục công chứng mua bán nhà cho người lần đầu: Hướng dẫn chi tiết

2. Những lỗi phổ biến khiến hồ sơ công chứng bằng tốt nghiệp bị trả

2.1. Bằng bị phai mực, mờ thông tin

Các trường hợp mờ tên, năm tốt nghiệp, ngành học… khiến công chứng viên không đủ căn cứ sao y. Đặc biệt, bằng tốt nghiệp được in bằng công nghệ cũ thường gặp tình trạng phai mực sau nhiều năm.

2.2. Bằng bị nhàu nát, rách góc hoặc bong tróc tem

Các dấu hiệu hư hỏng vật lý khiến giấy tờ mất tính toàn vẹn. Công chứng viên buộc phải từ chối để tránh rủi ro pháp lý.

>>> Xem thêm: Tại sao nhiều người chọn Di chúc tại nhà để tiết kiệm thời gian

2.3. Thông tin trên bằng không trùng khớp với giấy tờ tùy thân

Một số lỗi người dân thường mắc:

• Sai số CMND/CCCD so với văn bằng.

• Sai ngày tháng năm sinh.

• Khác chữ đệm do thay đổi khi cải chính hộ tịch.

Khi dữ liệu không thống nhất, cơ quan công chứng không được sao y cho đến khi người dân điều chỉnh lại.

>>> Xem thêm: Kinh nghiệm xử lý thừa kế khi có nhiều người nhận – thủ tục công chứng thừa kế

2.4. Bằng tốt nghiệp photo màu và giả mạo dấu mộc

Rất nhiều hồ sơ bị trả do người dân mang bản photo màu giống bản gốc để xin công chứng. Theo quy định, chỉ bản gốc thật mới đủ điều kiện để sao y.

2.5. Mang bản tạm thời nhưng yêu cầu công chứng như bản chính thức

Bằng tốt nghiệp tạm thời không được công chứng, trừ khi cơ sở giáo dục ghi rõ “có giá trị pháp lý như bản chính đến ngày…”. Nếu không, người dân chỉ được sử dụng bản do trường cấp.

3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi công chứng bằng tốt nghiệp

Để tránh bị yêu cầu bổ sung, bạn nên chuẩn bị đầy đủ:

• Bằng tốt nghiệp bản gốc (trung cấp, cao đẳng, đại học, thạc sĩ…).

• CCCD hoặc hộ chiếu để xác minh nhân thân.

• Bản sao đã photo để cơ quan công chứng đối chiếu nhanh.

• Giấy tờ cải chính hộ tịch (nếu họ tên, ngày sinh đã thay đổi).

>>> Xem thêm: Tìm hiểu toàn diện về dịch vụ sổ đỏ tại Hà Nội 2025

4. Quy trình công chứng bằng tốt nghiệp (Cập nhật 2025)

✔ Bước 1: Nộp bản gốc để kiểm tra tính hợp lệ.

✔ Bước 2: Công chứng viên đối chiếu – xác thực – đóng dấu sao y.

✔ Bước 3: Người yêu cầu ký nhận và đóng lệ phí theo quy định.

Thông thường, thủ tục chỉ mất 3–5 phút nếu hồ sơ hợp lệ.

5. Giải pháp khi bằng tốt nghiệp bị hỏng, mờ hoặc sai thông tin

• Xin cấp bản sao văn bằng từ sổ gốc tại trường đã học (theo Thông tư Bộ GD&ĐT).

• Nếu thông tin sai: làm thủ tục cải chính hồ sơ học vụ tại nhà trường.

• Nếu bị hư hỏng: đề nghị cấp lại bản sao hoặc bản trích lục thay thế.

Kết luận

Việc công chứng bằng tốt nghiệp sẽ diễn ra suôn sẻ nếu giấy tờ gốc rõ ràng, nguyên vẹn và dữ liệu cá nhân trùng khớp. Hiểu rõ những lỗi thường gặp và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ là cách tốt nhất để tránh bị trả lại khi nộp hồ sơ công chứng.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Thủ tục thành lập hộ kinh doanh cá thể khác gì so với công ty?

>>> Tranh chấp đất liền kề nhà ở đô thị: hướng dẫn xử lý

>>> Công chứng tặng cho quyền sử dụng đất giữa người thân có miễn thuế không?

>>> Tổng hợp toàn bộ quy định pháp luật về thủ tục đăng ký kết hôn mới nhất

>>> Văn phòng công chứng Hà Nội cập nhật thời gian, chi phí công chứng mới nhất

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com