Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuTrong thực tiễn giải quyết tranh chấp dân sự, không ít vụ việc đặt ra câu hỏi cốt lõi: giao dịch dân sự có thực sự tồn tại hay không. Khi các bên phủ nhận việc ký kết, cho rằng văn bản bị làm giả hoặc cho rằng giao dịch chưa từng được xác lập, việc xác định sự tồn tại của giao dịch trở thành vấn đề trung tâm. Trong các trường hợp giao dịch được công chứng, hồ sơ công chứng lưu trữ giữ vai trò đặc biệt quan trọng, không chỉ để chứng minh nội dung giao dịch mà còn là căn cứ pháp lý xác định giao dịch dân sự đã được hình thành trên thực tế hay chưa.
>>> Xem thêm: Có thể công chứng hợp đồng song ngữ tại văn phòng công chứng không?
1. Sự tồn tại của giao dịch dân sự dưới góc độ pháp lý
Theo Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch dân sự là sự thỏa thuận giữa các bên hoặc hành vi pháp lý đơn phương nhằm làm phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự.
Điều 116 Bộ luật Dân sự 2015 quy định:
“Giao dịch dân sự là hợp đồng hoặc hành vi pháp lý đơn phương”.
Để xác định một giao dịch dân sự tồn tại, cần làm rõ các yếu tố cơ bản như: chủ thể tham gia, ý chí tự nguyện, nội dung thỏa thuận và hình thức xác lập giao dịch. Trong trường hợp giao dịch được công chứng, việc xác định các yếu tố này gắn liền với hồ sơ công chứng lưu trữ.
2. Hồ sơ công chứng lưu trữ – căn cứ xác định giao dịch đã được xác lập
2.1. Chứng minh sự kiện pháp lý giao kết giao dịch
Hồ sơ công chứng lưu trữ phản ánh toàn bộ quá trình từ khi tiếp nhận yêu cầu công chứng đến khi hoàn tất việc công chứng, bao gồm:
-
Thông tin các bên tham gia giao dịch
-
Thời điểm ký kết và công chứng
-
Nội dung giao dịch được xác lập
-
Chữ ký, điểm chỉ của các bên
-
Xác nhận của công chứng viên
Khoản 1 Điều 7 Luật Công chứng 2014 quy định:
“Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh”.
Giá trị chứng cứ này được củng cố và kiểm chứng thông qua hồ sơ công chứng lưu trữ, đặc biệt khi phát sinh tranh chấp về việc giao dịch có tồn tại hay không.
2.2. Phân biệt giao dịch đã xác lập với giao dịch chưa hình thành
Trong nhiều trường hợp, các bên mới chỉ trao đổi dự thảo hợp đồng hoặc thỏa thuận miệng, nhưng chưa thực sự ký kết. Hồ sơ công chứng lưu trữ giúp phân biệt rõ:
-
Giao dịch đã được ký kết và công chứng
-
Giao dịch mới dừng ở giai đoạn chuẩn bị
-
Giao dịch bị gián đoạn, chưa hoàn tất thủ tục công chứng
Nếu không tồn tại hồ sơ công chứng lưu trữ hợp lệ, việc chứng minh giao dịch đã được xác lập sẽ gặp nhiều khó khăn, đặc biệt khi các bên có lời khai mâu thuẫn.
>>> Xem thêm: Dịch vụ làm sổ đỏ có thể giúp làm sổ cho nhà chưa hoàn công không?
3. Vai trò của hồ sơ công chứng lưu trữ khi có tranh chấp phủ nhận giao dịch
3.1. Căn cứ bác bỏ việc phủ nhận giao dịch
Trong thực tiễn xét xử, không hiếm trường hợp một bên phủ nhận việc đã ký kết hợp đồng hoặc cho rằng chữ ký bị giả mạo. Khi đó, hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ để:
-
Đối chiếu chữ ký, điểm chỉ
-
Xác định sự có mặt của các bên tại thời điểm công chứng
-
Làm rõ quy trình công chứng có được thực hiện đúng quy định hay không
Nếu hồ sơ lưu trữ đầy đủ và phản ánh đúng thực tế, khả năng phủ nhận sự tồn tại của giao dịch sẽ rất thấp.
