Văn phòng công chứng là gì? Vai trò của văn phòng công chứng

Văn phòng công chứng được xem như một tổ chức dịch vụ hành chính công và được thành lập, vận hành theo những chế định, nguyên tắc có quy định trong Luật Công chứng cùng những văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến hình thức công ty hợp danh khác.

1. Văn phòng công chứng là gì?

Văn phòng công chứng là một tổ chức dịch vụ hành chính công và được thành lập, vận hành theo những chế định, nguyên tắc có quy định trong Luật Công chứng cùng những văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến hình thức công ty hợp danh khác.

2. Đặc điểm của văn phòng công chứng

Văn phòng công chứng có những đặc điểm cơ bản như sau:

+ Văn phòng công chứng có con dấu riêng

+ Văn phòng công chứng có tài khoản ngân hàng riêng

+ Tự chủ về tài chính, lấy từ nguồn phí, thù lao khi công chứng và một số nguồn thu khác hợp pháp.

+ Văn phòng công chứng thì không có thành viên tham gia góp vốn

3. Vai trò của văn phòng công chứng

Văn phòng công chứng có vài trò cơ bản như sau:

+ Đối với các bên khi tham gia giao dịch: văn phòng công chứng đã giúp cho việc thực hiện các giao dịch của những cá nhân, tổ chức trở nên nhanh chóng, thuận lợi, đúng pháp luật; qua đó những quyền và lợi ích hợp pháp của họ được đảm bảo một cách tối ưu.

+ Đối với nhà nước: Văn phòng công chứng ra đời đã giảm bớt được gánh nặng về số lượng công việc phải là của cơ quan nhà nước liên quan đến vấn đề này; không những thế văn phòng công chứng còn góp phần đẩy mạnh quá trình pháp chế chủ nghĩa xã hội cũng như phát huy tối đa các nguồn lực pháp lý trong toàn xã hội.

+ Đối với chính bản thân văn phòng công chức: Văn phòng công chứng được phép thu các khoản phí, thù lao khi thực hiên các hoạt động công chứng theo như đã quy định.

>>XEM THÊM: CÔNG CHỨNG TẠI NHÀ MIÊN PHÍ

4. Điều kiện thành lập văn phòng công chứng?

Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật công chứng năm 2014 và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh. Theo quy định thì điều kiện thành lập văn phòng công chứng khi đáp ứng đủ các quy định về:

– Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên và không có thành viên góp vốn.

– Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng. Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.

– Tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

– Văn phòng công chứng phải có trụ sở đáp ứng các điều kiện do Chính phủ quy định, đó là:

+ Phải có địa chỉ cụ thể, có nơi làm việc cho công chứng viên và người lao động với diện tích tối thiểu theo quy định của pháp luật về tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc tại các đơn vị sự nghiệp, có nơi tiếp người yêu cầu công chứng và nơi lưu trữ hồ sơ công chứng.

+ Công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng nộp các giấy tờ chứng minh về trụ sở tại thời điểm đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng.

+ Sở Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra việc đáp ứng các điều kiện về trụ sở của Văn phòng công chứng khi thực hiện đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng.

– Văn phòng công chứng có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.

Văn phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình quốc huy. Văn phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định cho phép thành lập. Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của Văn phòng công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.

Ngoài ra thì để thành lập được văn phòng công chứng thì các công chứng viên cần đáp ứng đủ các tiêu chuẩn công chứng như sau:

+ Công dân Việt Nam thường trú tại Việt Nam, tuân thủ Hiến pháp và pháp luật, có phẩm chất đạo đức tốt và có đủ các tiêu chuẩn sau đây thì được xem xét, bổ nhiệm công chứng viên:

+ Có bằng cử nhân luật;

+ Có thời gian công tác pháp luật từ 05 năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức sau khi đã có bằng cử nhân luật;

Xem thêm: Giao dịch dân sự bằng lời nói tiềm ẩn rủi ro như thế nào?

+ Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng quy định tại Điều 9 của Luật này hoặc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng quy định tại khoản 2 Điều 10 của Luật này, cụ thể Thời gian đào tạo nghề công chứng là 12 tháng. Người hoàn thành chương trình đào tạo nghề công chứng được cơ sở đào tạo nghề công chứng cấp giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng.

+ Đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng;

+ Bảo đảm sức khỏe để hành nghề công chứng.

Sau khi nắm được điều kiện thành lập văn phòng công chứng thì Các công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng phải có hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gửi Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định.

Hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gồm đơn đề nghị thành lập và đề án thành lập Văn phòng công chứng, trong đó nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện; bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập Văn phòng công chứng.

Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi đã ra quyết định cho phép thành lập.

Giờ làm việc của văn phòng công chứng?

Luật công chứng hiện hành tại Điều 32 về Quyền của tổ chức hành nghề công chứng có quy định như sau:

“ 1. Ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động với công chứng viên quy định tại điểm a và điểm c khoản 1 Điều 34 của Luật này và các nhân viên làm việc cho tổ chức mình.

2. Thu phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác.

3. Cung cấp dịch vụ công chứng ngoài ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân.

4. Được khai thác, sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng quy định tại Điều 62 của Luật này.

5. Các quyền khác theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.”

Như vậy đối chiếu theo quy định tại Khoản 3 Điều 32 Luật công chứng thì tổ chức hành nghề được quyền “Cung cấp dịch vụ công chứng ngoài ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân”.

