Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuTrong nhiều giao dịch dân sự hiện nay, đặc biệt là chuyển nhượng quyền sử dụng đất, mua bán nhà ở, hợp đồng xây dựng, hợp đồng góp vốn bằng tài sản, nội dung hợp đồng thường không chỉ thể hiện bằng lời văn mà còn kèm theo sơ đồ, bản vẽ, phụ lục kỹ thuật. Các tài liệu này có vai trò xác định chính xác đối tượng giao dịch, phạm vi quyền và nghĩa vụ của các bên. Do đó, việc lưu trữ hồ sơ công chứng đối với hợp đồng có tài liệu kỹ thuật kèm theo giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong việc bảo đảm tính toàn vẹn của giao dịch và khả năng chứng minh khi phát sinh tranh chấp.
>>> Xem thêm: Cách xử lý khi phát hiện sai sót sau khi công chứng tại văn phòng công chứng
1. Đặc thù của hợp đồng công chứng có kèm sơ đồ, bản vẽ, phụ lục kỹ thuật
Khác với hợp đồng thông thường, hợp đồng có kèm sơ đồ, bản vẽ, phụ lục kỹ thuật thường có các đặc điểm sau:
-
Đối tượng giao dịch được mô tả bằng hình ảnh, kích thước, mốc giới, thông số kỹ thuật
-
Nội dung quyền và nghĩa vụ không chỉ nằm trong phần lời văn mà phân tán ở nhiều tài liệu kèm theo
-
Giá trị pháp lý của hợp đồng phụ thuộc lớn vào tính thống nhất giữa hợp đồng chính và phụ lục
Trong thực tiễn, nhiều tranh chấp không phát sinh từ điều khoản hợp đồng mà từ sự khác biệt giữa sơ đồ, bản vẽ, phụ lục kỹ thuật và nội dung hợp đồng. Khi đó, hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ trung tâm để xác định ý chí ban đầu của các bên.
2. Cơ sở pháp lý về lưu trữ hồ sơ công chứng đối với tài liệu kèm theo
Khoản 1 Điều 61 Luật Công chứng 2014 quy định:
“Hồ sơ công chứng phải được lưu trữ đầy đủ, an toàn, bảo đảm tính nguyên vẹn, chính xác và dễ tra cứu”.
Theo quy định này, toàn bộ tài liệu có liên quan trực tiếp đến việc công chứng, bao gồm sơ đồ, bản vẽ, phụ lục kỹ thuật được các bên thỏa thuận là một phần của hợp đồng, đều phải được đưa vào hồ sơ công chứng và lưu trữ theo đúng trình tự.
Bên cạnh đó, Điều 403 Bộ luật Dân sự 2015 cũng xác định:
“Phụ lục hợp đồng có hiệu lực như hợp đồng; nội dung của phụ lục hợp đồng không được trái với nội dung của hợp đồng”.
Do đó, việc lưu trữ phụ lục, bản vẽ, sơ đồ không chỉ là yêu cầu nghiệp vụ mà là điều kiện để bảo đảm hiệu lực pháp lý thống nhất của hợp đồng.
>>> Xem thêm: Dịch vụ làm sổ đỏ có hỗ trợ làm sổ cho đất chưa có giấy tờ không?
3. Vai trò của lưu trữ hồ sơ công chứng đối với sơ đồ, bản vẽ, phụ lục kỹ thuật
3.1. Xác định chính xác đối tượng giao dịch
Trong các hợp đồng liên quan đến bất động sản hoặc tài sản đặc thù, sơ đồ và bản vẽ là căn cứ trực tiếp để xác định:
-
Vị trí, ranh giới, diện tích tài sản
-
Phần tài sản chuyển nhượng, phần tài sản loại trừ
-
Kết cấu, hiện trạng, hạng mục kỹ thuật
Nếu hồ sơ công chứng lưu trữ không đầy đủ các tài liệu này, việc xác định đối tượng giao dịch thực tế sẽ gặp nhiều khó khăn khi phát sinh tranh chấp.