3.2. Xác định thời điểm giao dịch phát sinh hiệu lực
Việc xác định giao dịch có tồn tại hay không còn gắn liền với thời điểm giao dịch phát sinh hiệu lực.
Điều 401 Bộ luật Dân sự 2015 quy định:
“Hợp đồng được giao kết hợp pháp có hiệu lực từ thời điểm giao kết, trừ trường hợp luật có quy định khác”.
Hồ sơ công chứng lưu trữ ghi nhận rõ thời điểm ký kết và thời điểm công chứng, là căn cứ quan trọng để xác định giao dịch đã phát sinh hay chưa, đặc biệt trong các tranh chấp liên quan đến thời hiệu, quyền ưu tiên hoặc nghĩa vụ phát sinh theo thời gian.
>>> Xem thêm: Cách chuẩn bị hồ sơ thủ tục công chứng mua bán nhà đầy đủ và nhanh chóng
4. Hệ quả pháp lý khi không có hoặc không còn hồ sơ công chứng lưu trữ
Trường hợp hồ sơ công chứng lưu trữ bị mất, bị hủy hoặc không còn đầy đủ, việc xác định sự tồn tại của giao dịch dân sự sẽ gặp nhiều khó khăn, kéo theo các hệ quả pháp lý như:
-
Khó chứng minh giao dịch đã được xác lập hợp pháp
-
Gia tăng nguy cơ giao dịch bị tuyên vô hiệu do không đủ căn cứ chứng minh
-
Gây bất lợi cho các bên khi bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp
-
Công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng có thể bị xem xét trách nhiệm về lưu trữ hồ sơ
Khoản 1 Điều 61 Luật Công chứng 2014 nhấn mạnh:
“Hồ sơ công chứng phải được lưu trữ đầy đủ, an toàn”.
5. Ví dụ minh họa thực tiễn
Ví dụ, trong một vụ tranh chấp hợp đồng mua bán nhà ở, bên bán cho rằng chưa từng ký kết hợp đồng chuyển nhượng, cho rằng hợp đồng do bên mua tự ý lập. Khi Tòa án yêu cầu cung cấp hồ sơ công chứng lưu trữ, nếu tổ chức hành nghề công chứng xuất trình được hồ sơ đầy đủ, có chữ ký, điểm chỉ và xác nhận của công chứng viên, thì giao dịch dân sự được xác định là đã tồn tại và được xác lập hợp pháp. Ngược lại, nếu không có hồ sơ lưu trữ hoặc hồ sơ không đầy đủ, việc xác định sự tồn tại của giao dịch sẽ gặp nhiều trở ngại.
Kết luận
Hồ sơ công chứng lưu trữ giữ vai trò then chốt trong việc xác định sự tồn tại của giao dịch dân sự, đặc biệt trong bối cảnh tranh chấp, phủ nhận giao dịch hoặc nghi ngờ giả mạo ngày càng phổ biến. Không chỉ là tài liệu hành chính, hồ sơ công chứng lưu trữ là chứng cứ gốc phản ánh sự hình thành của giao dịch, bảo đảm tính ổn định và an toàn pháp lý cho các quan hệ dân sự. Vì vậy, việc lưu trữ hồ sơ công chứng đầy đủ, chính xác và đúng quy định là yêu cầu bắt buộc để bảo vệ giá trị pháp lý của giao dịch và uy tín của hoạt động công chứng.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Các bài viết liên quan:
>>> Công chứng không tại trụ sở có bị vô hiệu trong tranh chấp không?
>>> Quyền thừa kế của vợ/chồng: Đối với tài khoản ngân hàng của người bạn đời
>>> Công chứng văn bản chấm dứt hợp đồng nhượng quyền thương mại
>>> Văn phòng công chứng Hà Nội tư vấn miễn phí thủ tục công chứng nhà đất
>>> Tra cứu phí công chứng online nhanh chóng, chính xác chỉ trong 1 phút
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com