Công chứng giấy tờ có chữ nước ngoài – Phải dịch công chứng hay không?
Dịch công chứng giấy tờ là yêu cầu phổ biến đối với các loại tài liệu có yếu tố nước ngoài, đặc biệt trong các giao dịch hành chính, dân sự, du học, định cư, kết hôn, hay hồ sơ đầu tư. Vậy pháp luật quy định như thế nào về việc công chứng các giấy tờ có chữ nước ngoài? Có bắt buộc phải dịch và công chứng không? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết dưới đây.
>>> Xem thêm: Top 10 Văn phòng công chứng uy tín cao, được người dân tin tưởng tại Hà Nội
1. Dịch công chứng giấy tờ là gì?
Dịch công chứng giấy tờ là quá trình gồm hai bước:
Dịch giấy tờ có yếu tố nước ngoài sang tiếng Việt (hoặc ngược lại) bởi người dịch có trình độ ngoại ngữ.
Công chứng bản dịch tại tổ chức hành nghề công chứng theo quy định pháp luật.
Việc này nhằm đảm bảo bản dịch có giá trị pháp lý và được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chấp nhận.
2. Căn cứ pháp lý quy định về dịch công chứng giấy tờ
“Người dịch là người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, có trình độ đại học ngoại ngữ trở lên phù hợp với ngôn ngữ cần dịch và đã đăng ký chữ ký tại tổ chức hành nghề công chứng.”
Đồng thời, tổ chức hành nghề công chứng chỉ được công chứng bản dịch khi người dịch đã đăng ký chữ ký và chịu trách nhiệm về nội dung dịch.
2.2. Nghị định 23/2015/NĐ-CP
Tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, khi thực hiện chứng thực bản sao, nếu giấy tờ là văn bản nước ngoài thì yêu cầu:
“… phải được dịch ra tiếng Việt và có chứng thực chữ ký người dịch.”
Như vậy, đối với giấy tờ có ngôn ngữ nước ngoài, việc dịch và công chứng bản dịch là điều kiện bắt buộc để sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.
3. Khi nào bắt buộc phải dịch công chứng giấy tờ?
>>> Xem thêm: Đừng để giấy tờ sai sót làm bạn mất cơ hội, xem ngay cách công chứng giấy tờ đúng chuẩn.
3.1. Các trường hợp bắt buộc
Làm hồ sơ xin visa, du học, định cư, kết hôn với người nước ngoài.
Làm thủ tục công chứng, chứng thực các hợp đồng liên quan đến tài sản, quyền thừa kế, thỏa thuận có giấy tờ tiếng nước ngoài đính kèm.
Sử dụng giấy tờ nước ngoài để nộp cho cơ quan nhà nước Việt Nam (ví dụ: hộ chiếu, giấy khai sinh, bằng cấp, hợp đồng lao động…).
Dùng giấy tờ cho mục đích cá nhân, không nộp cho cơ quan nhà nước.
Hồ sơ không yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự hoặc không có giá trị pháp lý.
Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn pháp lý và dễ dàng làm việc với cơ quan chức năng, vẫn nên dịch công chứng giấy tờ.
4. Ví dụ minh họa thực tế
>>> Xem thêm: Tại sao giới đầu tư nhà đất lại thường xuyên sử dụng công chứng tại nhà để “chốt giao dịch nhanh”?
Trường hợp 1: Anh Minh chuẩn bị hồ sơ du học Úc, bao gồm học bạ, bằng tốt nghiệp đại học và bảng điểm tiếng Việt. Đại sứ quán yêu cầu các giấy tờ này phải được dịch sang tiếng Anh và công chứng. Vì vậy, anh Minh cần tìm đơn vị dịch thuật có người dịch đăng ký chữ ký tại phòng công chứng để dịch và công chứng bản dịch.
Trường hợp 2: Chị Lan kết hôn với người Hàn Quốc. Khi làm thủ tục đăng ký kết hôn tại UBND cấp huyện, chị cần nộp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân tiếng Hàn. Cơ quan tiếp nhận chỉ chấp nhận bản dịch đã được công chứng hợp pháp tại Việt Nam.
5. Thủ tục dịch công chứng giấy tờ
5.1. Chuẩn bị hồ sơ
Bản chính giấy tờ gốc cần dịch
Bản sao nếu cần chứng thực
Giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD)
Người dịch đã đăng ký chữ ký tại tổ chức hành nghề công chứng
5.2. Các bước thực hiện
Đến văn phòng công chứng có đăng ký người dịch ngôn ngữ tương ứng.
Người dịch thực hiện bản dịch và ký tên.
Công chứng viên kiểm tra bản dịch, xác nhận và ký chứng nhận.
Dịch công chứng giấy tờ là yêu cầu pháp lý bắt buộc trong nhiều trường hợp khi sử dụng tài liệu nước ngoài tại Việt Nam. Việc nắm rõ các quy định và thực hiện đúng quy trình không chỉ giúp bạn tránh được rủi ro mà còn tiết kiệm thời gian khi làm việc với cơ quan chức năng.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