Dựa trên quy định đó, chúng ta có thể dễ dàng thấy pháp luật cho phép các tổ chức hành nghề công chứng được làm việc ngoài ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước. Cụ thể chúng tôi thường thấy lịch làm việc của văn phòng công chứng, phòng công chứng làm việc theo thời gian như sau:

Từ thứ hai đến thứ sáu: Sáng từ 7 giờ 30 đến 11 giờ 30, Chiều từ 13 giờ 30 đến 17 giờ 30, riêng ngày Thứ bảy chỉ Làm việc buổi sáng, từ 7 giờ 30 đến 11 giờ 00.

Tuy nhiên Khách hàng cần liên hệ với văn phòng công chứng trước khi tới làm việc để biết lịch làm việc của văn phòng đó hoặc đặt lịch giao dịch với văn phòng công chứng để làm thủ tục công chứng tránh những trường hợp đến rồi lại phải về rất mất công sức và thời gian.

Ngoài ra, trong một số trường hợp đặc biệt, Luật công chứng sẽ có quy định Việc công chứng không cần phải thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng đó 03 trường hợp:

– Người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại được;

– Người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù;

– Có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở tổ chức hành nghề công chứng.

Trường hợp việc Công chứng ngoài trụ sở không đúng quy định nêu trên sẽ bị phạt tiền từ 01 – 03 triệu đồng, áp dụng theo khoản 1 Điều 14 Nghị định 110/2013/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 67/2015/NĐ-CP.

Văn phòng công chứng có được mở chi nhánh không?

Để trả lời được cho câu hỏi Văn phòng công chứng có được mở chi nhánh hay không thì trước tiên chúng ta cần nắm được các quy định pháp luật về việc nghiêm cấm các hành vi không được làm với công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng đó là gì?

Cụ thể tại Điều 7 của Luật công chứng quy định:

“ Điều 7. Các hành vi bị nghiêm cấm

1. Nghiêm cấm công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng thực hiện các hành vi sau đây:

a) Tiết lộ thông tin về nội dung công chứng, trừ trường hợp được người yêu cầu công chứng đồng ý bằng văn bản hoặc pháp luật có quy định khác; sử dụng thông tin về nội dung công chứng để xâm hại quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức;

Xem thêm: Hợp đồng về nhà đất nào không bắt buộc phải công chứng?

b) Thực hiện công chứng trong trường hợp mục đích và nội dung của hợp đồng, giao dịch, nội dung bản dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội; xúi giục, tạo điều kiện cho người tham gia hợp đồng, giao dịch thực hiện giao dịch giả tạo hoặc hành vi gian dối khác;

c) Công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch có liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ hoặc chồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em ruột của vợ hoặc chồng; cháu là con của con đẻ, con nuôi;

d) Từ chối yêu cầu công chứng mà không có lý do chính đáng; sách nhiễu, gây khó khăn cho người yêu cầu công chứng;

đ) Nhận, đòi hỏi tiền hoặc lợi ích khác từ người yêu cầu công chứng ngoài phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác đã được xác định, thỏa thuận; nhận, đòi hỏi tiền hoặc lợi ích khác từ người thứ ba để thực hiện hoặc không thực hiện việc công chứng gây thiệt hại cho người yêu cầu công chứng và cá nhân, tổ chức có liên quan;

e) Ép buộc người khác sử dụng dịch vụ của mình; cấu kết, thông đồng với người yêu cầu công chứng và những người có liên quan làm sai lệch nội dung của văn bản công chứng, hồ sơ công chứng;

g) Gây áp lực, đe dọa hoặc thực hiện hành vi vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội để giành lợi thế cho mình hoặc cho tổ chức mình trong việc hành nghề công chứng;

h) Quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng về công chứng viên và tổ chức mình;

i) Tổ chức hành nghề công chứng mở chi nhánh, văn phòng đại diện, cơ sở, địa điểm giao dịch khác ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng; thực hiện các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ ngoài phạm vi hoạt động đã đăng ký;

k) Công chứng viên đồng thời hành nghề tại hai tổ chức hành nghề công chứng trở lên hoặc kiêm nhiệm công việc thường xuyên khác;

l) Công chứng viên tham gia quản lý doanh nghiệp ngoài tổ chức hành nghề công chứng; thực hiện hoạt động môi giới, đại lý; tham gia chia lợi nhuận trong hợp đồng, giao dịch mà mình nhận công chứng;

m) Vi phạm pháp luật, vi phạm quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.

2. Nghiêm cấm cá nhân, tổ chức thực hiện các hành vi sau đây:

a) Giả mạo người yêu cầu công chứng;

b) Người yêu cầu công chứng cung cấp thông tin, tài liệu sai sự thật; sử dụng giấy tờ, văn bản giả mạo hoặc bị tẩy xóa, sửa chữa trái pháp luật để yêu cầu công chứng;

c) Người làm chứng, người phiên dịch có hành vi gian dối, không trung thực;

d) Cản trở hoạt động công chứng.”

Như vậy đối chiếu theo quy định tại Điều 7 chúng ta thấy có quy định nghiêm cấm với hành vi: “ Tổ chức hành nghề công chứng mở chi nhánh, văn phòng đại diện, cơ sở, địa điểm giao dịch khác ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng; thực hiện các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ ngoài phạm vi hoạt động đã đăng ký;”

Từ quy định này có thể trả lời tổ chức hành nghề công chứng hay văn phòng công chứng không được thành lập chi nhánh hay văn phòng đại diện hành nghề công chứng.

Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng mở chi nhánh, văn phòng đại diện khác ngoài trụ sở tổ chức hành nghề thì bị phạt tiền từ 10 triệu đến 20 triệu đồng, áp dụng theo quy định tại điểm c khoản 4 Điều 15 Nghị định 67/2015 của Chính phủ (sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2013 của Chính phủ.