3.2. Bảo đảm tính toàn vẹn và thống nhất của hợp đồng
Hồ sơ công chứng lưu trữ giúp kiểm soát và chứng minh rằng:
-
Sơ đồ, bản vẽ, phụ lục kỹ thuật đã được các bên chấp thuận tại thời điểm ký kết
-
Các tài liệu kèm theo không bị thay thế, chỉnh sửa sau công chứng
-
Nội dung phụ lục phù hợp với hợp đồng chính
Khoản 1 Điều 7 Luật Công chứng 2014 quy định:
“Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh”.
Giá trị chứng cứ này chỉ được bảo đảm khi hồ sơ lưu trữ phản ánh đầy đủ cả phần nội dung và phần kỹ thuật của hợp đồng.
3.3. Căn cứ giải quyết tranh chấp kỹ thuật – ranh giới – diện tích
Trong tranh chấp thực tiễn, các bên thường mâu thuẫn về diện tích, mốc giới, hoặc thông số kỹ thuật của tài sản. Khi đó, hồ sơ công chứng lưu trữ đóng vai trò:
-
Làm căn cứ đối chiếu giữa thực trạng tài sản và thỏa thuận ban đầu
-
Xác định tài liệu kỹ thuật nào là một phần của hợp đồng đã được công chứng
-
Loại trừ các bản vẽ, sơ đồ được lập hoặc chỉnh sửa sau thời điểm công chứng
4. Rủi ro pháp lý nếu hồ sơ công chứng lưu trữ không đầy đủ tài liệu kèm theo
Việc lưu trữ không đầy đủ sơ đồ, bản vẽ, phụ lục kỹ thuật có thể dẫn đến nhiều hệ quả pháp lý, như:
-
Không chứng minh được phạm vi, đối tượng giao dịch
-
Gia tăng nguy cơ hợp đồng bị tuyên vô hiệu một phần hoặc toàn bộ
-
Công chứng viên khó bảo vệ quy trình công chứng khi bị khiếu nại
-
Tổ chức hành nghề công chứng có thể bị xem xét trách nhiệm do vi phạm nghĩa vụ lưu trữ
Khoản 2 Điều 17 Luật Công chứng 2014 quy định:
“Công chứng viên phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản công chứng và hồ sơ công chứng do mình thực hiện”.
>>> Xem thêm: Làm thế nào để đảm bảo Công chứng di chúc hợp pháp với mọi loại tài sản
5. Ví dụ minh họa thực tiễn
Trong một vụ tranh chấp hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, bên nhận chuyển nhượng cho rằng phần đất mua bao gồm cả lối đi chung được thể hiện trong sơ đồ đính kèm hợp đồng. Bên chuyển nhượng phủ nhận nội dung này. Khi Tòa án yêu cầu cung cấp hồ sơ công chứng lưu trữ, nếu hồ sơ thể hiện rõ sơ đồ thửa đất đã được ký, đóng dấu giáp lai và lưu trữ đầy đủ, thì đây là căn cứ quan trọng để xác định phạm vi chuyển nhượng. Ngược lại, nếu sơ đồ không được lưu trữ hoặc không thể hiện rõ là một phần của hợp đồng, tranh chấp sẽ rất khó giải quyết.
Kết luận
Lưu trữ hồ sơ công chứng đối với hợp đồng có kèm theo sơ đồ, bản vẽ, phụ lục kỹ thuật giữ vai trò then chốt trong việc bảo đảm tính toàn vẹn, thống nhất và khả năng chứng minh của giao dịch dân sự. Hồ sơ công chứng không chỉ phản ánh phần “chữ” của hợp đồng mà còn phải lưu giữ đầy đủ phần “kỹ thuật” gắn liền với đối tượng giao dịch. Do đó, việc tuân thủ nghiêm ngặt quy định về lưu trữ hồ sơ công chứng là yêu cầu bắt buộc nhằm phòng ngừa tranh chấp và bảo đảm an toàn pháp lý cho cả người tham gia giao dịch và người hành nghề công chứng.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Các bài viết liên quan:
>>> Công chứng không tại trụ sở có bị vô hiệu trong tranh chấp không?
>>> Quyền thừa kế của vợ/chồng: Đối với tài khoản ngân hàng của người bạn đời
>>> Công chứng văn bản chấm dứt hợp đồng nhượng quyền thương mại
>>> Văn phòng công chứng Hà Nội tư vấn miễn phí thủ tục công chứng nhà đất
>>> Tra cứu phí công chứng online nhanh chóng, chính xác chỉ trong 1 phút
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com