Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuTrong thực tiễn công chứng, các giao dịch có sự tham gia của người không biết chữ luôn tiềm ẩn rủi ro pháp lý cao hơn so với các giao dịch thông thường. Không chỉ dừng lại ở yêu cầu chặt chẽ trong quá trình lập và ký kết văn bản công chứng, việc lưu trữ hồ sơ công chứng đối với nhóm giao dịch này giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong việc chứng minh tính tự nguyện, sự hiểu biết nội dung giao dịch và tính hợp pháp của quy trình công chứng. Khi phát sinh tranh chấp, hồ sơ công chứng lưu trữ chính là căn cứ then chốt để xác định trách nhiệm của công chứng viên và bảo vệ giá trị pháp lý của văn bản công chứng.
>>> Xem thêm: Vì sao các giao dịch lớn bắt buộc qua văn phòng công chứng?
1. Đặc thù pháp lý của giao dịch có người không biết chữ
Người không biết chữ là người không có khả năng tự đọc, tự viết nội dung văn bản, do đó không thể tự mình kiểm tra nội dung giao dịch bằng phương thức thông thường. Pháp luật công chứng đã đặt ra những yêu cầu chặt chẽ hơn đối với các trường hợp này nhằm bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của họ.
Khoản 2 Điều 47 Luật Công chứng 2014 quy định:
“Trường hợp người yêu cầu công chứng không đọc được, không nghe được, không ký hoặc không điểm chỉ được thì phải có người làm chứng theo quy định của pháp luật”.
Đồng thời, công chứng viên có nghĩa vụ đọc lại toàn bộ nội dung văn bản công chứng, giải thích rõ quyền, nghĩa vụ và hậu quả pháp lý của giao dịch trước khi người không biết chữ thực hiện việc điểm chỉ.
Những yếu tố này phải được phản ánh đầy đủ trong hồ sơ công chứng và được lưu trữ đúng quy định.
2. Thành phần hồ sơ công chứng cần lưu trữ trong trường hợp người không biết chữ
Đối với giao dịch có người không biết chữ tham gia, hồ sơ công chứng lưu trữ không chỉ bao gồm các tài liệu thông thường mà còn cần thể hiện rõ các yếu tố đặc thù, như:
-
Giấy tờ tùy thân của người không biết chữ
-
Thông tin, giấy tờ của người làm chứng hợp lệ
-
Văn bản công chứng có ghi rõ việc người tham gia giao dịch không biết chữ và hình thức điểm chỉ
-
Ghi nhận việc công chứng viên đã đọc, giải thích đầy đủ nội dung văn bản
-
Dấu vân tay (điểm chỉ) đúng quy định, rõ ràng, không bị mờ hoặc chồng lấn
Việc lưu trữ đầy đủ các tài liệu này giúp tái hiện chính xác toàn bộ quá trình công chứng khi cần thiết.
3. Vai trò của lưu trữ hồ sơ công chứng trong việc chứng minh tính tự nguyện và hiểu biết
3.1. Chứng minh ý chí tự nguyện của người không biết chữ
Trong tranh chấp, người không biết chữ thường cho rằng mình không hiểu nội dung giao dịch hoặc bị lừa dối khi ký kết. Khi đó, hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ để chứng minh rằng:
-
Công chứng viên đã thực hiện việc đọc và giải thích nội dung văn bản
-
Người không biết chữ đã thể hiện ý chí thông qua điểm chỉ
-
Có người làm chứng hợp lệ chứng kiến toàn bộ quá trình
Nếu hồ sơ được lưu trữ đầy đủ, đúng trình tự, thì giá trị chứng minh của văn bản công chứng sẽ được củng cố vững chắc.
3.2. Bảo vệ công chứng viên trước khiếu nại, tố cáo
Trong nhiều vụ việc, công chứng viên bị khiếu nại vì bị cho rằng không giải thích rõ nội dung cho người không biết chữ. Hồ sơ công chứng lưu trữ, nếu thể hiện đầy đủ các tình tiết nêu trên, sẽ là căn cứ quan trọng để chứng minh công chứng viên đã thực hiện đúng nghĩa vụ nghề nghiệp.
Khoản 1 Điều 7 Luật Công chứng 2014 khẳng định:
“Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu”.
Giá trị chứng cứ này chỉ thực sự phát huy khi hồ sơ công chứng được lưu trữ đầy đủ và chính xác.
>>> Xem thêm: Thủ tục sang tên nhanh qua dịch vụ làm sổ đỏ
4. Rủi ro pháp lý nếu hồ sơ công chứng không được lưu trữ đầy đủ
Việc lưu trữ hồ sơ công chứng không đầy đủ trong giao dịch có người không biết chữ có thể dẫn đến nhiều hệ quả pháp lý nghiêm trọng, như:
-
Khó chứng minh người không biết chữ đã hiểu rõ nội dung giao dịch
-
Gia tăng nguy cơ văn bản công chứng bị yêu cầu tuyên vô hiệu
-
Công chứng viên có thể bị xem xét trách nhiệm do vi phạm quy trình nghiệp vụ
-
Tổ chức hành nghề công chứng đối diện nghĩa vụ bồi thường thiệt hại
Đặc biệt, trong trường hợp không lưu trữ được thông tin về người làm chứng hoặc việc đọc – giải thích nội dung, hồ sơ công chứng sẽ bị đánh giá là không đủ độ tin cậy.
>>> Xem thêm: Làm mất bản gốc sau dịch thuật công chứng có sao không?
5. Ví dụ minh họa thực tiễn
Ví dụ, trong một vụ tranh chấp hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, bên chuyển nhượng là người cao tuổi, không biết chữ và chỉ thực hiện việc điểm chỉ. Sau đó, người này khởi kiện yêu cầu tuyên hợp đồng vô hiệu với lý do không hiểu nội dung giao dịch. Khi Tòa án xem xét hồ sơ công chứng lưu trữ, nếu hồ sơ thể hiện rõ việc có người làm chứng, có ghi nhận việc công chứng viên đã đọc và giải thích nội dung, cùng dấu điểm chỉ hợp lệ, thì yêu cầu tuyên vô hiệu thường không được chấp nhận.
Ngược lại, nếu hồ sơ thiếu các tài liệu này, giá trị pháp lý của văn bản công chứng sẽ bị suy giảm đáng kể.
Kết luận
Lưu trữ hồ sơ công chứng trong giao dịch có người không biết chữ không chỉ là nghĩa vụ hành chính mà là yếu tố quyết định giá trị pháp lý của văn bản công chứng. Hồ sơ lưu trữ đầy đủ, chính xác giúp chứng minh tính tự nguyện, sự hiểu biết và hợp pháp của giao dịch, đồng thời bảo vệ công chứng viên trước các rủi ro tranh chấp và khiếu nại. Do đó, đối với các giao dịch có người không biết chữ, yêu cầu về lưu trữ hồ sơ công chứng cần được thực hiện với mức độ cẩn trọng cao nhất.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Các bài viết liên quan:
>>> Công chứng không tại trụ sở có bị vô hiệu trong tranh chấp không?
>>> Quyền thừa kế của vợ/chồng: Đối với tài khoản ngân hàng của người bạn đời
>>> Công chứng văn bản chấm dứt hợp đồng nhượng quyền thương mại
>>> Văn phòng công chứng Hà Nội tư vấn miễn phí thủ tục công chứng nhà đất
>>> Tra cứu phí công chứng online nhanh chóng, chính xác chỉ trong 1 phút
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com